Mapowanie procesów

Share on facebook
Share on linkedin
Mapowanie procesu to wizualizacja graficzna kroków procesu w organizacji. Celem mapowania jest identyfikacja, a zarazem eliminacja do minimum, miejsc występowania marnotrawstw w analizowanym przebiegu procesu.

Mapowanie procesów - jak stworzyć dobrą mapę procesów

Mapowanie procesu to wizualizacja graficzna kroków procesu w organizacji. Tworzenie mapy procesu pozwala na pokazanie pomiędzy poszczególnymi działami 
w organizacji, zależności oraz odpowiedzialności za dany krok. Mapowanie procesów umożliwia na etapie tworzenia mapy opisanie istotnych procedur, instrukcji, elementów procesu, które wchodzą w skład mapowanego procesu.

Analiza procesów jest elementem niezbędnym i początkowym, podczas każdej inicjatywy mającej na celu wprowadzenie zmian w zakresie zarządzanie procesami
w przedsiębiorstwie. Zazwyczaj stanowi pierwszy krok na ścieżce optymalizacji procesów.

Mapa procesu

Cel mapowania procesów

Celem mapowania jest identyfikacja, a zarazem eliminacja do minimum, miejsc występowania marnotrawstw w analizowanym przebiegu procesu.

Szczegółowa mapa procesu nie może być celem samym w sobie. W skutecznym mapowaniu procesów, celem analizy jest zaprojektowanie i wdrożenie takiego przepływu procesu, w którym skupiamy się na dodawaniu wartości i ciągłej identyfikacji i eliminacji marnotrawstwa w analizowanej mapie przebiegu procesów biznesowych.

Pierwsze mapowanie procesu w zależności od przyjętej koncepcji mapy procesów, może obejmować wszystkie obszary zarządzania, bądź tylko wybrany obszar funkcjonalny organizacji. Wykonywane ćwiczenie ma za zadanie zrozumienie procesów realizowanych w organizacji w szerszym aspekcie powiązań pomiędzy procesami mapowanymi. Mapy procesów zapewniają wizualizację procesu w tym procesu głównego realizowanego w organizacji. Pomagają zespołom w burzach mózgów i zapewniają bazę do dyskusji na temat usprawnień i optymalizacji procesów.

Symbole mapy procesu - legenda

Podstawowa mapa procesu – diagram procesu zawiera następujące symbole mapy procesu:

Schemat blokowy

Równoległobok – symbol informujący o przepływie informacji lub materiału wejściowego lub wyjściowego do procesu 

Prostokąt – symbol mapy procesu określający aktywności– zawiera opis etapu procesu realizowanego w danym kroku

Romb – symbol decyzyjny – oznacza punkt, w którym podejmuje się kluczowe decyzje dla realizowanego procesu

Elipsa – symbol oznaczający punkt rozpoczęcia startu oraz wyjścia procesu

Strzałka – symbolizuje połączenie kluczowych elementów procesu

Jak stworzyć mapę procesów?

Wyróżniamy dwa podstawowe najczęściej wykorzystywane typy map procesów:

  • Mapę stanu obecnego określająca aktualną sytuację w przedsiębiorstwie
  • Mapa stanu przyszłego obrazuje stan oczekiwany po wdrożeniu usprawnień w mapowanym procesie.

Mapa procesów tworzona jest najczęściej w formie wizualnej przy pomocy kartki papieru oraz ołówka. Jednak by móc wykorzystywać tak podstawowe narzędzia, trzeba dysponować nabytą wiedzą dotyczącą metody mapowania. Obecnie wykorzystuje się bardzo często aplikacje wspierające proces mapowania.

Podstawowe, najczęściej stosowane narzędzia dedykowane realizacji mapowania procesów to:

Podstawowe rodzaje mapowania procesów biznesowych wykorzystane na co dzień przez szereg organizacji.

Poniżej przedstawiamy różne rodzaje map procesów wykorzystywane w różnych sektorach biznesowych oraz aktualnej potrzeby organizacji. Wykorzystywane w zależności od realizowanego zakresu procesu w danej organizacji.

