Lista kontrolna - najważniejsze informacje, czym jest lista kontrolna?
Lista kontrolna to podstawowe narzędzie wspomagające proces oceny. Często rozumiana jest jako lista sprawdzająca np warunki bezpieczeństwa oraz higieny pracy w bardzo prosty i przejrzysty sposób. Proces samego tworzenia list kontrolnych nie wymaga dodatkowego wsparcia oraz szkolenia. Aktualnie listy kontrolne rozpowszechnione są w każdym z obszarów życia, zarówno prywatnym, jak i biznesowym.
Stosowanie checklist zarówno w życiu prywatnym, jak i biznesie daje dużo wartości dodanej, a tym samym korzyści. Pamiętając, że lista powinna być wykonana w sposób najbardziej prosty i zrozumiały dla odbiorcy.
Zalet listy kontrolnej nie sposób wszystkich wymienić. Pozwala usystematyzować proces planowania, kontroli przebiegu danego procesu, jak również stanowi doskonałe narzędzie weryfikacji końcowej. Zebrana w jednym miejscu lista kontrolna pytań, wspomaga wiele procesów, począwszy od procesu audytowania kontrolowanego obszaru/procesu, skończywszy na kontroli bezpieczeństwa pracy.
Dzisiejsza lista kontrolna zestawia poszczególne typy list. Poniżej, jedynie garstka najczęściej spotykanych:
- wykaz kontrolny,
- lista kontrolna przyjęcia towaru,
- lista kontrolna utrzymania czystości w toaletach,
- lista zadań,
- lista zakupów.
Skończywszy na szczegółowej liście kontrolnej dedykowanej wąskim specjalnością:
- lista kontrolna rozpoczęcia procesu startu statku powietrznego
Kluczowe elementy listy kontrolnej
Lista kontrolna wykorzystywana jest przez każdego z nas w życiu codziennym. Najprostszymi listami kontrolnymi, są te zawierające zestaw prostych pytań lub list zadań do realizacji.
Lista kontrolna powstała w ubiegłym wieku w latach 60, gdzie listy kontrolne zyskały dużą popularność. Aktualnie listy kontrolne wykorzystywane są w każdej gałęzi gospodarki począwszy od transportu publicznego, skończywszy na branży produkcyjnej. Pilot samolotu za każdym razem, przed startem ma obowiązek przejść przez szereg pytań, zgodnie z kontrolą kluczowych parametrów. Wszystkie listy gromadzą w sobie szereg ważnych informacji kluczowych z perspektywy użytkownika.
Stosowanie checklist można zaobserwować również w obszarze produkcji. Sporządzenie listy kontrolnej wymagane jest podczas realizacji projektów. Cyklicznie sprawdza się proces realizacji kamieni milowych, korzystając z uprzednio przygotowanej listy kontrolnej. Wszystkie listy kontrolne powinny stanowić integralną część standardu obowiązującego wewnątrz organizacji. Doskonałym przykładem zastosowania list kontrolnych jest proces wdrożenia systemu 5S, gdzie ostatni z etapów – samodyscyplina wymaga od pracowników przestrzegania konkretnych zasad, weryfikowanych przy pomocy głównej listy kontrolnej, jaką jest arkusz audytu 5S. Skuteczność listy kontrolnej polega na jej prostocie oraz czytelności dla każdego z jej użytkowników.
Gotowe szablony list kontrolnych dostępne są w sieci. Prawidłowo przygotowana lista kontrolna, pozwala na szybki oraz efektywny proces weryfikacji np oceny pracy, kontroli pracy czy też realizacji zadania.
Jak stworzyć listę kontrolną?
Większość list kontrolnych, które dostępne są w sieci, stanowią zestaw pytań lub listę kroków występujących w danym obszarze funkcjonalnym. Wspomniana wcześniej Checklista ma formę listy konkretnych pytań na które zazwyczaj oczekiwana jest odpowiedz w formie TAK lub NIE. W przypadku np. oceny pracy pracownika, często stosuje się punktową lista kontrolną w przedziale 0-5.
Kompletna lista kontrolna, stanowi integralny element weryfikacji danego standardu. Lista kontrolna sprawdza się właściwie na każdym etapie realizacji zadań. Zarówno w życiu codziennym, wykorzystując pomocnicze listy kontrolne do sprawdzenia produktów, które zakupiliśmy w sklepie czy są zgodne z naszymi wcześniejszymi planami oraz listą zakupów. Jak i w organizacjach, gdzie pracujemy np. w zarządzaniu projektami.
Kiedy zaczynamy planować dane działania, można mieć listy różnych czynności oraz zadań. Najważniejsze w całym procesie realizacji jest systematyka i cykliczność wykorzystywania list kontrolnych. Checklista pozwala wykonywać zadania zgodnie ze standardem, pomimo zmęczenia, stresu czy natłoku innych zadań. Skuteczność listy zależy od jej złożoności, im prostsza i bardziej czytelna, tym lepsza. Dzięki liście kontrolnej możemy w jasny i transparentny sposób kontrolować postęp prac oraz realizacji i przestrzegania standardów obowiązujących w danym procesie czy na stanowisku pracy.
Jeśli zainteresował Cię temat opisujący zagadnienie listy kontrolnej, zapraszamy Cię do przeczytania pozostałych artykułów, na których m.in. dowiesz się jak wprowadzić i rozwinąć system zgłaszania pomysłów, który zwiększy Twoją efektywność.
https://leanpartner.pl/system-sugestii-pracowniczych-kaizen/
Nasz autorski system sugestii funkcjonuje w szeregu organizacji, zarówno tych produkcyjnych jak i usługowych.
Zapraszamy do kontaktu.
