Najważniejsze informacje, rodzaje audytów oraz proces ich przeprowadzania
Audyt zewnętrzny polega na pogłębionej analizie wykonywanej pracy, przeprowadzanej przez niezależnego audytora, który w żadnym stosunku prawnym nie jest związany z audytowaną organizacją.
Audyt stanowi rodzaj kontroli procesów funkcjonujących w firmie.
Każdy audyt przeprowadzany zgodnie ze standardem, stanowi idealny instrument pozwalający uniknąć szeregu błędów w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa.
Celem przeprowadzenia audytu jest zebranie informacji, które stanowią podstawę
do dalszego usprawniania organizacji. Wykonawca audytu przeprowadzając pogłębioną analizę, otrzymuję zestaw konkretnych informacji, które mogą mieć kluczowy wpływ na działanie firmy i być doskonałym kołem zamachowym przeprowadzania zmian w przedsiębiorstwie.
Kolejnym, równie ważnym powodem przeprowadzenia audytu zewnętrznego, jest ocena konkretnych zachowań oraz działań w audytowanej firmie, a co za tym idzie uzyskanie prestiżu i konkurencyjności na rodzimym rynku. Organizacja starająca się poprawić swoją pozycję oraz koniunkturę, może ubiegać się o przeprowadzanie audytu, przez firmę audytorską przeprowadzającą proces certyfikacji.
Według jasno opisanych standardów audytu, taki proces określa się, jako audyt trzeciej strony.
Audyt zewnętrzny wykonywany przez niezależne instytucje, niesie za sobą wiele korzyści. Często przeradza się w audyt certyfikujący ze względu na szereg odniesień do oceny skuteczności systemu zarządzania jakością oraz identyfikacji poziomu marnotrawstwa w audytowanym przedsiębiorstwie. Audyt zewnętrzny często nazywany jest audytem drugiej strony. W celu przeprowadzenia audytu zewnętrznego powoływany jest niezależny audytor. Konieczne jest spełnienie konkretnych warunków m. in. musi ukończyć specjalistyczny kurs, ale także mieć specjalistyczną wiedzę ekspercką i doświadczenie poparte wynikami.
Rodzaje audytów zewnętrznych
Audyt drugiej strony – audyt dostawcy
Przeprowadzenie audytu zewnętrznego jest wykonywane u kontrahenta u którego wykonawca świadczy swoje usługi. Zazwyczaj ma to miejsce podczas realizacji procesów produkcyjnych. Wykonawca audytu zewnętrznego dzięki przeprowadzonej analizie pozwala zoptymalizować procesy oraz ustalić warunki jednostki zamawiającej. Cel audytu zewnętrznego jest jasny od samego początku realizacji działań i stanowi weryfikację oraz ocenę danej komórki.
Pozwala uniknąć pochopnych decyzji, niekorzystnych dla organizacji zlecającej audyt.
Audyt trzeciej strony
Audyt zewnętrzny pozwala również przejść do procesu certyfikacji.
Zazwyczaj niezależne audyty zewnętrzne podczas przeprowadzenia badania mają możliwość jako strona wnioskować o np. certyfikat systemu zarządzania.
Audyt zawsze przeprowadzany jest przez jednostki, które w swojej profesji mają obowiązek sprawdzić czy zastany stan obecny jest z zgodny z obowiązującymi normami. Zazwyczaj podczas takiego procesu rozpisywany jest plan audytu i szeroko konsultowany z klientem. Audytorzy podczas przeprowadzania takiego audytu muszą posiadać status biegłego rewidenta (w przypadku audytów finansowych), a co za tym idzie stosowne uprawnienia. Zakres audytu musi być przedstawiony klientowi, a sam audyt zewnętrzny należy przeprowadzić w sposób niezależny dla danej jednostki. Audyt zewnętrzny trzeciej strony zazwyczaj kończy się pozytywnym rezultatem, skutkującym nadaniem danej jednostce certyfikatu. Przeprowadzany audyt przynosi firmie szereg korzyści, jednak przy realizacji audytu zewnętrznego należy pamiętać, że przed upływem zakończenia się okresu obejmującego certyfikat, konieczne jest przystąpienie do kolejnego procesu audytu oraz re-certyfikacji.
Proces przeprowadzenia audytu
Przedsiębiorstwo przeprowadza audyt pod wpływem konkretnych czynników, zazwyczaj jest to globalna analiza całej organizacji. Zdarzają się również bardziej drobiazgowe audyty mające na celu analizę konkretnego procesu czy też produktu. Przeprowadzenie zewnętrznego audytu przez osoby przeprowadzające audyt pozwala na dokonanie dogłębnej analizy przyczyn powstania nieprawidłowości
i podjęcia szybkich akcji naprawczych, dzięki wykorzystaniu dostępnej wiedzy eksperckiej audytora. Po skutecznie przeprowadzonym audycie wykonawca audytu zewnętrznego przekazuje wynik audytu klientowi, na podstawie którego, organizacja może ubiegać się o certyfikat. Otrzymany wynik audytu, dodatkowo pozwala na dokładne określenie ewentualnych możliwości wystąpienia błędów podczas realizacji procesów oraz zagrożeń , które są jasno sprecyzowane w załączonym raporcie. Wyboru firmy audytorskiej ma ogromne znaczenie w kontakcie audytora z klientem. Przekazywanie na bieżąco konstruktywnego feedbacku oraz określenie możliwości
i ryzyk zaobserwowanych nieprawidłowości przy pomocy rekomendowanych działań naprawczych, jest niezwykle ważne w całym procesie audytu.
Uwalnia klienta – organizację od niepotrzebnych stresów, które powoduje wizyta jednostki zewnętrznej w audytowanej firmie.
