Lean Office - czym jest? Marnotrawstwo, mapowanie
w usługach
Lean Office czym jest?
Lean Office charakteryzuje się bardzo podobną idea jak Lean Manufacturing, mającą na celu identyfikacji oraz eliminację marnotrawstwa w procesach. Korzeniami sięga do filozofii Kaizen. Każda symulacja Lean Office opiera się na wnikliwej analizie procesów oraz wsparciu organizacji pracy oraz środowiska pracy w którym realizowane są poszczególne procesy.
Marnotrawstwo i jego identyfikacja w obszarze procesów administracyjnych jest często trudne do identyfikacji. Trzeba też pamiętać, że wiele działań, procesów wsparcia procesu głównego z punktu widzenia końcowego klienta nie dodaje wartości, a niestety jest niezbędna do funkcjonowania organizacji. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby doskonalenie procesów biurowych realizować również
w obszarach wsparcia, takich jak Księgowość, Podatki, HR itp. Koncepcja Lean Office nie identyfikuje konkretnego procesu, obszaru pracy czy organizacji. Z punktu widzenia procesu Lean, wykorzystywany standardowy zestaw narzędzi możemy realizować na każdym szczeblu organizacji nie zależnie od obszaru działania.
Mapowanie strumienia wartości dedykowane dla procesów biurowych
Koncepcja Lean Management czerpie potencjał oraz wiedzę z Japonii, gdzie uznawany za ojca Lean, twórca systemu produkcyjnego Toyoty, Taiichi Ōno określił siedem rodzajów marnotrawstwa, typowych dla firmy produkcyjnej.
Co zatem z branża usługową? Z perspektywy procesów biurowych Lean Office dedykowany jest do procesów usługowych.
Działania Lean Office skupiają się głównie na środowisku biurowym, stąd też marnotrawstwa występujące w procesach usługowych oscylują w ramach miejsca pracy i zakresu danej branży. Wdrożenie koncepcji Lean zawsze wiąże się z eliminacją i identyfikacją marnotrawstwa w organizacji. W środowisku administracyjnym wyróżniamy 8 głównych typów marnotrawstwa:
- Nadmierne wytwarzanie (ang. waste of overproduction) – realizacja zamierzonych działań w ramach realizowanych procesów wykonywanych w zbyt dużej ilości niż uprzednio określone wymagania klienta.
- Nadmierne zapasy (ang. waste of inventory) – dane, informacje, produkty, które zostały przygotowane w nadmiarze w stosunku do planu pracy
i oczekiwań klienta. - Błędy i wady jakościowe (ang. waste of defects) – działania mające na celu np: poprawienie błędnie wprowadzonego zamówienia.
- Oczekiwanie (ang. waste of waiting) – czas oczekiwania, bezczynności zaangażowanych zasobów, np. ludzi, materiałów.
- Nadmierne przetwarzanie (ang. waste of overprocessing) – zbędne czynności w realizowanym procesie, nie dodające wartości dodanej z punktu widzenia klienta końcowego np: zbyt długie spotkania, przepisywanie wydrukowanych dokumentów ponownie do formy cyfrowej.
- Zbędny transport (ang. waste of transportation) – zbędne przemieszczanie zarówno ludzi jak i materiałów oraz urządzeń, np. zaburzony przepływ dokumentów, częste powroty w to samo miejsce.
- Zbędny ruch (ang. waste of motion) – wzmożony ruch związany ze złą organizacją procesów np: przekazywanie dokumentacji do innego pracownika, brak określonego przepływu dokumentów wewnątrz organizacji, brak standardu.
- Niewykorzystany potencjał pracowników (ang. waste of untapped human potential). – niewykorzystywanie we właściwy sposób zdolności i kompetencji pracowników np: niedostosowane szkolenia do roli pracownika w organizacji.
Czym jest marnotrawstwo w procesach usługowych i jak je identyfikujemy?
W celu identyfikacji wspomnianego marnotrawstwa, bardzo często musimy dokonać wyboru narzędzi Lean Management. Poniżej lista najczęściej wykorzystywanych narzędzi z zakresu lean office:
- Mapowanie procesów – opisanie przy pomocy graficznej procesów funkcjonujących w organizacji w aktualnej formie. Wdrożenia lean Management najczęściej rozpoczyna się od zwizualizowania stanu obecnego.
