Poznaj PDCA w praktyce - płynnie z teorii w praktykę
Co oznacza skrót PDCA? Czym jest cykl PDCA? Na czym polega koło Deminga?
Definicja Cyklu Deminga nie jest skomplikowana, a jego zastosowanie w praktyce bardzo skuteczne. O ten cykl opiera się większość doskonale zrealizowanych projektów.
Chcąc zdobyć wiedzę na temat cyklu Deminga ważne jest, aby usystematyzować kojarzone z nim znaczenia pokrewne. Mówiąc o cyklu Deminga możemy się spotkać z określeniem PDCA (z ang. Plan, Do, Check, Act), modelem ciągłego doskonalenia Deminga i kołem Deminga. Jest on także ściśle powiązany z Lean Management, Kaizen oraz Problem Solving. Cykl Deminga to logiczny schemat postępowania, o którym więcej w dalszej części artykułu.
Jak i kiedy powstał cykl PDCA, cykl Deminga?
Twórcą cyklu PDCA jest Walter A. Shewhart, początkowo model PDCA dotyczył nadzoru nad działaniami korygującymi przebieg rozregulowanych procesów (1950r.).
W późniejszym czasie William Edwards Deming rozwinął cykl PDCA, a następnie go rozpropagował.
Do czego służy cykl PDCA?
W praktyce cykl Deminga jest stosowany jako model działania – zgodnie z logiką PDCA oraz postępowania zgodnie z zasadą „małych kroków” w celu wprowadzania nowych elementów (np. produkt, usługa) oraz optymalizacji procesów biznesowych w organizacji, w sposób kontrolowany, monitorowany i bezpieczny.
Stosowanie cyklu Deminga w optymalizacji procesów biznesowych najczęściej polega na standaryzacji procesów oraz znajdowaniu rozwiązań, które zwiększają wydajność operacyjną i efektywność finansową.
O skuteczności cyklu Deminga świadczy fakt, że został wprowadzony do kanonu działania TOYOTY i pozostaje w nim do dziś.
Cykl Deminga rozumiany jako cykl PDCA (z ang. Plan, Do, Check, Act) wpływa na zaangażowanie zespołu, dzięki temu, że w logiczny sposób pokazuje:
- w jakim kierunku zmierzamy,
- co od czego zależy,
- czy, oraz w jaki sposób mamy wpływ na to co robimy,
- czego się nauczyliśmy.
W związku z powyższym cykl PDCA jest coraz chętniej stosowanym podejściem nie tylko w branżach produkcyjnych ale także w branży IT w trakcie spotkań tzw. „daily”. Głęboki sens PDCA docenia również służba zdrowia – szczególnie w USA. W Polsce jest kilka szpitali i placówek ochrony zdrowia, które stosują elementy LEAN i PDCA. Odnoszą na tym polu sukcesy.
Cykl Deminga, etapy cyklu PDCA. Uwaga na PLAN!
- Zaplanuj (PLAN) – w tej fazie wykonujemy wszystkie zadania związane z planowaniem. Musimy określić, co jest nam potrzebne. Czy posiadamy w swoim zespole wystarczające kompetencje, czy jednak powinniśmy skorzystać z pomocy z zewnątrz. Warto odpowiedzieć na następujące pytania:
kto,
co,
kiedy ma zrobić.
Z góry powinniśmy założyć, co trzeba mierzyć (liczby, KPI) i monitorować (trendy), aby móc się odnieść do danych w fazie CHECK. W wyniku procesu planowania powstaje realny plan z jasnymi celami, który wprowadzamy w następnej fazie. Plan musi być SMART, inaczej PDCA nie będzie działać. - Wykonaj (DO) – na tym etapie wdrażamy wszystkie założenia z wcześniejszego etapu na zasadzie testu. Test i próba jest bardzo ważna. Jednak jeszcze ważniejsze jest to, aby to co mamy do zrobienia podzielić na mniejsze etapy, aby móc wykonać eksperyment w czasie nie dłuższym niż 10 dni. Ta zasada pozwala na uniknięcie ewentualnych kosztów związanych z pomyłkami na etapie (PLAN). To podejście zapewnia jeszcze jedno – pozytywne doświadczenia, które można później stosować jako dobrą praktykę – praktycznie od zaraz.
