Metoda 5 Why (5 x Dlaczego) – do czego służy?
Analiza 5 Why (5 razy dlaczego, 5 Whys) to jedna z metod, która pozwala w logiczny i szybki sposób znaleźć potencjalną* przyczynę problemu lub defektu a ściślej mówiąc przyczynę źródłową (ang. the root cause).
- * bardzo ważne! Aby mieć „więcej” pewności, że właśnie wskazana przyczyna jest tą źródłową, należy wykonać więcej analiz niż tylko 5 why. Warto wykonać analizę statystyczną. Tym zajmuje się min. Lean Six Sigma
Taiichi Ohno, twórca Toyota Production System, definiował 5Why jako „naukowe” narzędzie Toyoty, polegające na zadawaniu pytania „Dlaczego?” mając za cel zidentyfikować pierwotną przyczynę problemu. „Naukowość” tej mtedoy polega na przestrzeganiu algorytmu postępowania i wyciąganiu wniosków. Aglorytm zakłada, że:
- Odpowiedzi na pytania „dlaczego” uzyskujesz w Gemba,
- W Gemba zbierasz dane i jesteś uczciwy i nie wymyślasz odpowiedzi „przy biurku”.
Musisz wiedzieć o tym, że często, w sposób naturalny, przy definiowaniu przyczyny problemu podajemy tylko te związane z pierwszym efektem (np. z magazynu nie dowieźli) bez analizy przyczyny źródłowej – głównej przyczyny. Takie działanie, nie daje żadnych gwarancji na to, że problem ponownie się nie wydarzy.
Naturalnym jest również, że stosunkowo rzadko dokonujemy dalszej analizy, sugerując się tym co „znaleźliśmy” tu i teraz. Efekt mylimy z przyczyną problemu a to może prowadzić do błędnego wnioskowania na podstawie raportów np. dotyczących przyczyn postojów.
Dlatego warto sięgnąć po metodę 5 Why z pełną świadomością jakie niesie ze sobą korzyści. Aby ta metoda rzeczywiście miała sens trzeba wiedzieć jak się stosować poprawnie.
5 why jak poprawnie stosować?
Wiemy już, że ta metoda polega na zadaniu sobie co najmniej pięciu pytań „dlaczego”? Wiemy, że metoda ta pozwala krok po kroku zbliżyć się do źródła problemu tzw. podstawowej przyczyny problemu. Czyli:
- Odpowiedź na pierwsze „dlaczego” staje się pytaniem do następnego „dlaczego”.
To trochę jak z pytaniami trzylatka – ciągłe „dlaczego” ? z tą różnicą, że w pewnym momencie musimy uznać że mamy zidentyfikowaną potencjalną przyczynę źródłową.
Rada konsultanta dot. 5 why:
Postaraj się do każdej odpowiedzi zdobyć dowód w sprawie – czyli stosuj metodę faktów i liczb.
Przykład:
- Mamy problem z wydajnością maszyn
- Dlaczego?
- Bo z magazynu nie dowożą na czas odpowiedniej ilości komponentów pod maszynę [dane: wystąpiło to 12:00, 14:00 i 15:20]
- Dlaczego o 12:00
- Bo wtedy zwykle mamy dostawy i pracownicy magazynu jako priorytet mają dostawy
- Dlaczego o 14:00
- Bo wtedy mamy zmianę zmian i zdarza się, że nie mamy gotowego wózka widłowego
- Dlaczego o 15:20
- Bo wtedy najczęściej mamy wysyłki z magazynu i pracownicy traktują je priorytetowo
Zauważ, że wprowadzenie tylko i wyłącznie danych o godzinach…ukierunkowuje sposób dalszej analizy, często pogłębionej lepszej jakościowo. Bez tych szczegółów, analiza zaczyna „krążyć” wokół mniej precyzyjnych odpowiedzi, które uruchamiają kolejne wątki, które nie zawsze są warte uwagi.
Podsumowując:
Dobra jakościowo metoda 5 why wykorzystywana jest jako narzędzie pomocnicze lub uzupełnienie Diagramu Ishikawy, raportu 8D, a także raportu A3.
Metoda ta używana jest najczęściej w automotive (coraz częściej w heathcare czyli medycynie) nawet przez osoby z długoletnim doświadczeniem.
W codziennych analizach nie związanych z w/w narzędziami dobrze „w głowie” zadawać sobie te pytania, aby nie zakończyć analizy na ogólnie powtarzanych i przekazywanych dalej opiniach. Zadawanie sobie pytania „dlaczego?” powinniśmy kontynuować dopóki nie znajdziemy przyczyny źródłowej problemu lub pytania zaczną się powtarzać.
- Należy w prawidłowy sposób sformułować oraz przekazać problem.
- Problem musi być zrozumiały dla innych uczestników.
- Trzeba zwrócić uwagę na to, czy ciąg przyczyn jest logiczny oraz czy nie mylimy przyczyn z objawami – często popełniany błąd.
- Metoda powinna być wykonywana małymi krokami. Im więcej pytań sobie zadamy, tym bardziej szczegółowa będzie analiza.
- Nie należy szukać przyczyn powstania problemu jedynie w ludziach, ale należy zacząć od analizy procesów.
- Do wykonania tej metody należy zaangażować pracowników różnego szczebla.
- Podczas burzy mózgów pracownik liniowy może mieć inne zdanie niż kierownik, który tak naprawdę nie bierze udziału w pracy na linii.
Przykład stosowania metody 5Why. Jak rozpocząć analizę problemu?
Problem: Uszkodzenie ładunku podczas pracy wózka widłowego
Dlaczego ładunek został uszkodzony?
Widły wózka zerwały się podczas unoszenia ładunku. [ładunek, paleta 600kg, wysokość 2m]
Dlaczego widły się zerwały?
Widły zerwały się z powodu pęknięcia spoiny. [problem nie występował przy 500kg]
Dlaczego pękła spoina?
Ponieważ nikt nie wiedział, że należy ją kontrolować. [Brak instrukcji po naprawie]
Dlaczego nikt tego nie wiedział?
Ponieważ wózek nie posiadał zaktualizowanej książki technicznej. [Brak wpisów od daty xx do yy]
Dlaczego wózek nie posiadał aktualnej książki technicznej?
Ponieważ była niedostępna w trakcie urlopu brygadzisty i nikt nie wprowadził zapisów. [od daty xx do yy]
Dlaczego nikt nie wprowadził zapisów i nie wydał nowej książki?
Firma nie posiada osoby oddelegowanej do przeglądu wózków.
Dzięki takiemu schematowi w łatwy i prosty sposób dokonasz analizy problemu metodą 5 Why. Zauważysz, że przyczyną początkową problemu było zupełnie co innego niż przyczyna źródłowa – która jest kluczowa w celu rozwiązania zaistniałego problemu.
Jeśli zainteresował Cię temat opisujący metodę 5Why. Potrafisz efektywnie dokonać inspekcji pojedyńczej przyczyny problemu, umiesz wykorzystać w praktyce metodę do skutecznego rozwiązania problemu. Dysponujesz wiedzą jak zidentyfikować przyczynę problemu – zapraszamy Cię do przeczytania pozostałych naszych artykułów, na których dowiesz się więcej o narzędziach Lean Management.
Zapraszamy do kontaktu.