Kaizen

Share on facebook
Share on linkedin
Kaizen to koncepcja, metoda oraz filozofia opierająca się na ciągłym doskonaleniu i wprowadzaniu usprawnień.
Kaizen

Co to jest Kaizen? Koncepcja, metoda oraz filozofia.

Kaizen to koncepcja, metoda oraz filozofia opierająca się na ciągłym doskonaleniu i wprowadzaniu usprawnień. Z japońskiego Kai oznacza zmiana a Zen dobrze czyli dobra zmiana. Kaizen ma na celu eliminację problemów bieżących oraz zapobiegnięciu występowania tych problemów w przyszłości.

Kaizen jest nie tylko koncepcją zarządzania, ale również częścią kultury japońskiej, obecną w wielu aspektach życia. Odnoszącą się do nieprzerwanego dążenia do doskonałości w życiu osobistym, rodzinnym jak i zawodowym.
Metody Kaizen przyszły do nas z Japonii a w przedsiębiorstwach zachodnich styl zarządzania różni się znacząco od tego ze wschodu. Na zachodzie stawia się przede wszystkim na wyniki i zwykle opinie pracowników w ogóle nie są brane pod uwagę. W przedsiębiorstwach w Japonii przełożeni zachęcają pracowników do zgłaszania pomysłów o możliwych rozwiązaniach w celu usprawnienia.
Na zachodzie często wprowadzenie bardziej kosztownej inwestycji jest chętniej brane pod uwagę, ponieważ efekt jest widoczny prawie od razu niż wprowadzanie wielu drobnych optymalizacji i usprawnień (zwykle bez kosztownych). Trzeba jednak pamiętać, że drobne usprawnienia mają efekt długoterminowy a duże i kosztowne inwestycje mają efekt krótkotrwały. Różnica w poglądach jest taka, że Japończycy stawiają na procesy a te procesy tworzą wyniki a nie jak na zachodzie wynik ponad wszystko.


Dlaczego Kaizen jest ważny? 

Kaizen tworzy podstawę japońskiego modelu zarządzania. On buduję atmosferę w przedsiębiorstwie, stawia na rozwiązywanie swoich problemów wewnątrz opartej na współpracy. Przez tą metodę nie patrzymy przez pryzmat wyników oceniając pracowników, a jest ukierunkowany na poprawienie procesu. 

Główna koncepcja kaizen, opiera się na ciągłym poszukiwaniu nawet najmniejszych udoskonaleń, zmian w każdym miejscu pracy. Jej głównym celem jest osiągnięcie dużego sukcesu małymi krokami. We wczesnych etapach wdrażania filozofi kaizen w przedsiębiorstwie następują drobne zmiany, polegające przede wszystkim na utrzymaniu porządku w miejscu pracy. Kolejnym krokiem jest ciągłe doskonalenie, które z czasem może przybrać formę koła jakości, którego celem jest aktywizacja pracowników w doskonalenie wszystkiego dalej, a także włączenie kierownictwa do procesu ciągłego doskonalenia. Jego celem jest skrócenia czasu realizacji procesu pracy oraz poprawy jakości, dostosowywania technicznego elementów systemu, tworzenia kryteriów oceny i nagradzania, redukcji kosztów, poprawieniu ergonomii stanowisk roboczych.


Jakie rodzaje kaizen znamy?

Przede wszystkim wyróżniamy dwa rodzaje: kaizen procesu oraz przepływu.
Kaizen procesu służy nam do wprowadzania usprawnień w miejscu pracy z duża ilością małych usprawnień, natomiast kaizen przepływu pomaga udoskonalić nam przepływ materiałów oraz informacji i wiąże się często z dużymi zmianami obszaru pracy.


Zasady projektów Kazien

Usprawnianie procesów  można realizować w dwojaki sposób – można to robić chaotycznie, opierając się o  przypuszczenia i domysły , a można  zastosować się do reguł , które zostały opracowane przez doświadczone osoby w temacie. Oczywistym jest, że korzystanie z wiedzy osób, które często mają do czynienia z tematem, jest łatwiejsze i skuteczniejsze. 


