Mapowanie procesów - jak stworzyć dobrą mapę procesów
Mapowanie procesu to wizualizacja graficzna kroków procesu w organizacji. Tworzenie mapy procesu pozwala na pokazanie pomiędzy poszczególnymi działami
w organizacji, zależności oraz odpowiedzialności za dany krok. Mapowanie procesów umożliwia na etapie tworzenia mapy opisanie istotnych procedur, instrukcji, elementów procesu, które wchodzą w skład mapowanego procesu.
Analiza procesów jest elementem niezbędnym i początkowym, podczas każdej inicjatywy mającej na celu wprowadzenie zmian w zakresie zarządzanie procesami
w przedsiębiorstwie. Zazwyczaj stanowi pierwszy krok na ścieżce optymalizacji procesów.
Cel mapowania procesów
Celem mapowania jest identyfikacja, a zarazem eliminacja do minimum, miejsc występowania marnotrawstw w analizowanym przebiegu procesu.
Szczegółowa mapa procesu nie może być celem samym w sobie. W skutecznym mapowaniu procesów, celem analizy jest zaprojektowanie i wdrożenie takiego przepływu procesu, w którym skupiamy się na dodawaniu wartości i ciągłej identyfikacji i eliminacji marnotrawstwa w analizowanej mapie przebiegu procesów biznesowych.
Pierwsze mapowanie procesu w zależności od przyjętej koncepcji mapy procesów, może obejmować wszystkie obszary zarządzania, bądź tylko wybrany obszar funkcjonalny organizacji. Wykonywane ćwiczenie ma za zadanie zrozumienie procesów realizowanych w organizacji w szerszym aspekcie powiązań pomiędzy procesami mapowanymi. Mapy procesów zapewniają wizualizację procesu w tym procesu głównego realizowanego w organizacji. Pomagają zespołom w burzach mózgów i zapewniają bazę do dyskusji na temat usprawnień i optymalizacji procesów.
Symbole mapy procesu - legenda
Podstawowa mapa procesu – diagram procesu zawiera następujące symbole mapy procesu:
Równoległobok – symbol informujący o przepływie informacji lub materiału wejściowego lub wyjściowego do procesu
Prostokąt – symbol mapy procesu określający aktywności– zawiera opis etapu procesu realizowanego w danym kroku
Romb – symbol decyzyjny – oznacza punkt, w którym podejmuje się kluczowe decyzje dla realizowanego procesu
Elipsa – symbol oznaczający punkt rozpoczęcia startu oraz wyjścia procesu
Strzałka – symbolizuje połączenie kluczowych elementów procesu
Jak stworzyć mapę procesów?
Wyróżniamy dwa podstawowe najczęściej wykorzystywane typy map procesów:
- Mapę stanu obecnego określająca aktualną sytuację w przedsiębiorstwie
- Mapa stanu przyszłego obrazuje stan oczekiwany po wdrożeniu usprawnień w mapowanym procesie.
Mapa procesów tworzona jest najczęściej w formie wizualnej przy pomocy kartki papieru oraz ołówka. Jednak by móc wykorzystywać tak podstawowe narzędzia, trzeba dysponować nabytą wiedzą dotyczącą metody mapowania. Obecnie wykorzystuje się bardzo często aplikacje wspierające proces mapowania.
Podstawowe, najczęściej stosowane narzędzia dedykowane realizacji mapowania procesów to:
Podstawowe rodzaje mapowania procesów biznesowych wykorzystane na co dzień przez szereg organizacji.
Poniżej przedstawiamy różne rodzaje map procesów wykorzystywane w różnych sektorach biznesowych oraz aktualnej potrzeby organizacji. Wykorzystywane w zależności od realizowanego zakresu procesu w danej organizacji.
Diagram przepływu nazywany również schematem blokowym powiązań, służy do wizualnej prezentacji procesu. Jest najprostszą formą mapowania procesów. Zastosowanie prostego diagramu procesu biznesowego, umożliwia w jasno przedstawiony sposób, rozpoznanie właściwej kolejności zdarzeń krok po kroku w logicznej sekwencji kroków procesu.
VSM (Mapowania strumienia wartości) jest dogłębna analiza procesów zachodzących w firmie. Zazwyczaj VSM wykorzystywany jest w firmach produkcyjnych do rozbudowanej wizualizacji analizowanego procesu firmy. Graficzne przedstawienie procesu ma na celu dostarczenie szerokiego wachlarza informacji począwszy od wymagań klienta jego dostawców, aż do kompleksowej analizy procesu produkcyjnego.
Makigami (japońskie słowo oznaczające „rolkę papieru”) wizualizuje przebieg mapowanych procesów, w których produkt lub usługa nie są od razu widoczne. Mapowanie procesów metodą Makigami wykonywane jest najczęściej w procesach administracyjnych lub usługowych.
Sesja Makigami to potężny i interaktywny sposób rejestrowania funkcjonowania procesu. Tego, co tak naprawdę dzieje się w organizacji. Skutecznie narysowana mapa procesu stanowi jasny obraz poszczególnych etapów procesu. Wynik mapowania procesów metodą Makigami przedstawia wykorzystane informacje, wymagany czas, etapy wartości dodanej i straty w sposób jasny dla odbiorcy.
Mapowanie procesów BPMN inaczej nazywane notacją modelu procesu biznesowego, to metoda schematu blokowego – diagramu procesu, która przedstawia kroki planowanego procesu biznesowego. Narzędzia mapowania procesów takie jak BPMN w jasny i transparentny sposób pozwalają przedstawić szczegółową sekwencję podejmowanych działań biznesowych sprawiając, że proces mapowania staje się przyjemny i zrozumiały dla większości osób. Dzięki mapowaniu procesów metodą BPMN odbiorca, poprzez standardowe diagramy procesu jest w stanie w szybki sposób zrozumieć etapy mapowania procesów nie skupiając się w dużej mierze na metodzie, lecz na omawianym procesie, rysując diagram przepływu procesu.
Mapowanie procesów krok po kroku
8 kroków mapowania procesów
- Mapa procesu powinna określać wymagania oraz potrzeby klienta
- Narysuj przebiegu procesu – diagram przepływu procesu
- Wybierz dane oraz wskaźniki, które stanowią podstawy zarządzania procesami, które mapujesz
- Przejdź przez proces, zbierz informacje, dane nt. zapasów i kolejek. Automatyzacja procesów biznesowych może stanowić wsparcie w tym kroku
- Wypełniej bloki danych – skorzystaj z szablonów map procesów
- Poprzez mapę procesu zwizualizuj przepływ
- Zaprezentuj przepływ dotyczący informacji
- Podsumuj zakres mapowanego procesu (wartość dodana vs. lead time, koszty itp)
Jeśli zainteresował Cię temat mapowania procesów, zapraszamy Cię do przeczytania pozostałych artykułów, na których m.in. dowiesz się jak wprowadzić i rozwinąć system zgłaszania pomysłów, który zwiększy Twoją efektywność.
https://leanpartner.pl/system-sugestii-pracowniczych-kaizen/
Nasz autorski system sugestii funkcjonuje w szeregu organizacji, zarówno tych produkcyjnych jak i usługowych.
Zapraszamy do kontaktu.