Diagram przepływu nazywany również schematem blokowym powiązań, służy do wizualnej prezentacji procesu. Jest najprostszą formą mapowania procesów. Zastosowanie prostego diagramu procesu biznesowego, umożliwia w jasno przedstawiony sposób, rozpoznanie właściwej kolejności zdarzeń krok po kroku w logicznej sekwencji kroków procesu.

VSM (Mapowania strumienia wartości) jest dogłębna analiza procesów zachodzących w firmie. Zazwyczaj VSM wykorzystywany jest w firmach produkcyjnych do rozbudowanej wizualizacji analizowanego procesu firmy. Graficzne przedstawienie procesu ma na celu dostarczenie szerokiego wachlarza informacji począwszy od wymagań klienta jego dostawców, aż do kompleksowej analizy procesu produkcyjnego.

Makigami (japońskie słowo oznaczające „rolkę papieru”) wizualizuje przebieg mapowanych procesów, w których produkt lub usługa nie są od razu widoczne. Mapowanie procesów metodą Makigami wykonywane jest najczęściej w procesach administracyjnych lub usługowych.

Sesja Makigami to potężny i interaktywny sposób rejestrowania funkcjonowania procesu. Tego, co tak naprawdę dzieje się w organizacji. Skutecznie narysowana mapa procesu stanowi jasny obraz poszczególnych etapów procesu. Wynik mapowania procesów metodą Makigami przedstawia wykorzystane informacje, wymagany czas, etapy wartości dodanej i straty w sposób jasny dla odbiorcy.

Mapowanie procesów BPMN inaczej nazywane notacją modelu procesu biznesowego, to metoda schematu blokowego – diagramu procesu, która przedstawia kroki planowanego procesu biznesowego. Narzędzia mapowania procesów takie jak BPMN w jasny i transparentny sposób pozwalają przedstawić szczegółową sekwencję podejmowanych działań biznesowych sprawiając, że proces mapowania staje się przyjemny i zrozumiały dla większości osób. Dzięki mapowaniu procesów metodą BPMN odbiorca, poprzez standardowe diagramy procesu jest w stanie w szybki sposób zrozumieć etapy mapowania procesów nie skupiając się w dużej mierze na metodzie, lecz na omawianym procesie, rysując diagram przepływu procesu.

Mapowanie procesów krok po kroku

8 kroków mapowania procesów

  1. Mapa procesu powinna określać wymagania oraz potrzeby klienta
  2. Narysuj przebiegu procesu – diagram przepływu procesu
  3. Wybierz dane oraz wskaźniki, które stanowią podstawy zarządzania procesami, które mapujesz
  4. Przejdź przez proces, zbierz informacje, dane nt. zapasów i kolejek. Automatyzacja procesów biznesowych może stanowić wsparcie w tym kroku
  5. Wypełniej bloki danych – skorzystaj z szablonów map procesów
  6. Poprzez mapę procesu zwizualizuj przepływ
  7. Zaprezentuj przepływ dotyczący informacji
  8. Podsumuj zakres mapowanego procesu (wartość dodana vs. lead time, koszty itp)

Jeśli zainteresował Cię temat mapowania procesów, zapraszamy Cię do przeczytania pozostałych artykułów, na których m.in. dowiesz się jak wprowadzić i rozwinąć system zgłaszania pomysłów, który zwiększy Twoją efektywność.

https://leanpartner.pl/system-sugestii-pracowniczych-kaizen/

Nasz autorski system sugestii funkcjonuje w szeregu organizacji, zarówno tych produkcyjnych jak i usługowych.

Zapraszamy do kontaktu.

Nasze wdrożenia

Lean w branży automotive

Optymalizacja 2 linii zrobotyzowanego spawania. Dzięki wdrożonym zmianom dostawca może sprostać zmienności w zamówieniach klienta i produkować zgodnie z zasadami JIT. Projekt wygenerował 2 500 000 zł zysku.

