DMAIC - metoda doskonalenia procesów

Czym jest DMAIC?

DMAIC to metoda, która ułatwia stopniowe wdrażanie optymalizacji procesów lub projektów. Metoda DMAIC pozwala także na rozwiązywanie problemów związanych defektami, awariami czy marnotrawstwem. Metoda DMAIC jest podstawowym narzędziem, które wykorzystuje się podczas prowadzenia projektu zgodnie z Six Sigma.
Metoda DMAIC składa się z 5 kroków, jej nazwa pochodzi od pierwszych liter angielskich słów:

• (D) Define – Definiowanie
• (M) Measure – Pomiar
  
• (A) Analyse – Analiza
  
• (I) Improve – Doskonalenie
  
• (C) Control – Kontrolowanie

5 kroków DMAIC

Definiowanie (Define)

W tym kroku należy określić problem, który będziemy analizować. Podczas definiowania problemu należy określić także:
– cel naszego projektu,
– zasoby, które posiadamy
– zakres prac oraz ich harmonogram
Problem, który chcemy rozwiązać powinien być częścią procesu. Problem powinien występować w naszym procesie cyklicznie, nie skupiamy się na problemach jednorazowych.
Opis problemu powinien zawierać informację o jego negatywnych skutkach, a także czasie jego występowania. Problemy mogą być różne, mogą one dotyczyć marnotrawstwa, klienta końcowego,a także naszych pracowników.

Elementy fazy definiowania w pigułce:
1. Analiza biznesowa problemu
2. Opracowanie kontraktu ze Sponsorem
3. Wstępna analiza procesu
4. Określenie głosu klienta
5. Zatwierdzenie kontraktu ze Sponsorem

Pomiar (Measure)

Drugim krokiem jest pomiar procesu – rodzaj zbieranych danych może być różny.
Celem tego kroku jest opisanie sposobu zbierania danych, ustalenie aktualnej wydajności procesu i zakresu danych. Faza pomiaru jest bardzo ważna i ma ogromny wpływ na dalsze kroki DMAIC. Ważne jest, aby analizować tylko te dane, które są istotne dla aktualnego problemu. Zebrane dane pomogą nam w fazie analizy. 

Elementy fazy pomiaru w pigułce:
1. Opracowanie szczegółowej mapy procesu
2. Generowanie i wybór zmiennych
3. Opracowanie planu zbierania danych
4. Weryfikacja systemu pomiarowego
5. Statystyczny obraz procesu

Analiza (Analyse)

W fazie analiz wykorzystujemy dane zebrane w fazie pomiaru.
W tym kroku analizujemy wydajność procesu w oparciu o dane. Podczas analizy wykorzystujemy analizę statystyczną i jakościową. Dzięki wynikom będziemy w stanie sformułować i przetestować postawione przez nas hipotezy. Podczas analizy warto stworzyć mapę procesu, dzięki której lepiej zrozumiemy analizowane przez nas dane.
Podczas analizy warto wykorzystać dodatkowe narzędzia m.in. diagram Ishikawy czy diagram pareto. Po zakończonej analizie należy wybrać problem, nad którym skupimy się w fazie doskonalenia.

Elementy fazy analizy w pigułce:
1. Wstępna analiza danych
2. Weryfikacja hipotez
3. Zbudowanie statystycznego modelu procesu

Doskonalenie (Improve)

Naszym celem w tym kroku jest wdrożenie rozwiązania problemu. Początkowo należy zidentyfikować rozwiązanie, następnie je przetestować, aby ostatecznie je wdrożyć.
Rozwiązań może być wiele, powinniśmy przeprowadzić analizę rozwiązań i wdrożyć te, które wpływa najkorzystniej na poprawę naszego procesu. Po wdrożeniu rozwiązania powinniśmy sprawdzić czy nasz problem został rozwiązany. W tym kroku możemy wykorzystać narzędzie PDCA (PLAN, DO, CHECK, ACT). Więcej informacji o tym narzędziu znajdziesz na stronie https://leanpartner.pl/pdca-cykl-deminga/

Elementy fazy doskonalenia w pigułce:
1. Generowanie rozwiązań
2. Wybór i ocena rozwiązań
3. Ocena ryzyk
4. Projekt pilotażowy
5. Wdrożenie rozwiązań

Kontrolowanie (Control)

Po wdrożonym rozwiązaniu następuje jego kontrola. Jest to bardzo ważny etap projektu, gdyż brak kontroli może doprowadzić do ponownego powstania problemu.
Podczas kontroli musimy odpowiedzieć sobie na pytanie, czy cel naszego projektu został osiągnięty. Gdy wdrożone przez nas usprawnienie rozwiązuje problem, należy je ustandaryzować i utrzymywać. Standard to wspólnie ustalone kryterium, które określa powszechne, zwykle najbardziej pożądane cechy np. przedmiotu lub postępowania.