#1 – Zasady pracy muszą być udostępnione publicznie.

Ta zasada mówi nam o tym, że  pracownicy muszą znać zasady jakie obowiązują podczas warsztatów Kaizen , które powinny być odpowiednio zorganizowane i usystematyzowane. 

Dobrym pomysłem poinformowania pracowników o zasadach jest ich wywieszenie w widocznym miejscu. Warto pamiętać również o tym, że  samo wywieszenie zasad to nie wszystko . Należy jeszcze przedstawić je zrozumiałym dla pracowników językiem i odpowiedzieć na wszelkie pytania i wątpliwości. Dopiero wtedy można mówić, że obowiązujące zasady prowadzenia warsztatów, są znane i zrozumiałe dla pracowników. 

Generalnie etapy pracy zespołów Kaizen można zapisać w następujący sposób: 

  •   Obserwowanie  
  •   Analiza  
  •   Opracowanie planu działania  
  •   Wypracowanie rozwiązania  
  •   Pierwsze wdrożenie rozwiązania  
  •   Weryfikacja i ewentualna korekta wdrożonego rozwiązania  
  •   Standaryzacja  

 
#2 – Należy zrozumieć ideę analizowanego procesu

Ta zasada dotyczy  wiedzy , jaką powinni posiadać uczestnicy warsztatów  Kaizen , z małymi wyjątkami.  Generalnie chodzi o to, aby osoby pracujące nad usprawnieniem danego procesu, znali go bardzo dobrze . To pozwoli uwzględnić wszelkie jego aspekty. Natomiast wyjątki, o których wspominam, są również ważne. C hodzi o osoby, które nie znają w ogóle usprawnianego procesu . Przykładem może być zaproszenie na warsztaty dotyczące optymalizacji procesu produkcji – osoby z księgowości, która nigdy w tym procesie nie uczestniczyła.  Taka osoba inaczej patrzy na analizy i może wskazać miejsca lub zadać nieoczekiwane pytania , które nie przyszły na myśl osobom, które od wielu lat biorą udział we wskazanych procesie produkcyjnym. 


#3 – Ucz się, biorąc aktywny udział

Tylko aktywny udział w działaniach Kaizen pozwala poszerzać kompetencje i wiedzę z tego zakresu.

Pracownicy, którzy realnie angażują się  w prace nad usprawnieniami Kaizen  zyskują podwójnie . Pierwsza korzyść, to praca w firmie, która  angażuje pracowników , docenia ich wiedzę i chęć współpracy. Druga korzyść, to  rozwój własnego doświadczenia , z którego można korzystać przez całe życie


#4 – Wzajemny szacunek i współpraca.

Wspólna praca oparta na zaufaniu i szacunku do drugiej osoby jest oczekiwanym podejściem. Dzięki temu umysły się otwierają i łatwiej jest wypracować kreatywne rozwiązania. 


#5 – Dziel się sukcesami

Jeśli coś się udało, pochwal się tym. Promowanie pozytywnego obrazu działań Kaizen pomaga w zdobywaniu kolejnych osób chętnych pomóc w usprawnianiu procesów. 


#6 – Bądź otwarty na zmianę.

Kaizen, to zmiana. Zmiana na lepsze. Liderzy Kaizen muszą reprezentować  postawy oczekiwane od pozostałych pracowników . Są oni wzorami do naśladowania.  Otwartość na zmianę dla wielu osób jest bardzo trudna do osiągnięcia , dlatego właśnie Liderzy Kaizen powinni ją budować i wzmacniać.  


#7 – Zawsze zachowuj pozytywne nastawienie

Podobnie jak w poprzednim punkcie.  Liderzy Kaizen muszą być przykładem do naśladowania i szerzyć wiedzę nie tylko teoretyczną, ale również postawy godne naśladowania , w tym przypadku pozytywne nastawienie nawet w przypadku zidentyfikowanych problemów. 


