Co to jest Kaizen? Koncepcja, metoda oraz filozofia.
Gdy słyszymy o Kaizen, nasz umysł często kieruje się ku Japonii a gdy zapytamy google, przeczytamy o „ciągłym doskonaleniu.” i skutecznej metodzie „małych kroków”. Z Internetu dowiemy się również, że fundamentem Agile jest właśnie…Kaizen.
W Europie, w Polsce Kaizen zyskuje na popularności a praktyczna znajomość i sukcesy w zastosowaniu są często wymogiem w procesach rekrutacyjnych na stanowiska managerskie.
Warto zatem wiedzieć co dokładnie oznacza i jak ta filozofia wpisuje się w różne branże – od produkcji, przez logistykę, aż po IT i medycynę.
Co to jest Kaizen?
Kaizen to japońska filozofia, która opiera się na ciągłym doskonaleniu procesów i własnych umiejętności.
Wywodzi się ze sztuk walki i związana jest z pojęciem KATA.
Filozofia ta, kojarzona jest najczęściej z japońską kulturą pracy, która przejawia się nieustannym, ciągłym dążeniem do poprawy świadczonych usług lub wytwarzanych produktów.
Przetłumaczona i przystosowana do zachodnich realiów została zaadaptowana w zachodnim biznesie jako część lean management.
I doskonale się sprawdza!
W praktyce, metoda Kaizen dąży do eliminacji marnotrawstwa, zwiększenia produktywności i osiągnięcia doskonałości w danej dziedzinie.
Zgodnie z definicją jaką możesz znaleźć na stronie wikipedii kaizen to:
Kaizen − japońskie słowo o podwójnym znaczeniu:
- kaizen (jap. 改善; pisane znakami kanji); oznaczające po polsku: poprawę, polepszenie, zmianę na lepsze[1];
- kaizen (jap. カイゼン; pisane pismem sylabicznym katakaną), oznaczające japońską filozofię biznesową (sposób postępowania) ustawicznego polepszania, poprawiania procesu zarządzania i produkcji na wszystkich jego szczeblach, z uwzględnieniem m.in. technik biznesu „just-in-time”[2].
O tym mało kto wie! Co ma Samuraj wspólnego z Kaizen?
Mało kto wie, że KAIZEN = 改善 wywodzi się ze starojapońskiego, 心改たに fonetycznie: „Kokoro arata ni koto ni atare” i oznacza „zmiana serca” lub „przemiana serca”. Składa się z dwóch głównych części: 心 (kokoro), które znaczy „serce” lub „umysł”, i 改たに (aratani), co oznacza „zmiana” lub „przemiana”. Razem wyrażają pojęcie transformacji lub zmiany wewnętrznej, szczególnie w kontekście emocji, myśli lub postawy.
Transformacja, zmiana odbywa się min. poprzez wnikliwą obserwację, wnioskowanie, otwartość serca i umysłu by tworzyć nowe, lepsze rozwiązania. Aby korzystać z tego co już mamy (w ten sposób to szanujemy, i doceniamy dotychczasowych twórców) oraz by zmieniać w sposób bezpieczny poprzez ewolucję.
Takie podejście było stosowane przez klany wojowników w czasach Szogunatu. Samurajowie, obserwowali siebie nawzajem, weryfikowali swój styl walki i podpowiadali sobie nawzajem, co można zrobić aby swój styl walki doskonalić.
Przyczynę takiego działania można wytłumaczyć tym, że jako grupa, Samurajowie stosowali tę samą broń (katana) oraz bardzo zbliżoną w związku z tym technikę posługiwania się mieczem (w Europie nazywamy tę technikę fechtunkiem, lub fechtami). Zatem to szczegóły decydowały o tym, że samuraj mógł odnieść zwycięstwo w pojedynku. Wiedza ta i zarazem „kaizeny”, które budowały przewagę, były pilnie strzeżone.
Dziś, technika samurajów przekazywana jest poprzez Kendo.
Ta idea jest bardzo bliska koncepcji „out-of-the-box”
Czy Kaizen ma jakieś zasady? Tak ma. jest ich 10:
- Odrzuć status quo.
- Wszystkie problemy są okazjami do doskonalenia.