- Sprawdź (CHECK/STUDY) – w tej fazie sprawdzamy czy wykonane działania przyniosły efekty, czy zadania są skuteczne, czy to co założyliśmy w ramach KPI zostało osiągnięte. Jeżeli tak, to przechodzimy do następnej fazy. Uczymy się wyciągając wnioski i dzielimy się spostrzeżeniami.
- Popraw (ACT) – jeżeli wszystkie działania przyniosły zamierzony efekt, wprowadzamy je jako standard na pozostałych obszarach przedsiębiorstwa implementując S (study – wnioskuj z praktyki). Jeżeli jednak nasze wdrożenie nie przyniosło wystarczających dla nas efektów, należy przejść ponownie do fazy PLAN wprowadzając inne działania do momentu uzyskania satysfakcjonujących efektów.
Co oznacza cykl PDSA? Wyjaśnienie "STUDY"
W ostatnich latach życia Edwards Deming zgłosił zastrzeżenia do trzeciego kroku PDCA. Uważał, że w trzecim kroku należy kłaść większy nacisk na analizę, a nie tylko na sprawdzanie rezultatów.
W wyniku czego słowo „Check” zamieniono na „Study”, a skrót zmieniono na PDSA.
Jednakże obecnie metoda została spopularyzowana jako cykl PDCA, gdyż w założeniu cyklu Deminga metoda powinna być wdrażana cyklicznie, a następnie wielokrotnie powtarzana z uwzględnieniem usprawnień z poprzedniej iteracji.
Ile czasu powinno nam zająć wdrożenie działań przy pomocy PDCA?
- Zaplanuj (PLAN) - od 1 do 2 dni. Wyznacz cel oparty o dane i fakty.
- Wykonaj (DO) - od 5 do 10 dni. Wykonaj eksperyment w czasie nieprzekraczającym 10 dni.
- Sprawdź (CHECK) - od 7 do 14 dni. Zweryfikuj wyniki eksperymentu i porównaj z (PLAN).
- Popraw (ACT) - od 1 do 2 dni. Szybka korekta = niższe koszty błędów.
Oprócz biznesowych konotacji PDCA jest szeroko stosowanym podejściem z profesjonalnym sporcie. Obecnie istotną rolę w zdobyciu przewagi nad konkurentem, odgrywają dane, które zbierane i analizowane pozwalają na stworzenie planu rozwoju i doskonalenia. Praktyka pokazuje, że PDCA sprawdza się w dziedzinach technicznych i w tych, w których istotna jest wytrzymałość. Dobrym przykładem są skoki narciarskie oraz biegi długodystansowe – w tym maraton. Polscy profesjonalni sportowcy, min. Iga Świątek (tenis), Robert Lewandowski (piłka nożna) oraz Ewa Swoboda (sprint) znani są z tego, że testują nowe rozwiązania (PD), weryfikują postępy (C/S) i jeśli zachodzi taka potrzeba dokonują szybkiej korekty (A). Takie podejście powoduje, że odnoszą sukcesy. Warto zauważyć, że dzięki PDCA stosują podejście elastyczne – jest ono dalece bardziej skuteczne niż długoterminowe określony plan, który co do zasady może być obarczony błędami co do strategii i kierunku rozwoju.
Unikajmy odkładnia prac w czasie, cały proces powinien zająć nam maksymalnie cztery tygodnie.
Co daje nam wprowadzenie PDCA, cyklu Deminga?
- Realizacja działań, które mają sens - PDCA, zapewnia lepsze planowanie i kontakt z klientem
- Wprowadzenie do przedsiębiorstwa ciągłej, systematycznej poprawy - wpływa na rozwój firmy
- Uświadomienie sobie przez pracowników problemów, na które wcześniej nikt nie zwrócił uwagi
- Szybszy przebieg realizacji nowego wdrożenia
- Rozwiązywanie problemów na podstawie danych oraz testów
- Standaryzacja procesów
Cykl Deminga - zastosowanie w praktyce
Cykl Deminga możemy wykorzystać w każdej branży, dziale oraz projekcie. Standaryzując i usprawniając pracę w biurze czy w fabryce warto wykorzystać PDCA. To się po prostu opłaca! Cykl Deminga wykorzystywany jest podczas rozwiązywaniu problemów, wdrażaniu nowych procesów, usprawnianiu już istniejących oraz planowaniu tych, które dopiero chcemy wprowadzić.
