Diagram żółwia - czym jest, projektowanie diagramu żółwia
Czym jest diagram żółwia?
Modelowanie procesów bardzo często wykonuje się jako pierwszy etap analizy stanu obecnego. Świetnym narzędziem pozwalającym w sposób optyczny i transparentny przedstawić proces jest diagram żółwia.
Diagram Zółwia jest to narzędzie mające na celu zamodelowanie procesów biznesowych. Sam diagram procesu jest niezwykle prosty i pomaga w projektowaniu
i optymalizowaniu istniejących już procesów, zarówno produkcyjnych jak
i usługowych. Wykorzystanie diagramu żółwia pokazuje powiązane procesy i pozwala otrzymać najlepszą konfigurację wizualizowanego procesu.
Diagram procesu dla projektowanych kluczowych procesów pozwala na jasne
i schludne zapisanie informacji na temat przebiegu procesu. W diagramie żółwia zawarte powinni być wszystkie elementy procesu. Dzięki narzędziu jesteśmy w stanie przedstawić wszystkie czynniki, które pozwalają na realizację procesu, a zarazem pokazują jego efekt.
Co niezwykle ważne, tworzenia diagramów procesów posiłkując się diagramem żółwia nie jest typową mapą procesu i w przypadku zachowania wszystkich kroków diagramu, prezentowany proces będzie bardziej efektywny i zrozumiały dla szerokiego grona odbiorców. Przy projektowaniu procesów możemy opisać m.in. charakterystyki procesu, rozumiane jako kluczowe czynniki wpływające na nasz proces.
Podstawowe elementy procesu w procesie projektowania diagramu żółwia
- Nazwa procesu
Na pierwszym etapie projektowania diagramu żółwia (w domyśle naszego procesu) należy zadbać o nazwę procesu. Zazwyczaj nazwa procesu jest z góry ustalona i jasna dla wszystkich interesariuszy, jednak gdy mamy możliwość stworzenia nowej nazwy, warto pamiętać, by była rozpoznawalna i jasno prezentująca opisywany proces.
- Właściciel procesu
To jedna z ważniejszych ról w firmie – osoba odpowiedzialna za dany proces. Często rola ta jest pomijana. Właściciel procesu to osoba, która sprawuje pieczę nad prawidłowym działaniem procesu, jest za niego odpowiedzialna. Monitoruje proces i reaguje w przypadku wystąpienia problemów. Zazwyczaj taka rola występuje w przypadku procesu produkcyjnego, który funkcjonuje w organizacji i jest procesem głównym. Rolą właściciela procesu jest również cykliczna kontrola procesu i ewentualna kalibracja w taki sposób by działał prawidłowo wg. ściśle określonych parametrów.
- Wejściem procesu określamy
Opisując proces narzędziem diagramu żółwia procesu wejściem definiujemy wszystko to, co ulega zmianie w toku danego idealnego procesu. Zazwyczaj są to dane potrzebne do stworzenia raportu, surowiec do produkcji lub też zamówienie danego klienta na produkt czy tez usługę. Wejście do procesu jest bardzo ważnym elementem diagramu żółwia jak i innych diagramów procesów biznesowych . W przypadku, gdy będziemy mieli złe dane wejściowe, to nie dostarczymy finalnie dobrej wartości klientowi, który za nią zapłacił.
- Wyjście z procesu
Jeśli mamy wejście w trakcie realizacji procesów, to musimy mieć też wyjście. Wyjściem procesu definiujemy efekt pracy (procesowania) naszego wejścia. Wejście oraz wyjście jest zawsze kluczowe dla mapowania procesów np w danym procesie produkcyjnym, czy też w prosty diagram procesu, pozwala określić role oraz dokumenty, które wchodzą w skład procesu.
- Obsługa procesu
Kolejne kroki diagramu żółwia to m.in. obsługa procesu, gdzie zapisujemy wszystkie urządzenia, maszyny, narzędzia lub też systemy informatyczne, jakie są konieczne do przetwarzania naszych wejść do procesu.
- Kto jest uprawniony do obsługi procesu?
Na tym etapie opisujemy kompetencje ludzie (mocne strony) jakie są potrzebne do obsługi procesu. Jest to bardzo ważne pod kątem stworzenia listy pracowników posiadających uprawnienia do obsługi danego procesu.
- Wg kryteriów diagramu żółwia do prawidłowej realizacji procesu potrzebne jest:
Określenie jak nasz stosunkowo prosty proces, będziemy realizować oraz jakimi kryteriami będziemy się kierować, będąc odpowiedzialni za zarządzanie procesami organizacji . Najczęściej występują dwa kryteria wyboru: procesowe oraz wynikowe. Zadania procesu jakie chcemy osiągnąć oraz w jaki sposób jesteśmy w stanie je mierzyć np przy pomocy wewnętrznych KPI w naszym wewnętrznym systemie zarządzania jakością.
- Uzyskanie informacji jak realizować będziemy dany proces
Na tym etapie w naszym procesie opisujemy wszystkie dokumenty, które zawierają informację o naszym procesie (instrukcje stanowiskowe, procedury, standardy oraz przepisy wewnętrzne lub prawne)
Jak stworzyć diagram żółwia
Jeśli zainteresował Cię temat opisujący narzędzie jakim jest diagram zółwia, zapraszamy Cię do przeczytania pozostałych artykułów, na których m.in. dowiesz się jak wprowadzić i rozwinąć system zgłaszania pomysłów, który zwiększy Twoją efektywność.
https://leanpartner.pl/system-sugestii-pracowniczych-kaizen/
Nasz autorski system sugestii funkcjonuje w szeregu organizacji, zarówno tych produkcyjnych jak i usługowych.
Zapraszamy do kontaktu.
