Audyt wewnętrzny czym jest? Rodzaje oraz cel audytów
Czym jest audyt wewnętrzny?
Audyt wewnętrzny jest jednym z najlepszych narzędzi służących do ciągłego doskonalenia organizacji. Audyt wewnętrzny dostarcza wiedzę z pierwszej ręki wewnątrz czy wszystko działa zgodnie z założeniami. Często bywa tak, że oceny wyników audytu interpretowana jest jak wyrocznia. Zgodnie z założeniami audyt wewnętrzny ma służyć jako narzędzie wspomagające proces rozwoju organizacji wg wewnętrznych zasad zarządzania panujących w organizacji. Nigdy nie powinien stanowić funkcji kontroli zakładu i doprowadzać do patologicznych zachowań nic nie wnoszących do organizacji systemów zarządzania jakością oraz system pracy.
Jakie są różnice kryją się pomiędzy audytem, a kontrolą?
Audyt wewnętrzny – jest to weryfikacja zgodności stanu obecnego w oparciu o Liczby, Dane oraz Fakty. Celem audytu jest identyfikacja zgodności z zadanymi parametrami audytu. Podstawą audytu jest weryfikacji systemu zarządzania, nie ocena pracy ludzi
i doszukiwanie się niezgodności.
Kontrola procesu -służy kontroli wewnętrznej niezgodności w procesie.
Celem systemów kontroli jest znaleźć jak najwięcej odstępstw od normy oraz wyciągnąć z tego tytułu konsekwencję. Często sam proces kontroli przebiega
w nieformalnych warunkach jako niezapowiedziana kontrola nastawiona na znalezienie błędów oraz odstępstw.
Rodzaje audytu
Występuje kilka rodzajów auditów wewnętrznych. Poniżej opiszemy rodzaje audytu wewnętrznego:
Audyt wewnętrzny – inaczej znany pod nazwą auditu pierwszej strony lub audyt wewnętrzny procesu . Najczęściej przeprowadzany jest przez wcześniej przygotowanych auditorów wewnętrznych i służy do oceny systemów kontroli. Zazwyczaj sam zakresie audytu jest wcześniej znany. Często jednym z elementów tego typu auditów jest weryfikacja dokumentacji systemu zarządzania.
Audyt dostawcy – inaczej znany jako audyt drugiej strony. Audyt polega na weryfikacji dostawcy w celu oceny jego zdolności jakościowych. Często sam audyt prowadzony jest wg ściśle określonych norm iso oraz systemów kontroli wewnętrznej procesu
i produktu stanowiącego bazę audytu. Zazwyczaj taki audyt przeprowadzają określone komórki audytu wewnętrznego maję w swoim zakresie tego typu działania. Zwykle są to inżynierowie jakości lub procesu występujący w funkcji audytorów.
Audyt certyfikujący – inaczej znany pod nazwą audytu trzeciej strony. Taki audyt przeprowadzany jest przez niezależną jednostkę organizacyjną w danym obszarze systemu organizacji. Stanowi podstawę do certyfikacji audytowanej organizacji.
Elementy wewnętrznego systemu zarządzania w dynamicznie rozwijającej się organizacji.
Kiedy audytować organizację?
- Pierwsza zasada przeprowadzania auditów systemu mówi o cykliczności
i regularności prowadzenia audytów. Powinno się przygotować plan na cały rok, takie zarządzanie programem audytów pozwala na rutynowe działanie zgodne
z wcześniej przygotowanym rocznym planem audytów - W przypadku, gdy wdrożono nowy produkt lub proces do organizacji.
- Podczas optymalizacji istniejących procesów, dobra praktyka auditu wewnętrznego mówi wyraźnie, iż taki proces należy audytować w zakresie audytu wewnętrznego .
- Kiedy w organizacji wystąpił problem związany z zagrożeniem bezpieczeństwa pracy pracowników zazwyczaj zasady wewnętrzne firmy stanowią, iż należy przeprowadzić powtórny audyt.
- W maksymalnie miesięcznym odstępie czasu od ostatniego audytu zakończonego niedostatecznie dobrym wynikiem. Kolejny audyt wewnętrzny pomaga wdrożyć korekty z poprzedniego audytu i wyciągnąć wnioski.
Jak wygląda audyt?
Audyt wewnętrzny systemów zarządzania jakością lub procesu może przyjmować różne formy. Najczęściej jest to wywiad z pracownikiem pracującym z danym produktem. Często, też zespół audytu wewnętrznego skupia się na dokumentacji procesu i weryfikuje jej zgodność z założonymi wymaganiami oraz wymaganiami normy iso. Do przeprowadzania auditów wewnętrznych najczęściej kieruje się pracowników z komórek związanych z zapewnieniem jakości oraz procesu.
W jakim celu powinniśmy przeprowadzać audyty?
Celem auditu jest stwierdzenie zgodności oraz ciągły rozwój organizacji.
W obszarze systemu zarządzania audyt wewnętrzny to doskonałe narzędzie stanowiące pierwszy krok przed każdym audytem zewnętrznym.
Samo wdrożenia systemu zarządzania oraz zrozumienie wymagań norm stanowi ogromną wartość dla organizacji.
Audit systemu zarządzania z transpa
Cel mniej więcej już znacie: stwierdzenie zgodności plus ciągły rozwój.
Nie mniej jednak istnieją bardziej prozaiczne powody przeprowadzania audytów i nie można się tego wstydzić.
Audyty to przede wszystkim świetne narzędzie prewencyjne, aby uniknąć niezgodności w produkcie lub usłudze. Poprzez audyt, możesz zweryfikować czy ludzie dobrze rozumieją wymagania oraz czy proces przeprowadzany jest zgodnie
z tymi wymaganiami.
Jest to sposób na sprawdzenie również zrozumienia wymagań odnośnie samego produktu lub usługi w organizacji. Nie zawsze to co jest zapisane w specyfikacjach
czy dokumentacji rozumiane jest w ten sam sposób przez wszystkich. W zasadzie nigdy się tak nie dzieje :).
W końcu audyt wewnętrzny to świetne narzędzie aby uchronić się przed wpadką na audycie zewnętrznym klienta lub trzeciej strony np. audycie certyfikującym na ISO 9001:2015. Dużo lepiej jest znaleść niezgodność wcześniej, wdrożyć odpowiednie akcję i mieć „święty spokój” w trakcie audytów zewnętrznych.