#8 – Zaangażuj wszystkich do działania.

Usprawnianie procesów w oparciu o Kaizen to drobne optymalizacje wdrażane osobiście przez pracowników. Im więcej pracowników zaangażujemy w te działania, tym więcej usprawnień będzie zgłoszonych, a potem wdrożonych.  W tym punkcie warto pamiętać, że istnieją różne typy osobowości. Dlatego dla jednej osoby angażowanie się będzie polegało na prowadzeniu warsztatów Kaizen, dla drugiej osoby na generowaniu kreatywnych pomysłów, dla trzeciej osoby na analizie statystycznej zgłoszonych pomysłów, a czwartej na wspieraniu pozostałych. Wszystkie wymienione postawy są potrzebne i postrzegane jako zaangażowanie. 


#9 – Nie szukaj winnych. Rozwiąż problem

Analizując zgłoszony problem, nie skupiaj się na człowieku, a na procesie i czynnościach określonych w analizowanym procesie. 

W dużej większości przypadków problem tkwi w źle zaprojektowanym procesie. Jeśli proces będzie odpowiednio zaprojektowany, to pracownik wykona go poprawnie za pierwszym razem. Oto kierunek, który powinien przyświecać podczas warsztatów Kaizen. 


#10 – Liczą się zdania wszystkich uczestników warsztatów.

 Każdy uczestnik może, a nawet powinien, wyrazić swoje zdanie na omawiany temat. To pozwala spojrzeć z różnych perspektyw. Dlatego ważne jest również poprawne dobranie członków zespołu, aby było możliwe analizowanie problemów z różnych stron. 


#11 – Zawsze wyjaśniaj brak zgody

Ostatni punkt dotyczy sytuacji, kiedy któryś z członków zespołu Kaizen nie zgadza się na ustalenia pozostałych osób. W takiej sytuacji zawsze trzeba poprosić tą osobę o argumenty przemawiające za jej postawą. Być może dokładne zrozumienie jej punktu widzenia pozwoli uchronić dalsze prace przed porażką. 

 Najważniejsze elementy działań Kaizen to, oficjalność zasad, zrozumienie, aktywność, szacunek, współpraca, otwartość i wiedza. Warto skorzystać z nich podczas kolejnych warsztatów Kaizen.  

Wizualizacja w projektach Kaizen

Ludzki umysł ma pewne cechy, z których warto korzystać, aby osiągnąć swoje cele. Jedną z nich jest postrzeganie wizualne. Cecha ta polega na tym, że o wiele szybciej i lepiej postrzegamy informację zaprezentowaną w formie graficznej niż jako duży blok tekstu. 

Ludzki umysł ma pewne cechy, z których warto korzystać, aby osiągnąć swoje cele.

Ta umiejętność jest często wykorzystywana przez osoby chcące szybko przekazać ważną informację. Dobrym przykładem są np. znaki drogowe. Jeden rzut oka i od razu wiadomo czy można parkować we wskazanym miejscu, czy nie.  

Zarządzający projektami optymalizującymi procesy w firmach również korzystają z różnych wizualizacji, które wspierają ich w przekazywaniu i zarządzaniu informacją. Zarządzanie wizualne jest wykorzystywane na wielu etapach projektów Kaizen. 


1. Uruchomienie projektu Kaizen w firmie

Wizualizacja na początkowym etapie projektu Kaizen, to najczęściej infografika prezentująca projekt, oczekiwane efekty oraz pierwsze osoby dedykowane do prac na rzecz projektu. Infografika wydrukowana w formie kolorowych plakatów skutecznie przekazuje ważne informacje o rozpoczynającym się projekcie Kaizen i powoli buduje jego status. 

2. Agregowanie informacji do inicjatyw Kaizen

Zbieranie informacji o zgłoszonych inicjatywach również można obsłużyć wykorzystując czytelny arkusz zgłoszenia (jeśli nie są one zarządzane z wykorzystaniem dedykowanego programu komputerowego). Najważniejszą cechą takiego arkusza jest ilość wymaganych informacji. Powinna być ona jak najmniejsza, ale dopasowana do potrzeb danego etapu projektu.

