Co to jest Standaryzacja? Definicja, przykłady

Standaryzację można zdefiniować jako wykonywanie danego procesu w sposób najbardziej efektywny, biorąc pod uwagę koszty, jakość oraz czas. Jednym z podstawowych narzędzi Lean Management oraz Lean Manufacturingu (szczupłej produkcji) jest właśnie standaryzacja, która wspiera procesy poprawienia jakości pracy w danym przedsiębiorstwie.

Trzeba pamiętać, że standaryzacja pracy nie jest usztywnieniem a jest to proces ciągłego doskonalenia i dynamicznych zmian.

Dlaczego organizacja miejsca pracy jest taka ważna?

Miejsce pracy przygotowane w odpowiedni sposób to klucz do dobrze wykonanych zadań. Na efektywność i jakość pracy wpływa wiele czynników takich jak bezpieczeństwo, ergonomia oraz odpowiednia organizacja.

W metodach Lean Management to właśnie 5S jest jednym z narzędzi zajmujących się organizacją pracy. System 5S wziął swą nazwę od 5 japońskich słów, które mają swoje znaczenie, a kolejność postępowania nie jest przypadkowa: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu i Shitsuke. W tłumaczeniu oznaczają: Sortowanie, Systematykę, Sprzątanie (inspekcję), Standaryzację i Samodyscyplinę.

Poniżej znajduje się wyjaśnienie każdego z pięciu „S”

• Sortowanie (Seiri). Pierwszym etapem procesu jest skupienie się na oddzieleniu wszystkiego, co w danym miejscu i momencie jest niepotrzebne do wykonania zadania. Sortowany sprzęt, narzędzia, materiały są dzielone na 3 kategorie: potrzebne – zostają na stanowisku pracy,
  niepotrzebne – usuwamy,
  a te – co do których nie jesteśmy pewni – umieszczamy w kwarantannie, czyli miejscu gdzie podjęta zostanie decyzja przez zespół po pewnym określonym czasie.

Często akcji segregacji towarzyszy tzw. czerwona etykieta, która pomaga w oznaczeniu przedmiotów z kategorii „niepotrzebne” oraz „nie jesteśmy pewni”. W branżach usługowych, które przetwarzają dane, „taguje” się zbiory danych i podejmuje decyzję o ich dalszym losie. 

• Systematyka (Seiton).  „Miejsce na wszystko i wszystko na miejscu”. Krok ten polega na zorganizowaniu miejsca na wszystkie przedmioty, które pozostały na miejscu pracy po akcji sortowania oraz na skutecznym ich przechowywaniu. Najczęściej korzysta się podczas wdrażania z kategoryzacji przedmiotu potrzebnego – Metoda ABC. 

Co jest celem standaryzacji?

Celem zwykle jest standaryzacja stanowisk miejsc pracy jak i zarówno wdrożenie standaryzacji jakościowej. W standaryzacji stanowisk ważne jest żeby:

• Wyeliminować zbędne czynności w pracy 
• Spowodować wzrost wydajności pracy
• Znaleźć punkt odniesienia do poziomu produkcji per dzień
• Ustalić podstawę szkoleń dla pracowników 
• Poprawienie jakości produkcji

Punktów, które są istotne w standaryzacji, jest oczywiście o wiele więcej.

Standaryzacja miejsca pracy może poddać normalizacji wszystkie powtarzalne procesy oraz może je opisać. Nie należy wykluczać też procesów cyklicznych ani powtarzających się w większym interwale czasowym – je również poddajemy standaryzacji. Podobnie sprawa się ma przy procesie powtarzalnym dla firmy a nie dla danego pracownika, który daną pracę może wykonać tylko raz a cały proces w skali miesięcy będzie powtarzalny dla innych pracowników. Dlatego tak ważne jest implementowanie pracy standaryzowanej, ponieważ będzie miała ona duży i zauważalny wpływ w działaniach wyznaczania standardów kolejności prac oraz używanych narzędzi czy maszyn, ułatwiania rozwiązywania problemów, stabilizacji warunków wykonywanych prac oraz w skróconym czasie wdrożenia nowego pracownika. 

Krótko podsumowując standaryzacja pracy pomaga uzyskać nam lepsze wyniki. Dzięki analizowaniu procesów w firmie zaczynamy dostrzegać pewne nieprawidłowości, których eliminacja przekłada się na rozwój biznesu.

Standaryzacja zapewnia, że wszystkie procesy zachodzące w naszej firmie  przebiegają tak wydajnie, jak to możliwe. Ponadto łatwiej jest mierzyć stan metryk, procesów i zakresu pracy, odwołując się do standardu odgórnego. Wdrożenie standaryzacji znacząco skraca czas wprowadzania nowych pracowników, poprawiając tym samym  płynność przepływów w firmie, eliminując odchylenia spowodowane częstymi rotacjami personelu, a ponadto przyspiesza specjalizację na danym stanowisku.

Standaryzacja to także okazja do dowiedzenia się, jakie pracownicy mają opinie na temat ich pracy, przedyskutowania ich z nimi i zbudowania relacji z firmą.

Etapy wdrożenia płynnie standaryzacji pracy:

• Zidentyfikuj kluczowe działania dla danego obszaru
• Nadaj priorytet wyznaczonym działaniom
• Wybierz zespół współpracowników, którzy opracują drogę postępowania
• Obserwuj bieżące procesy, identyfikuj różnice w podejściu, jak to działa i szukaj możliwości optymalizacji
• Osiągnij porozumienie co do najlepszych praktyk
• Udokumentuj wyniki w prosty i intuicyjny sposób
• Zorganizuj szkolenia dotyczące nowych standardów pracy
• Skutecznie monitoruj, rozwiązuj problemy, spełniaj standardy i wprowadzaj ulepszenia zgodnie z cyklem PDCA

Jakie są przeszkody we wdrażaniu standardów?

Przyzwyczajenie i nawyk są zwykle dużą barierą do wprowadzania zmian. Wprowadzenie standaryzacji przy użyciu 5S często owocuje całkowitymi zmianami działań dotychczasowych (rozmieszczenie stanowisk, maszyn czy nawet sposobów wykonywania danego procesu). Istotne jest słuchanie pracowników jako ekspertów w swojej dziedzinie. Zbudowanie odpowiedniej atmosfery owocuje większą produktywnością oraz zaangażowaniem pracowników w działania firmy. Wprowadzenie filozofii Kaizen przyczyni się do pozytywnych zmian.