Narzędzia, które pozwolą nam na utrzymanie standardu to m.in:

• SPC (Statystyczna Kontrola Procesu)
• Audyty
• Listy kontrolne
  
• Standardowe procedury operacyjne
  
• 5S
  
• Sterowanie wizualne
  
• Poka-Yoke
• Kaizen

Elementy fazy kontrolowania w pigułce:
1. Ocena uzyskanych wyników
2. Ustanowienie nowego standardu
3. Wprowadzenie zmian
4. Ocena rezultatów biznesowych
5. Zamknięcie projektu

8 kroków skutecznej zmiany wg. J. Kottera:

1. Wywołanie poczucia konieczności zmian, zmniejszenie poziomu samozadowolenia
2. Zbudowanie silnej koalicji wspierającej proces wdrażania zmian
3. Opracowanie wizji stanu docelowego i strategii wprowadzenia zmiany
4. Komunikowanie wizji i uzyskanie poparcia
5. Usuwanie trudności w realizacji strategii
6. Formułowanie krótkookresowych celów
7. Nie zatrzymywanie się po odniesieniu pierwszych sukcesów
8. Zakorzenianie zmian w kulturze firmy

Efekty prac projektowych:
Finansowe:

• wzrost zysku
• poprawa płynności finansowej
  
• redukcja kosztów
  
• wzrost przychodów
  
• poprawa marży
• poprawa obrotu należnościami
• poprawa obrotu zobowiązaniami
• zwiększenie efektywności kapitału pracującego

Pozafinansowe:

• wzrost kompetencji
• wzrost świadomości
• wiedza o procesie/produkcie
• wzrost motywacji
• identyfikacja potencjałów
• poprawa komunikacji wewnętrznej
• rozwój współpracy funkcyjnej
• potencjał multiplikacji rozwiązania
• zmiany kulturowe organizacji

Zalety DMAIC

Dużą zaletą pracy z wykorzystaniem DMAIC jest prowadzenie projektu opartego o dane. Wdrażanie optymalizacji bez wykorzystania danych często prowadzi do zakończenia projektu bez wiedzy: co tak naprawdę się zmieniło, czy nasze wdrożenie miało jakikolwiek sens i czy przyniosło korzyści. Wykorzystanie DMAIC w projekcie pozwala nam na podejście do projektu w sposób ustandaryzowany. Nasz projekt posiada swój cel, etapy pracy, a dane pozwalają nam na rzeczywistą ocenę efektu naszych działań (efekty są przede wszystkim mierzalne).

Kolejną korzyścią wykorzystania metody DMAIC jest praca projektowa w usystematyzowany sposób. Jasno określone 5 kroków, pozwala nam na płynne przejście pomiędzy etapami projektu. Stworzenie dokumentacji poszczególnych kroków pozwala nam na podsumowanie wszystkich decyzji oraz pozwala na lepsze zrozumienie następujących po sobie etapach.
Dzięki dokumentacji możemy wracać do poprzednich kroków i wprowadzać w nich poprawki.

Ostatnią zaletą DMAIC jest systematyzacja. Faza kontroli wymaga od nas ciągłej analizy wydajności procesu z wykorzystaniem wdrożonej przez nas optymalizacji. Stworzona wcześniej dokumentacja analizy danych pozwala na wykorzystanie jej w kolejnych projektach optymalizacyjnych. Gdy wdrożona optymalizacja po jakimś czasie nie przynosi efektów, możemy wrócić do naszego projektu i ponownie przeanalizować problem z wykorzystaniem wcześniejszych informacji.

Kiedy korzystać z DMAIC 

Metoda DMAIC nie nadaje się do rozwiązania każdego typu problemu. Gdy nasz problem nie jest złożony, możemy wykorzystać prostsze narzędzie. DMAIC należy wykorzysywać w przypadku, gdy nasz problem jest złożony i ma duży wpływ na wydajność naszego procesu.
DMAIC pozwoli nam na dokładniejszą analizę procesu oraz danych, a praca w sposób usystematyzowany, da nam pewność, że nie pominiemy żadnego kroku. Prowadzenie projektu z wykorzystaniem DMAIC da nam większe szanse na pomyślne wdrożenie.

Odmiany DMAIC

Poza podstawową metodą DMAIC możemy spotkać się jeszcze z metodą DMAIIC.
Dodatkowe I w nazwie oznacza krok Innovation (innowacje). Ta metoda wykorzystywana jest podczas, gdy nasza optymalizacja nie jest wystarczająca i wymagany może być dodatkowy projekt. Drugim rozwinięciem metody DMAIC jest dodanie narzędzie Lean Six Sigma, które pozwalają na dokładniejszą analizę procesu oraz eliminacje marnotrawstw.

Six Sigma DMAIC

Six Sigma to narzędzie rozwiązywania problemów biznesowych o nieznanej przyczynie i nieznanym rozwiązaniu z wykorzystaniem metodyki DMAIC.
Celem DMAIC wg. Six Sigma jest spełnienie wymagań klienta oraz wspieranie rozwoju biznesu poprzez:

• Eliminację defektów oraz redukcję zmienności
• Skupienie się na procesach
• Wykorzystanie narzędzi statystycznych i analitycznych
• Oparcie pracy na liczbach, danych i faktach

Wykorzystanie Six Sigma w DMAIC pozwala nam na wykorzystanie szerokiej palety narzędzi, które ułatwiają nam analizę danych oraz ich interpretacje.