Problem Solving – praktyczne rozwiązywanie problemów
W tradycyjnym podejściu rozwiązywanie problemów to szukanie wyjścia z trudnej sytuacji w danej chwili lub w związku z wydarzeniem. Jest to często tzw. gaszenie pożarów bez uczenia się na błędach.
Było źle, jest dobrze i po temacie. Nic bardziej mylnego.
W warunkach działania przedsiębiorstw czy firm o różnym profilu podejście tradycyjne skutkuje stratami, które w wielu przypadkach decydują o ich być albo nie być na rynku.
Lean zmienia takie podejście o 180 stopni. Pomagają temu narzędzia wchodzące
w skład podejścia Problem Solving czyli Praktycznego Rozwiązywania Problemów.
Są to min. burza mózgów, Rybia ość (ISHIKAWA), 5 x Dlaczego (5xWHY), 5W2H, 8D czy A3. Narzędzia te nie tylko zmieniają podejście do przyczyny powstawania problemu, ale również prowadzą do wnikliwej analizy przyczyny źródłowej. Użycie tych narzędzi często przenosi ciężar działań poprawiających procesy w obszar, który nie był traktowany jako ten, w którym powstał problem.
W przypadku identyfikacji w firmie wielu problemów, dzięki narzędziom Problem Solving jesteśmy w stanie wybrać tematy, którymi zajmiemy się w pierwszej kolejności tzw. TOP3.
Narzędziem, który pozwoli nam usystematyzować wszystkie działania prowadzące do rozwiązania problemów, jest podejście PDCA jako jedna z najskuteczniejszych form zapisu i śledzenia realizacji zadań.
Problem solving - lista szybkich, skutecznych i podstawowych narzędzi w raz z ćwiczeniami, które warto zapamiętać
1. Flow Chart (Schemat Blokowy)
Opis i zastosowanie
Schemat blokowy to graficzne przedstawienie procesu poprzez różne kształty symbolizujące kroki i decyzje. Ułatwia analizę, optymalizację i standaryzację procesów.
- Produkcja – analiza linii produkcyjnej, wykrywanie wąskich gardeł.
- Logistyka – optymalizacja ścieżek dostaw i zarządzanie magazynem.
- Biuro – mapowanie obiegu dokumentów lub procesów decyzyjnych.
Ćwiczenie
Wybierz jeden proces w swojej firmie i narysuj schemat blokowy. Sprawdź, gdzie można go usprawnić.
2. Cause & Effect Diagram (Diagram Przyczynowo-Skutkowy, Ishikawy)
Opis i zastosowanie
Pomaga znaleźć źródła problemów poprzez analizę czynników wpływających na wynik (np. „5M” – Maszyna, Metoda, Materiał, Człowiek, Środowisko).
- Produkcja – analiza przyczyn defektów.
- Logistyka – rozwiązywanie problemów z opóźnieniami w dostawach.
- Biuro – identyfikacja źródeł błędów w dokumentacji.
Ćwiczenie
Zorganizuj burzę mózgów, aby zidentyfikować przyczyny problemu w swoim dziale. Narysuj diagram Ishikawy.
3. Control Charts (Wykresy Kontrolne)
Opis i zastosowanie
Graficzne narzędzie do monitorowania jakości i stabilności procesu poprzez analizę zmienności.
- Produkcja – kontrola wymiarów produktu w procesie produkcyjnym.
- Logistyka – śledzenie wahań czasów dostaw.
- Biuro – monitorowanie terminowości realizacji zadań.
Ćwiczenie
Zbierz dane z ostatnich miesięcy dla wybranego procesu i stwórz wykres kontrolny. Określ, czy proces jest stabilny.
4. Check List (Lista Kontrolna)
Opis i zastosowanie
Prosta lista punktów do sprawdzenia, która zapewnia kompletność i poprawność wykonywanych zadań.
- Produkcja – lista kontrolna jakości przed wysyłką produktu.
- Logistyka – lista kontrolna zawartości przesyłek.
- Biuro – checklisty do sprawdzania kompletności dokumentów.
Ćwiczenie
Stwórz listę kontrolną dla wybranego procesu i przetestuj ją przez tydzień.
5. Histogram
Opis i zastosowanie
Wykres słupkowy pokazujący rozkład danych, np. częstotliwość występowania wartości.
- Produkcja – analiza ilości defektów na zmianę.
- Logistyka – rozkład czasów dostaw.
- Biuro – analiza liczby zgłoszeń do działu HR.
Ćwiczenie
Zbierz dane z ostatniego miesiąca dotyczące np. liczby zgłoszeń błędów i stwórz histogram.
6. Pareto Chart (Diagram Pareto)
Opis i zastosowanie
Metoda 80/20 – pomaga zidentyfikować kluczowe problemy, które mają największy wpływ.
- Produkcja – identyfikacja najczęstszych przyczyn awarii.
- Logistyka – analiza błędów w dostawach.
- Biuro – określenie najczęstszych przyczyn błędów w dokumentach.
Ćwiczenie
Zbierz dane o problemach w swojej firmie, uporządkuj je malejąco i stwórz wykres Pareto.
7. Scatter Plot (Wykres Rozrzutu)
Opis i zastosowanie
Pozwala znaleźć zależności między dwiema zmiennymi.
- Produkcja – zależność między temperaturą maszyny a jakością produktu.
- Logistyka – wpływ liczby dostawców na czas realizacji zamówień.
- Biuro – korelacja między ilością pracy a liczbą błędów.
Ćwiczenie
Zbierz dane i stwórz wykres rozrzutu, analizując np. zależność między liczbą zgłoszeń a czasem ich rozwiązania.