Dobrym pomysłem jest arkusz mieszczący się na jednej stronie A4. Łatwo się nim zarządza i jest czytelniejszy niż tabela zajmująca kilka stron. Wersje papierowe dobrze się sprawdzają w miejscach, gdzie pracownicy nie mają dostępu do komputera podczas pracy, np. na produkcji. Oczywiście wersja elektroniczna jest bardziej praktyczna.  

Biorąc pod uwagę praktyczność zastosowanego narzędzia można wskazać, że najlepszym rozwiązaniem pod względem zarządzania informacją jest dedykowany program komputerowy, następnie elektroniczny arkusz (np. plik Excel), a najtrudniej zarządza się informacją w projekcie kiedy dokumentacja jest w wersji papierowej wypełnianej odręcznie

3. Komunikowanie aktualnego statusu inicjatyw Kaizen

Inicjatywy w projekcie Kaizen przechodzą kolejne etapy od zgłoszenia, poprzez analizę, aż do odrzucenia lub wdrożenia. Te etapy warto komunikować w firmie. W tym zadaniu również wsparciem może okazać się wizualizacja informacji. Łatwiej i szybciej jest pracownikom zapoznać się z aktualnym statusem prac w projekcie jeśli są one czytelne, przedstawione graficznie i nieprzepełnione tekstem.  

4. Prezentowanie wyników wdrożonych inicjatyw Kaizen

 Komunikowanie sukcesów projektu Kaizen jest bardzo ważne. Wzmacnia ono pozycję projektu w firmie oraz przekonuje do projektu osoby, które dotychczas nie angażowały się w działania.  

Również na tym etapie warto skorzystać z czytelnej wizualizacji, która przekaże ważną informację o sukcesach projektu pracownikom firmy.

5. Promowanie osób zaangażowanych w projekt Kaizen

Projekt Kaizen wymaga zaangażowania wszystkich pracowników firmy. Jednak pełne zaangażowanie osiąga się dopiero po pewnym czasie. Na początku warto wybrać osoby, które będą ambasadorami projektu. Będą promować projekt w firmie. Dopiero ich działania wpłyną na coraz większe zainteresowanie pozostałych pracowników i sukcesywne włączanie się ich w działania Kaizen. Dlatego bardzo ważne jest nagradzanie (niekoniecznie finansowe) osób, które realnie angażują się w projekt Kaizen (najczęściej równolegle prowadząc codzienną pracę). Pomijam tu kwestię zaangażowania Zarządu, ponieważ to inny temat, jedynie zaznaczę, że Zarząd firmy musi się również angażować. 

Również na tym etapie wizualne prezentowanie osób angażujących się w projekt (np. w formie zdjęć pracowników) da dwa efekty: docenienie ich pracy oraz zaangażowanie innych pracowników w działania na rzecz projektu Kaizen. 

Podsumowanie

Na końcu chcielibyśmy zauważyć, że specjalnie nie piszemy o zakończeniu projektu Kaizen, ponieważ on nigdy się nie skończy. Projekt Kaizen to inaczej Continuous Improvement, czyli ciągłe doskonalenie, które nie ma końca. Zawsze coś można poprawić, nawet w procesie, który już został wiele razy usprawniony. Jeśli w danym momencie nie widać elementu do usprawnienia, to warto ponownie to sprawdzić za jakiś czas, np. za kilka miesięcy. Być może do tego czasu zdobyte doświadczenie i/lub nowa technologia, która pojawi się w fimie, pozwoli dokonać kolejnych usprawnień procesu. 

Podobne artykuły

Nasze wdrożenia

Lean w branży automotive

Optymalizacja 2 linii zrobotyzowanego spawania. Dzięki wdrożonym zmianom dostawca może sprostać zmienności w zamówieniach klienta i produkować zgodnie z zasadami JIT. Projekt wygenerował 2 500 000 zł zysku.