- Dąż do korzystania z istniejących zasobów, zamiast dodawania nowych.
- Rozwiązuj problemy tam, gdzie się pojawiają – na gemba.
- Wykorzystaj metody wizualizacji, aby zrozumieć problemy.
- Dokonuj decyzji opartych na danych.
- Przeprowadzaj małe, regularne zmiany zamiast dużych skoków, znanych jako kaikaku.
- Ulepszaj procesy, a nie pojedyncze zadania.
- Zrozumieć przyczyny problemów, nie tylko ich skutki, korzystając z metody PDCA.
- Buduj kulturę współpracy i angażowania pracowników.
Praktycznie o Kaizen. Kaizen to:
- koncepcja – wyobraź sobie, że jest sposób postępowania. W tym wypadku chcemy za każdym razem być lepsi,
- metoda – bo jest to zbiór sprawdzonych praktyk np. PDCA oraz
- filozofia – bo jest to Twoje i Nasze przekonanie opierające się na ciągłym doskonaleniu i wprowadzaniu usprawnień.
Z japońskiego Kai oznacza „zmiana”, a Zen „dobrze, czytaj też sensownie” czyli zmiana która ma sens.
Dlaczego ten sens jest tak ważny? Odpowiedz sobie na pytanie ile znasz przykładów zmian, które na koniec nic nie wnosiły? Były bezzasadne i…mogły kogoś skrzywdzić?
A teraz wyobraź sobie, że wprowadzasz zmianę, która jest po prostu dobra dla Ciebie, znajomych, współpracowników i Twoich Klientów.
Wprowadzanie zmian warto rozpocząć od eliminacji problemów, które mogą być zidentyfikowane przez wszystkich zainteresowanych.
W identyfikacji problemów pomagają metody (narzędzia).
Osoby, które potrafią to robić w sposób sprawny, skuteczny i dodatkowo w dobrej atmosferze są poważane i doceniane. Ma to też odzwierciedlenie w ich pozycji zawodowej i apanażach. Są bardzo często posiadaczami odpowiednich certyfikatów takich jak:
https://leanpartner.pl/yellow-belt/
https://leanpartner.pl/green-belt/
https://leanpartner.pl/black-belt/
Podsumowując z tego punktu widzenia Kaizen ma na celu eliminację problemów bieżących oraz zapobieganiu występowania tych problemów w przyszłości.
Przy stosowaniu Kaizen ważne by zwrócić uwagę na zasady Kaizen.
Kilka ciekawostek o Kaizen
Jest nie tylko koncepcją zarządzania, ale również częścią kultury japońskiej, obecną
w wielu aspektach życia. Odnoszącą się do nieprzerwanego dążenia do doskonałości w życiu osobistym, rodzinnym jak i zawodowym.
Metody Kaizen przyszły do nas z Japonii, a w przedsiębiorstwach zachodnich styl zarządzania różni się znacząco od tego ze wschodu. Na zachodzie stawia się przede wszystkim na bardzo szybkie i spektakularne wyniki za które odpowiedzialni są przede wszystkim managerowie. „Zwykle” opinie pracowników raczej nie są w ogóle brane pod uwagę. A szkoda.
Na zachodzie często wprowadzenie bardziej kosztownej inwestycji jest chętniej brane pod uwagę, ponieważ efekt jest widoczny prawie od razu, w porównaniu do wprowadzania wielu drobnych optymalizacji i usprawnień (zwykle bez kosztownych). Trzeba jednak pamiętać,
że drobne usprawnienia mają efekt długoterminowy, a duże i kosztowne inwestycje mają efekt krótkotrwały. Różnica w poglądach jest taka, że Japończycy stawiają na procesy,
a te procesy tworzą wyniki, a nie jak na zachodzie – wynik ponad wszystko.
Dlaczego Kaizen jest ważny?
Kaizen tworzy podstawę zaufania i dążenia do wspólnego sensownego celu. Buduje wartościową atmosferę w przedsiębiorstwie, stawia na rozwiązywanie rzeczywistych problemów w sposób, który oparty jest o konsensus.
