Co to jest Kaizen? Koncepcja, metoda oraz filozofia.

Kaizen to koncepcja, metoda oraz filozofia opierająca się na ciągłym doskonaleniu
i wprowadzaniu usprawnień. Z japońskiego Kai oznacza „zmiana”, a Zen „dobrze” czyli dobra zmiana. Kaizen ma na celu eliminację problemów bieżących oraz zapobieganiu występowania tych problemów w przyszłości.

Kaizen jest nie tylko koncepcją zarządzania, ale również częścią kultury japońskiej, obecną
w wielu aspektach życia. Odnoszącą się do nieprzerwanego dążenia do doskonałości w życiu osobistym, rodzinnym jak i zawodowym.
Metody Kaizen przyszły do nas z Japonii, a w przedsiębiorstwach zachodnich styl zarządzania różni się znacząco od tego ze wschodu. Na zachodzie stawia się przede wszystkim na wyniki
i zwykle opinie pracowników nie są w ogóle brane pod uwagę.
W przedsiębiorstwach w Japonii przełożeni zachęcają pracowników do zgłaszania pomysłów
w celu usprawnienia pracy.
Na zachodzie często wprowadzenie bardziej kosztownej inwestycji jest chętniej brane pod uwagę, ponieważ efekt jest widoczny prawie od razu, w porównaniu do wprowadzania wielu drobnych optymalizacji i usprawnień (zwykle bez kosztownych). Trzeba jednak pamiętać,
że drobne usprawnienia mają efekt długoterminowy, a duże i kosztowne inwestycje mają efekt krótkotrwały. Różnica w poglądach jest taka, że Japończycy stawiają na procesy,
a te procesy tworzą wyniki, a nie jak na zachodzie – wynik ponad wszystko.

Dlaczego Kaizen jest ważny? 

Kaizen tworzy podstawę japońskiego modelu zarządzania. On buduję atmosferę
w przedsiębiorstwie, stawia na rozwiązywanie swoich problemów wewnątrz opartej na współpracy. Przez tą metodę nie patrzymy przez pryzmat wyników oceniając pracowników, a jest ukierunkowany na poprawienie procesu. 

Główna koncepcja kaizen, opiera się na ciągłym poszukiwaniu nawet najmniejszych udoskonaleń, zmian w każdym miejscu pracy. Jej głównym celem jest osiągnięcie dużego sukcesu małymi krokami. We wczesnych etapach wdrażania filozofi kaizen
w przedsiębiorstwie następują drobne zmiany, polegające przede wszystkim na utrzymaniu porządku w miejscu pracy. Kolejnym krokiem jest ciągłe doskonalenie, które z czasem może przybrać formę koła jakości, którego celem jest aktywizacja pracowników w doskonalenie wszystkiego dalej, a także włączenie kierownictwa do procesu ciągłego doskonalenia.
Jego celem jest skrócenia czasu realizacji procesu pracy oraz poprawy jakości, dostosowywania technicznego elementów systemu, tworzenia kryteriów oceny
i nagradzania, redukcji kosztów, poprawieniu ergonomii stanowisk roboczych.

Jakie rodzaje kaizen znamy?

Przede wszystkim wyróżniamy dwa rodzaje: kaizen procesu oraz przepływu.
Kaizen procesu służy nam do wprowadzania usprawnień w miejscu pracy z duża ilością małych usprawnień, natomiast kaizen przepływu pomaga udoskonalić nam przepływ materiałów oraz informacji i wiąże się często z dużymi zmianami obszaru pracy.

Zasady projektów Kaizen

Usprawnianie procesów  można realizować w dwojaki sposób – można to robić chaotycznie, opierając się o  przypuszczenia i domysły , a można  zastosować się do reguł , które zostały opracowane przez doświadczone osoby w temacie. Oczywistym jest, że korzystanie z wiedzy osób, które często mają do czynienia z tematem, jest łatwiejsze i skuteczniejsze. 

#1 – Zasady pracy muszą być udostępnione publicznie.

Ta zasada mówi nam o tym, że  pracownicy muszą znać zasady jakie obowiązują podczas warsztatów Kaizen, które powinny być odpowiednio zorganizowane i usystematyzowane. 

Dobrym pomysłem poinformowania pracowników o zasadach jest ich wywieszenie
w widocznym miejscu. Warto pamiętać również o tym, że  samo wywieszenie zasad to nie wszystko . Należy jeszcze przedstawić je zrozumiałym dla pracowników językiem
i odpowiedzieć na wszelkie pytania i wątpliwości. Dopiero wtedy można mówić, że obowiązujące zasady prowadzenia warsztatów, są znane i zrozumiałe dla pracowników. 