- Pomiar czasu pracy – Chronometraż jest niezwykle istotny przy usprawnianiu procesów biurowych dzięki danym jakie jesteśmy w stanie skatalogować, poprzez pomiar poszczególnych procesów realizowanych przez zespoły funkcyjne wg podejścia Lean. W procesach biurowych efektywność jest niezwykle istotna, by móc mówić na jej temat uprzednio należy dokonać pomiaru realizowanych procesów.
- Analiza migawkowa – podobnie jak chronometraż narzędzie mające na celu zebranie czasu realizacji procesu w określonych interwałach. Zazwyczaj pomiar odbywa się co 3 lub 5 minut. W zależności od skomplikowania i dynamiki procesu.
- Fotografia dnia – pomiar ciągły pracy pracownika realizującego zadania.
- Zarządzanie wizualne – jedno z ważniejszych narzędzi w procesie wdrożenia lean management ze względu na prostotę wdrożenia oraz duże efekty końcowe w postaci wizualizacji procesów.
- 5S – narzędzie mające na celu organizację miejsca pracy zgodnie z zasadami lean office. Narzędzie 5S szczególnie istotne jest w określeniu porządku dla materiałów biurowych wykorzystywanych w organizacji. Pozwala na szybkie odnalezienie potrzebnych materiałów oraz kontrolę stanów.
- Standaryzacja procesów – opisanie procesów zgodnie z najlepszą praktyką. Szczególnie zarządzanie procesami biurowymi wiąże się z ułożeniem realizowanych procesów wg określnych wewnętrznie zasad, które muszą zostać zapisane, oraz praktykowane przez zespół realizujący dany proces. Koncepcja Lean office dąży do standaryzacji wykonywanych procesów i eliminacji marnotrawstwa.
Wybór powyższych narzędzi Lean Office nie jest przypadkowy. Stanowią podstawę wdrażania koncepcji Lean.
Dodatkowo do zestawu narzędzi Lean, możemy dodać sesję rozwiązywania problemów, która stanowi kolejny poziom rozwoju organizacji, gdzie jasno mówi się
o problemach oraz stara się przy pomocy najlepszej wiedzy oraz dostępnych narzędzi, wyeliminować problemy w taki sposób, żeby nie powracały w przyszłości.
W brew powszechnym przekonaniom firmom usługowym, Lean Management jest bardzo potrzeby ze względu na jasno zdefiniowany systemem zarządzania oraz ogromny potencjał w podnoszeniu efektywności procesów realizowanych
w organizacji.
Lean Czy Six Sigma? Kurs lean office
Często można natknąć się na dyskusję, która metoda zarządzania, wsparcia biznesu jest efektywniejsza czy Six Sigma czy Lean Office. Nie ma prawidłowej odpowiedzi na to pytanie. Należy kierować się wyłącznie zdrowym rozsądkiem oraz potrzebami organizacji. Szybkie wdrożenia kaizen lean, dedykowane są dla organizacji potrzebujących szybkich wzrostów w dużej dynamice, nastawionych na realizację krótkoterminowych celów, tzw. quick winów. W przypadku dużych organizacji lub globalnych celów biznesowych opisanych przy pomocy Liczba, Danych oraz Faktów zaleca się wykorzystywanie metody Six Sigma skupionej na głębokiej analizie rozwiązywanego problemu. Analiza z pozoru jest czasochłonna oraz wymagająca dużych nakładów pracy, jednak zysk jest znacznie wyższy, niż podczas stosowania standardowych narzędzi z zakresu Lean.
Jeśli zainteresowałeś się powyższym artykułem i widzisz potencjał wprowadzenia Lean Office u siebie w organizacji, jest nam niezwykle miło. Zapraszamy Cię również do przeczytania pozostałych artykułów, na których m.in. dowiesz się jak wprowadzić i rozwinąć system zgłaszania pomysłów, który zwiększy Twoją efektywność.
https://leanpartner.pl/system-sugestii-pracowniczych-kaizen/
Nasz autorski system sugestii funkcjonuje w szeregu organizacji, zarówno tych produkcyjnych jak i usługowych.
Zapraszamy do kontaktu.