Ta koncepcja, opiera się na ciągłym poszukiwaniu nawet najmniejszych udoskonaleń, zmian w każdym miejscu pracy. Jej głównym celem jest osiągnięcie dużego sukcesu małymi krokami.
Na wczesnych etapach wprowadzania tej koncepcji i metody (która w założeniu stanie się filozofią) w przedsiębiorstwie następują drobne zmiany, polegające przede wszystkim na utrzymaniu standardów (nie mylić z kolektywnym sprzątaniem) w miejscu pracy. Kolejnym krokiem jest ciągłe doskonalenie, które z czasem może przybrać formę koła jakości, którego celem jest aktywizacja pracowników w doskonalenie wszystkiego dalej, a także włączenie kierownictwa do procesu ciągłego doskonalenia np. dzięki wspólnym warsztatom usprawniającym.
Celem tych działań jest skrócenie czasu realizacji procesu pracy (skojarz to proszę z obiegiem pieniędzy: kupujesz-sprzedajesz) oraz poprawy jakości, dostosowywania technicznego elementów systemu, tworzenia kryteriów oceny i nagradzania, redukcji kosztów, poprawieniu ergonomii stanowisk roboczych.
Jakie rodzaje kaizen znamy?
Przede wszystkim wyróżniamy dwa rodzaje: kaizen procesu oraz przepływu.
- Kaizen procesu służy nam do wprowadzania usprawnień w miejscu wykonywanej pracy z duża ilością małych usprawnień.
- Kaizen przepływu (obiegu gotówki) pomaga udoskonalić nam przepływ materiałów oraz informacji i wiąże się często z dużymi zmianami obszaru pracy.
Zasady projektów Kaizen
Usprawnianie procesów można realizować w dwojaki sposób – można to robić chaotycznie, opierając się o przypuszczenia i domysły , a można zastosować się do reguł , które zostały opracowane przez doświadczone osoby w temacie. Oczywistym jest, że korzystanie z wiedzy osób, które często mają do czynienia z tematem, jest łatwiejsze i skuteczniejsze.
#1 – Zasady pracy muszą być udostępnione publicznie.
Ta zasada mówi nam o tym, że pracownicy muszą znać zasady jakie obowiązują podczas warsztatów Kaizen, które powinny być odpowiednio zorganizowane i usystematyzowane.
Dobrym pomysłem poinformowania pracowników o zasadach jest ich wywieszenie
w widocznym miejscu. Warto pamiętać również o tym, że samo wywieszenie zasad to nie wszystko . Należy jeszcze przedstawić je zrozumiałym dla pracowników językiem
i odpowiedzieć na wszelkie pytania i wątpliwości. Dopiero wtedy można mówić, że obowiązujące zasady prowadzenia warsztatów, są znane i zrozumiałe dla pracowników.
Generalnie etapy pracy zespołów Kaizen można zapisać w następujący sposób:
- Weryfikacja efektywności
- Obserwowanie
- Analiza
- Opracowanie planu działania
- Wypracowanie rozwiązania
- Pierwsze wdrożenie rozwiązania
- Weryfikacja i ewentualna korekta wdrożonego rozwiązania
- Standaryzacja
#2 – Należy zrozumieć ideę analizowanego procesu
Ta zasada dotyczy wiedzy, jaką powinni posiadać uczestnicy warsztatów Kaizen , z małymi wyjątkami. Generalnie chodzi o to, aby osoby pracujące nad usprawnieniem danego procesu, znali go bardzo dobrze . To pozwoli uwzględnić wszelkie jego aspekty. Natomiast wyjątki, o których wspominamy, są również ważne. Chodzi o osoby, które nie znają w ogóle usprawnianego procesu . Przykładem może być zaproszenie na warsztaty dotyczące optymalizacji procesu produkcji – osoby z księgowości, która nigdy w tym procesie nie uczestniczyła. Taka osoba inaczej patrzy na analizy i może wskazać miejsca lub zadać nieoczekiwane pytania , które nie przyszły na myśl osobom, które od wielu lat biorą udział
we wskazanych procesie produkcyjnym.
#3 – Ucz się, biorąc aktywny udział
Tylko aktywny udział w działaniach Kaizen pozwala poszerzać kompetencje i wiedzę z tego zakresu.