Lean w logistyce – transport kontenerów morskich

Realizacja business case’u polegającego na zmniejszeniu kosztów załadunku i rozładunku statku oraz umożliwieniu składania większej liczby zamówień na transport morski.
Osiągnięto cel projektu w zakładanym czasie i zwrocie inwestycji 200k USD + 35% wzrost sprzedaży cargo.

Lean w produkcji – armatura sanitarna

Optymalizacja linii montażowej zaworów.
Dzięki wdrożonym zmianom bazującym na koncepcji Lean Manufacturing udało się znacząco obniżyć koszty wytwarzania produktów zwiększając produktywność średnio o 45 % .
Projekt wygenerował 450 000 zł zysku / rok.

Lean w usługach – branża bankowość, finanse

Skrócenie czasu odpowiedzi na zgłoszenia Klientów o 30%. Zwiększenie wydajności procesu o 40% dzięki zastosowaniu narzędzi Lean Managament. Wzrost zaangażowania pracowników w proces optymalizacji dzięki KAIZEN. Wzrost satysfakcji Klientów przekładający się poziom sprzedaży.

Lean w logistyce – centrum usług logistycznych

Zwiększenie rotacji zapasów o 34%.
Poprawienie efektywności operatorów na magazynie o 63%. Uwolnienie zapasów nierotujących o 9,6 MLN zł.
Skrócenie czasu wdrażania Lead Time dla nowych produktów (Time to market) o 130%. Projekt wygenerował 12 MLN zł zysku / rok.

logistyka

Lean w logistyce – branża produkcja nisko- i wysokoseryjna

Projekt dla klienta z branży produkcyjnej w zakresie logistyki wewnętrznej. Skrócenie czasów przestojów produkcyjnych związanych z niedoborem komponentów na stanowiskach pracy o 50%. Powołanie na nowo funkcji LEAN TEAM z przedstawicieli wszystkich współpracujących działów.

branża bpo

Lean w usługach – branża BPO Assistance / Call Center

Podniesienie rentowności, produktywności bez zwiększenia tempa pracy. Skrócenie czasu rozmowy potrzebnego do zawarcia porozumienia o 32%.
Skrócenie czasu oczekiwania Klienta na rozmowę do 3 sygnałów (IN). W ramach projektu osiągnięto zysk w wysokości 2 mln zł.

warta logo
Warta referencje

„We wrześniu 2016 i oku w Katowicach, pracownicy Warty uczestniczyli w warsztatach Lean Champions „Lean Management i KAIZEN” zorganizowanym przez firmę LEAN Partner.

Szkolenie zostalo przeprowadzone w bardzo dynamicznej formie. Zestawy pojęć teoretycznych były umiejętnie przeplatane warsztatami, realizując tym samym praktyczne zastosowanie poznanych teorii. Dzięki temu, uczestnicy byli zaangażowani i chętni do pracy. Należy podkreślić, że dużą rolę odegrali sami trenerzy, którzy z dużą swobodą przekazywali wiedzy i dbali o dobrą atmosferę szkolenia.

Warsztat został przygotowany i przeprowadzony zgodnie z wcześniejszym ustaleniem, dokładnie pod zamówienie Warty spełnił oczekiwania wszystkich uczestników w części merytorycznej oraz warsztatowej.

Ogromnym atutem warsztatów okazała się możliwość poznania praktycznego wykorzystania metodyki LEAN w firmie Bombardier. To świetny pomysł na spotkanie z praktykami i możliwość zadania pytań managerom stosującym na co dzień z sukcesem metodologię LEAN.

Wszystkim zainteresowanym wprowadzeniem metodologii LEAN polecamy szkolenie i warsztaty prowadzone przez LEAN Partner.

To bardzo dobra inwestycja oraz gwarancja jakości szkolenia.”

Beata Jaczewska, Koordynator

Jarosław Paćko, Dyrektor, Towarzystwo ubezpieczeń i reasekuracji  Warta S.A, branża ubezpieczeniowa