Lean w logistyce – transport kontenerów morskich

Realizacja business case’u polegającego na zmniejszeniu kosztów załadunku i rozładunku statku oraz umożliwieniu składania większej liczby zamówień na transport morski.
Osiągnięto cel projektu w zakładanym czasie i zwrocie inwestycji 200k USD + 35% wzrost sprzedaży cargo.

Lean w produkcji – armatura sanitarna

Optymalizacja linii montażowej zaworów.
Dzięki wdrożonym zmianom bazującym na koncepcji Lean Manufacturing udało się znacząco obniżyć koszty wytwarzania produktów zwiększając produktywność średnio o 45 % .
Projekt wygenerował 450 000 zł zysku / rok.

Lean w usługach – branża bankowość, finanse

Skrócenie czasu odpowiedzi na zgłoszenia Klientów o 30%. Zwiększenie wydajności procesu o 40% dzięki zastosowaniu narzędzi Lean Managament. Wzrost zaangażowania pracowników w proces optymalizacji dzięki KAIZEN. Wzrost satysfakcji Klientów przekładający się poziom sprzedaży.

Lean w logistyce – centrum usług logistycznych

Zwiększenie rotacji zapasów o 34%.
Poprawienie efektywności operatorów na magazynie o 63%. Uwolnienie zapasów nierotujących o 9,6 MLN zł.
Skrócenie czasu wdrażania Lead Time dla nowych produktów (Time to market) o 130%. Projekt wygenerował 12 MLN zł zysku / rok.

logistyka

Lean w logistyce – branża produkcja nisko- i wysokoseryjna

Projekt dla klienta z branży produkcyjnej w zakresie logistyki wewnętrznej. Skrócenie czasów przestojów produkcyjnych związanych z niedoborem komponentów na stanowiskach pracy o 50%. Powołanie na nowo funkcji LEAN TEAM z przedstawicieli wszystkich współpracujących działów.

branża bpo

Lean w usługach – branża BPO Assistance / Call Center

Podniesienie rentowności, produktywności bez zwiększenia tempa pracy. Skrócenie czasu rozmowy potrzebnego do zawarcia porozumienia o 32%.
Skrócenie czasu oczekiwania Klienta na rozmowę do 3 sygnałów (IN). W ramach projektu osiągnięto zysk w wysokości 2 mln zł.

Zapisz się do newslettera!

Zapisz się i bądź na bieżąco z artykułami
i wydarzeniami Lean.

Praktyczne warsztaty

Certyfikacje Lean Six Sigma

Ciekawe artykuły

warta logo
Warta referencje

„We wrześniu 2016 i oku w Katowicach, pracownicy Warty uczestniczyli w warsztatach Lean Champions „Lean Management i KAIZEN” zorganizowanym przez firmę LEAN Partner.

Szkolenie zostalo przeprowadzone w bardzo dynamicznej formie. Zestawy pojęć teoretycznych były umiejętnie przeplatane warsztatami, realizując tym samym praktyczne zastosowanie poznanych teorii. Dzięki temu, uczestnicy byli zaangażowani i chętni do pracy. Należy podkreślić, że dużą rolę odegrali sami trenerzy, którzy z dużą swobodą przekazywali wiedzy i dbali o dobrą atmosferę szkolenia.

Warsztat został przygotowany i przeprowadzony zgodnie z wcześniejszym ustaleniem, dokładnie pod zamówienie Warty spełnił oczekiwania wszystkich uczestników w części merytorycznej oraz warsztatowej.

Ogromnym atutem warsztatów okazała się możliwość poznania praktycznego wykorzystania metodyki LEAN w firmie Bombardier. To świetny pomysł na spotkanie z praktykami i możliwość zadania pytań managerom stosującym na co dzień z sukcesem metodologię LEAN.

Wszystkim zainteresowanym wprowadzeniem metodologii LEAN polecamy szkolenie i warsztaty prowadzone przez LEAN Partner.

To bardzo dobra inwestycja oraz gwarancja jakości szkolenia.”

Beata Jaczewska, Koordynator

Jarosław Paćko, Dyrektor, Towarzystwo ubezpieczeń i reasekuracji  Warta S.A, branża ubezpieczeniowa