Pracownicy, którzy realnie angażują się w prace nad usprawnieniami Kaizen zyskują podwójnie. Pierwsza korzyść, to praca w firmie, która angażuje pracowników , docenia ich wiedzę i chęć współpracy. Druga korzyść, to rozwój własnego doświadczenia, z którego można korzystać przez całe życie
#4 – Wzajemny szacunek i współpraca.
Wspólna praca oparta na zaufaniu i szacunku do drugiej osoby jest oczekiwanym podejściem. Dzięki temu umysły się otwierają i łatwiej jest wypracować kreatywne rozwiązania.
#5 – Dziel się sukcesami
Jeśli coś się udało, pochwal się tym. Promowanie pozytywnego obrazu działań Kaizen pomaga w zdobywaniu kolejnych osób chętnych pomóc w usprawnianiu procesów.
#6 – Bądź otwarty na zmianę.
Kaizen, to zmiana. Zmiana na lepsze. Liderzy Kaizen muszą reprezentować postawy oczekiwane od pozostałych pracowników. Są oni wzorami do naśladowania.
Otwartość na zmianę dla wielu osób jest bardzo trudna do osiągnięcia, dlatego właśnie Liderzy Kaizen powinni ją budować i wzmacniać.
#7 – Zawsze zachowuj pozytywne nastawienie
Podobnie jak w poprzednim punkcie. Liderzy Kaizen muszą być przykładem do naśladowania i szerzyć wiedzę nie tylko teoretyczną, ale również postawy godne naśladowania, w tym przypadku pozytywne nastawienie nawet w przypadku zidentyfikowanych problemów.
#8 – Zaangażuj wszystkich do działania.
Usprawnianie procesów w oparciu o Kaizen to drobne optymalizacje wdrażane osobiście przez pracowników. Im więcej pracowników zaangażujemy w te działania, tym więcej usprawnień będzie zgłoszonych, a potem wdrożonych. W tym punkcie warto pamiętać,
że istnieją różne typy osobowości. Dlatego dla jednej osoby angażowanie się będzie polegało na prowadzeniu warsztatów Kaizen, dla drugiej osoby na generowaniu kreatywnych pomysłów, dla trzeciej osoby na analizie statystycznej zgłoszonych pomysłów, a czwartej na wspieraniu pozostałych. Wszystkie wymienione postawy są potrzebne i postrzegane jako zaangażowanie.
#9 – Nie szukaj winnych. Rozwiąż problem
Analizując zgłoszony problem, nie skupiaj się na człowieku, a na procesie i czynnościach określonych w analizowanym procesie.
W dużej większości przypadków problem tkwi w źle zaprojektowanym procesie. Jeśli proces będzie odpowiednio zaprojektowany, to pracownik wykona go poprawnie za pierwszym razem. Oto kierunek, który powinien przyświecać podczas warsztatów Kaizen.
#10 – Liczą się zdania wszystkich uczestników warsztatów.
Każdy uczestnik może, a nawet powinien, wyrazić swoje zdanie na omawiany temat.
To pozwala spojrzeć na temat z różnych perspektyw. Dlatego ważne jest również poprawne dobranie członków zespołu, aby było możliwe analizowanie problemów z różnych stron.
#11 – Zawsze wyjaśniaj brak zgody
Ostatni punkt dotyczy sytuacji, kiedy któryś z członków zespołu Kaizen nie zgadza się na ustalenia pozostałych osób. W takiej sytuacji zawsze trzeba poprosić tą osobę o argumenty przemawiające za jej postawą. Być może dokładne zrozumienie jej punktu widzenia pozwoli uchronić dalsze prace przed porażką.
Najważniejsze elementy działań Kaizen to: oficjalność zasad, zrozumienie, aktywność, szacunek, współpraca, otwartość i wiedza. Warto skorzystać z nich podczas kolejnych warsztatów Kaizen.
Wizualizacja w projektach Kaizen
Ludzki umysł ma pewne cechy, z których warto korzystać, aby osiągnąć swoje cele.
Jedną z nich jest postrzeganie wizualne. Cecha ta polega na tym, że o wiele szybciej i lepiej postrzegamy informację zaprezentowaną w formie graficznej, niż jako duży blok tekstu.