Ciekawostką jest fakt, że zastosowanie PDCA w zarządzaniu projektem i działem w firmie przynosi wymierne korzyści już w pierwszym miesiącu stosowania. Więcej o rzeczywistych rezultatach zastosowania przeczytasz tutaj: https://leanpartner.pl/logistyka-branza-produkcyjna-nisko-i-wysoko-seryjna/
Jaki udział ma PDCA, cykl Deminga w ISO?
PDCA jest fundamentem systemów zarządzania opartych o ISO. Wprowadzenie cyklu ciągłego doskonalenia do przedsiębiorstwa pozwala na prawidłowe i efektywne zarządzanie.
Norma ISO 9001 mówi, że PDCA może być stosowany do wszystkich procesów i do systemu zarządzania jakością. Jednym z celów ISO 9001 jest zapewnienie stabilności i powtarzalności procesów, osiągniecie tych założeń zapewni nam wprowadzenie cyklu Deminga.
PDCA nie odnosi się tylko do ISO 9001. W ISO 14001 znajdziemy informację, że cykl PDCA wykorzystywany jest przez przedsiębiorstwa do osiągania ciągłego doskonalenia.
Cykl PDCA, koło Deminga a Kaizen - dążenie do ciągłego doskonalenia
Według cyklu Deminga szybkie, osiągalne i proste działania, które są realizowane systematycznie, a następnie wprowadzane jako standard, umożliwiają efektywny rozwój. PDCA wykorzystywane jest w narzędziu Quick Kaizen. Karta Quick Kaizen zakłada, że należy przejść przez wszystkie kroki zawarte w cyklu Deminga, aby skutecznie rozwiązać problem. W fazie PLAN warto wykorzystać narzędzie 5Whys, które przyśpieszy pracę nad pierwszym etapem.
Zarówno Kaizen jak i cykl Deminga dążą do ciągłego doskonalenia. Małe ale przemyślane zmiany, które są stale wprowadzane, dadzą przedsiębiorstwu więcej niż duży projekt realizowany tradycyjnymi metodami.
Zastosowanie PDCA w optymalizacji
Działania podnoszące wydajność charakteryzują się wysokim poziomem ryzyka. Wynika to z faktu realizacji projektów w trakcie rutynowej pracy przedsiębiorstwa. Należy spełnić wiele rygorystycznych wymagań, aby wprowadzane zmiany miały sens i dawały zamierzony efekt. Do tych działań należy m.in. gruntowna analiza danych, które wynikają wprost z zaobserwowanej sytuacji oraz sposób wprowadzania zmian, który angażuje pracowników danej firmy. Najlepszym nauczycielem jest praktyka i warto to wziąć pod uwagę chcąc działać skutecznie. Nieocenioną wartością cyklu PDCA jest wyciąganie wniosków i dzielenie się doświadczeniami. Taką metodę stosują szefowie projektów i warsztatów w Akademia Opex, a także w programach certyfikujących na poziomie:
Rozwinięcie cyklu Deminga, PDCA
Rozwinięciem cyklu Deminga jest DMAICS, czyli model ciągłego doskonalenia. Nazwa pochodzi od słów: Define, Measure, Analyze, Improve, Control, Standardize.
W języku polskim oznaczają one: definiowanie, pomiar, analiza, doskonalenie, nadzór oraz standaryzacja.
14 zasad Deminga
- Wytrwałość w zamierzeniach
- Zaakceptowanie nowej filozofii
- Eliminacja metod masowej kontroli
- Niska cena a jakość
- Nieustanne doskonalenie
- Uczenie się nowych umiejętności
- Przywództwo
- Eliminacja strachu
- Przełamanie barier
- Eliminacja sloganów
- Eliminacja limitów pracy
- Eliminacja oceniania
- Ciągły rozwój
- Transformacja