Generalnie etapy pracy zespołów Kaizen można zapisać w następujący sposób: 

•   Obserwowanie  
•   Analiza  
•   Opracowanie planu działania  
•   Wypracowanie rozwiązania  
•   Pierwsze wdrożenie rozwiązania  
•   Weryfikacja i ewentualna korekta wdrożonego rozwiązania  
•   Standaryzacja  

 
#2 – Należy zrozumieć ideę analizowanego procesu

Ta zasada dotyczy  wiedzy, jaką powinni posiadać uczestnicy warsztatów  Kaizen , z małymi wyjątkami.  Generalnie chodzi o to, aby osoby pracujące nad usprawnieniem danego procesu, znali go bardzo dobrze . To pozwoli uwzględnić wszelkie jego aspekty. Natomiast wyjątki, o których wspominamy, są również ważne. Chodzi o osoby, które nie znają w ogóle usprawnianego procesu . Przykładem może być zaproszenie na warsztaty dotyczące optymalizacji procesu produkcji – osoby z księgowości, która nigdy w tym procesie nie uczestniczyła.  Taka osoba inaczej patrzy na analizy i może wskazać miejsca lub zadać nieoczekiwane pytania , które nie przyszły na myśl osobom, które od wielu lat biorą udział
we wskazanych procesie produkcyjnym. 

#3 – Ucz się, biorąc aktywny udział

Tylko aktywny udział w działaniach Kaizen pozwala poszerzać kompetencje i wiedzę z tego zakresu.

Pracownicy, którzy realnie angażują się  w prace nad usprawnieniami Kaizen  zyskują podwójnie. Pierwsza korzyść, to praca w firmie, która  angażuje pracowników , docenia ich wiedzę i chęć współpracy. Druga korzyść, to  rozwój własnego doświadczenia, z którego można korzystać przez całe życie

#4 – Wzajemny szacunek i współpraca.

Wspólna praca oparta na zaufaniu i szacunku do drugiej osoby jest oczekiwanym podejściem. Dzięki temu umysły się otwierają i łatwiej jest wypracować kreatywne rozwiązania. 

#5 – Dziel się sukcesami

Jeśli coś się udało, pochwal się tym. Promowanie pozytywnego obrazu działań Kaizen pomaga w zdobywaniu kolejnych osób chętnych pomóc w usprawnianiu procesów. 

#6 – Bądź otwarty na zmianę.

Kaizen, to zmiana. Zmiana na lepsze. Liderzy Kaizen muszą reprezentować  postawy oczekiwane od pozostałych pracowników. Są oni wzorami do naśladowania. 
Otwartość na zmianę dla wielu osób jest bardzo trudna do osiągnięcia, dlatego właśnie Liderzy Kaizen powinni ją budować i wzmacniać.  

#7 – Zawsze zachowuj pozytywne nastawienie

Podobnie jak w poprzednim punkcie.  Liderzy Kaizen muszą być przykładem do naśladowania i szerzyć wiedzę nie tylko teoretyczną, ale również postawy godne naśladowania, w tym przypadku pozytywne nastawienie nawet w przypadku zidentyfikowanych problemów. 

#8 – Zaangażuj wszystkich do działania.

Usprawnianie procesów w oparciu o Kaizen to drobne optymalizacje wdrażane osobiście przez pracowników. Im więcej pracowników zaangażujemy w te działania, tym więcej usprawnień będzie zgłoszonych, a potem wdrożonych.  W tym punkcie warto pamiętać,
że istnieją różne typy osobowości. Dlatego dla jednej osoby angażowanie się będzie polegało na prowadzeniu warsztatów Kaizen, dla drugiej osoby na generowaniu kreatywnych pomysłów, dla trzeciej osoby na analizie statystycznej zgłoszonych pomysłów, a czwartej na wspieraniu pozostałych. Wszystkie wymienione postawy są potrzebne i postrzegane jako zaangażowanie. 

#9 – Nie szukaj winnych. Rozwiąż problem

Analizując zgłoszony problem, nie skupiaj się na człowieku, a na procesie i czynnościach określonych w analizowanym procesie. 

W dużej większości przypadków problem tkwi w źle zaprojektowanym procesie. Jeśli proces będzie odpowiednio zaprojektowany, to pracownik wykona go poprawnie za pierwszym razem. Oto kierunek, który powinien przyświecać podczas warsztatów Kaizen. 

#10 – Liczą się zdania wszystkich uczestników warsztatów.

Każdy uczestnik może, a nawet powinien, wyrazić swoje zdanie na omawiany temat.
To pozwala spojrzeć na temat z różnych perspektyw. Dlatego ważne jest również poprawne dobranie członków zespołu, aby było możliwe analizowanie problemów z różnych stron. 

#11 – Zawsze wyjaśniaj brak zgody

Ostatni punkt dotyczy sytuacji, kiedy któryś z członków zespołu Kaizen nie zgadza się na ustalenia pozostałych osób. W takiej sytuacji zawsze trzeba poprosić tą osobę o argumenty przemawiające za jej postawą. Być może dokładne zrozumienie jej punktu widzenia pozwoli uchronić dalsze prace przed porażką. 

Najważniejsze elementy działań Kaizen to: oficjalność zasad, zrozumienie, aktywność, szacunek, współpraca, otwartość i wiedza. Warto skorzystać z nich podczas kolejnych warsztatów Kaizen.