Ludzki umysł ma pewne cechy, z których warto korzystać, aby osiągnąć swoje cele.
Ta umiejętność jest często wykorzystywana przez osoby chcące szybko przekazać ważną informację. Dobrym przykładem są np. znaki drogowe. Jeden rzut oka i od razu wiadomo
czy można parkować we wskazanym miejscu, czy nie.
Zarządzający projektami optymalizującymi procesy w firmach również korzystają z różnych wizualizacji, które wspierają ich w przekazywaniu i zarządzaniu informacją.
Zarządzanie wizualne jest wykorzystywane na wielu etapach projektów Kaizen.
1. Uruchomienie projektu Kaizen w firmie
Wizualizacja na początkowym etapie projektu Kaizen, to najczęściej infografika prezentująca projekt, oczekiwane efekty oraz pierwsze osoby dedykowane do prac na rzecz projektu. Infografika wydrukowana w formie kolorowych plakatów skutecznie przekazuje ważne informacje o rozpoczynającym się projekcie Kaizen i powoli buduje jego status.
2. Agregowanie informacji do inicjatyw Kaizen
Zbieranie informacji o zgłoszonych inicjatywach również można obsłużyć wykorzystując czytelny arkusz zgłoszenia (jeśli nie są one zarządzane z wykorzystaniem dedykowanego programu komputerowego). Najważniejszą cechą takiego arkusza jest ilość wymaganych informacji. Powinna być ona jak najmniejsza, ale dopasowana do potrzeb danego etapu projektu.
Dobrym pomysłem jest arkusz mieszczący się na jednej stronie A4.
Łatwo się nim zarządza i jest czytelniejszy, niż tabela zajmująca kilka stron.
Wersje papierowe dobrze się sprawdzają w miejscach, gdzie pracownicy nie mają dostępu
do komputera podczas pracy, np. na produkcji. Oczywiście wersja elektroniczna jest bardziej praktyczna.
Biorąc pod uwagę praktyczność zastosowanego narzędzia można wskazać, że najlepszym rozwiązaniem pod względem zarządzania informacją jest dedykowany program komputerowy, następnie elektroniczny arkusz (np. plik Excel), a najtrudniej zarządza się informacją w projekcie kiedy dokumentacja jest w wersji papierowej wypełnianej odręcznie
3. Komunikowanie aktualnego statusu inicjatyw Kaizen
Inicjatywy w projekcie Kaizen przechodzą kolejne etapy od zgłoszenia, poprzez analizę,
aż do odrzucenia lub wdrożenia. Te etapy warto komunikować w firmie.
W tym zadaniu również wsparciem może okazać się wizualizacja informacji. Łatwiej i szybciej jest pracownikom zapoznać się z aktualnym statusem prac w projekcie jeśli są one czytelne, przedstawione graficznie i nieprzepełnione tekstem.
4. Prezentowanie wyników wdrożonych inicjatyw Kaizen
Komunikowanie sukcesów projektu Kaizen jest bardzo ważne. Wzmacnia ono pozycję projektu w firmie oraz przekonuje do projektu osoby, które dotychczas nie angażowały się
w działania.
Również na tym etapie warto skorzystać z czytelnej wizualizacji, która przekaże ważną informację o sukcesach projektu pracownikom firmy.
5. Promowanie osób zaangażowanych w projekt Kaizen
Projekt Kaizen wymaga zaangażowania wszystkich pracowników firmy. Jednak pełne zaangażowanie osiąga się dopiero po pewnym czasie. Na początku warto wybrać osoby, które będą ambasadorami projektu. Będą promować projekt w firmie.
Dopiero ich działania wpłyną na coraz większe zainteresowanie pozostałych pracowników
i sukcesywne włączanie się ich w działania Kaizen. Dlatego bardzo ważne jest nagradzanie (niekoniecznie finansowe) osób, które realnie angażują się w projekt Kaizen (najczęściej równolegle prowadząc codzienną pracę). Pomijamy tu kwestię zaangażowania Zarządu, ponieważ to inny temat, jedynie zaznaczamy, że Zarząd firmy musi się również angażować.
Również na tym etapie wizualne prezentowanie osób angażujących się w projekt
(np. w formie zdjęć pracowników) da dwa efekty: docenienie ich pracy oraz zaangażowanie innych pracowników w działania na rzecz projektu Kaizen.
Przykłady zastosowania Kaizen
Produkcji: Poprzez wdrożenie metody 5S – sortowania, uporządkowania, sprzątania, standaryzacji i utrzymania – firmy produkcyjne mogą zwiększyć efektywność i zmniejszyć marnotrawstwo.
Logistyce: Kaizen może pomóc w optymalizacji procesów magazynowania, minimalizacji czasu przeładunku i skracaniu tras dostaw.
BPO: Kaizen może usprawnić procesy obsługi klienta, poprzez analizę punktów styku z klientem i optymalizację komunikacji.
Usługach: Kaizen promuje doskonalenie jakości usług i szybsze reagowanie na potrzeby klienta.
IT: W branży IT, kaizen może przyczynić się do lepszego zarządzania projektami, optymalizacji kodu i poprawy interfejsów użytkownika.
Medycynie: Kaizen pomaga w poprawie jakości opieki nad pacjentem, skracaniu czasu oczekiwania i poprawie komunikacji między zespołami medycznymi.
Podsumowanie
Na końcu chcielibyśmy zauważyć, że specjalnie nie piszemy o zakończeniu projektu Kaizen, ponieważ on nigdy się nie skończy. Projekt Kaizen to inaczej Continuous Improvement, czyli ciągłe doskonalenie, które nie ma końca. Zawsze coś można poprawić, nawet w procesie, który już został wiele razy usprawniony.
Jeśli w danym momencie nie widać elementu do usprawnienia, to warto ponownie
to sprawdzić za jakiś czas, np. za kilka miesięcy. Być może do tego czasu zdobyte doświadczenie i/lub nowa technologia, która pojawi się w firmie, pozwoli dokonać kolejnych usprawnień procesu.
Na zakończenie „Kaizen w pigułce”
Metoda Kaizen, wywodząca się z Japonii, jest filozofią ciągłego doskonalenia, która zdobyła uznanie na całym świecie. Jest to podejście oparte na idei, że małe, stałe zmiany mogą prowadzić do znaczących ulepszeń w dłuższym okresie.
Zalety metody Kaizen
Ciągłe doskonalenie: Kaizen skupia się na ciągłym doskonaleniu procesów i produktów, a nie na dużych, jednorazowych zmianach. Ta metoda małych kroków jest bardziej zrównoważona i daje możliwość stałego monitorowania i dostosowywania się.
Zaangażowanie pracowników: Kultura Kaizen zachęca wszystkich pracowników, niezależnie od stanowiska, do zgłaszania pomysłów na poprawę. To buduje poczucie własności i zaangażowania w procesy firmy.
Poprawa jakości: Kaizen skupia się na eliminowaniu marnotrawstwa i nieefektywności, co prowadzi do wyższej jakości produktów i usług.
Wady metody Kaizen
Ograniczony zakres: Czasami, konieczne są większe, radykalne zmiany, których metoda małych kroków nie może efektywnie adresować.
Opór kulturowy: W niektórych organizacjach kultura Kaizen może spotkać się z oporem, zwłaszcza w miejscach, gdzie pracownicy nie są przyzwyczajeni do ciągłego udzielania feedbacku.
Potrzeba ciągłego zaangażowania: Aby Kaizen był skuteczny, zarówno pracownicy, jak i kierownictwo muszą być ciągle zaangażowani w proces.
Filozofia Kaizen
Kaizen to więcej niż tylko metoda zarządzania. To filozofia życia, oparta na przekonaniu, że zawsze istnieje miejsce na poprawę. Zastosowanie filozofii Kaizen w codziennym życiu oznacza dążenie do doskonałości w każdej dziedzinie, nie tylko w pracy.
Podsumowując, Kaizen jest potężnym narzędziem, które może przynieść korzyści dla każdej organizacji. Kiedy jest stosowany z myślą i zaangażowaniem, może prowadzić do ciągłego doskonalenia i znaczących ulepszeń. Jednak, jak każde narzędzie, ma swoje wady i zalety, które warto rozważyć przed pełnym wdrożeniem.
