Metoda 5W2H, 5W1H
- jak poprawnie zdefiniować problem w firmie?
Czym jest metoda 5W2H, 5W1H?
Metoda 5W2H pozwala w łatwy i szybki sposób zdefiniować podstawowe dane, które przydadzą się w opisie problemu lub pomysłu usprawniającego.
Metoda 5W2H wykorzystywana jest w Diagramie Ishikawy,a także w raporcie A3.
Możemy spotkać się również z metodą 5W1H, lecz jest ona mniej dokładna.
Metodyka ta zawiera się w punkcie D2 raportu 8D w rozdziale “Opis problemu”.
Do wykonania 5W2H potrzebujemy zespołu złożonego z pracowników różnych działów, najlepiej – z działu utrzymania ruchu, kontroli jakości oraz linii produkcyjnej, której dotyczy wada.
Zebraliśmy zespół, co dalej?
W tym etapie musimy odpowiedzieć sobie na siedem pytań:
Who? Kto?
Kto znalazł problem, kto go zgłosił? Musimy znaleźć osobę, która wie najwięcej na ten temat. Ta osoba pomoże nam w zrozumieniu tego problemu. Możliwe, że informację dostaniemy dopiero od klienta. W tym przypadku należy dowiedzieć się czy nasi pozostali kontrahenci otrzymali te same produkty i czy mają ten sam problem.
Where? Gdzie?
Bardzo ważne pytanie, pozwalające zrozumieć, jakich obszarów dotyczy problem. Musimy dokładnie wiedzieć, na której linii produkcyjnej, na której maszynie, na jakiej operacji oraz na którym etapie produkcyjnym występuje dany problem.
What? Co?
Co dokładnie jest problemem, czego ono dotyczy? Warto dowiedzieć się jakiego produktu dotyczy ten problem. Zbieramy dane na temat kodu produktu, warto dowiedzieć się czy problem dotyczy całej partii. W tym miejscu zbieramy także szczegółowe informacje na temat defektu. Warto zrobić zdjęcia uszkodzonej partii i porównać je z standardowym produktem.
When? Kiedy?
Czas należy określić dokładnie co do godziny. Warto dowiedzieć się czy problem wystąpił tylko na jednej zmianie. Należy wziąć pod uwagę także datę dostawy do klienta, być może problem istniał dłuższy czas, a dopiero teraz został zauważony. Konieczne jest zebranie informacji na temat zmiany – jakie linie produkcyjne były uruchomione, jak wypadł produkt pod kątem jakości w tym dniu.
Why? Dlaczego?
Na tym etapie musimy dowiedzieć się czemu produkt jest niezgodny. Tutaj można popełnić wiele błędów. Często zgłaszane są problemy, które nie są niezgodnościami. Robiąc dalszą analizę dotyczącą produktu zgodnego tracimy czas i pieniądze. Warto dowiedzieć się czy istniał już kiedyś taki problem oraz czy znaleziono rozwiązanie. Należy sprawdzić czy posiadamy standardy i czy są one przestrzegane.
How many? Jak wiele?
W tym etapie zbieramy informację jak wiele produktów, materiałów jest niezgodnych lub uszkodzonych. Musimy dowiedzieć się czy wada dotyczy tylko jednego produktu czy wielu.
Wiedząc, że problem dotyczy połowy produktów, kroki, które wprowadzimy będą inne niż wtedy, gdy problem dotyczy jednej czy dwóch sztuk. Należy przeanalizować potencjalne straty, określić możliwości inwestycyjne, aby skorygować wadę. Analizując koszty należy wziąć pod uwagę możliwości zwrotów z rynku czy naprawy gwarancyjne.
How? Jak?
Jak wada została określona? Na jakiej podstawie pracownik uznał, że produkt jest uszkodzony. Głównie chodzi tutaj o rodzaj kontroli: kontrola wizualna, kontrola poprzez użycie specjalistycznych narzędzi. W tym etapie warto dowiedzieć się, co musi zajść, aby ten problem powstał.
Jakie narzędzia mogą pomóc w 5W2H, 5W1H?
W podpunkcie Where? Gdzie? możemy użyć narzędzia zwanego Process flow diagram. Pozwoli ono nam na wizualne przedstawienie procesu produkcyjnego za pomocą schematu blokowego od początku do końca.
Podczas omawiania podpunktu What? Co? możemy użyć mapy defektów, która w sposób wizualny pokaże nam, gdzie znajduje się defekt.
W podpunkcie Why? Czemu? możemy odnieść się do rysunku technicznego, specyfikacji danego produktu. Warto sprawdzić także Acceptance Criteria, gdzie znajdują się kryteria akceptowalności dla kontrolerów jakości. Jeżeli posiadamy dodatkowe wymagania klienta co do produktu, należy je sprawdzić.
Gdy mamy opisany problem według 5W2H powinniśmy wykonać GEMBA, żeby upewnić się czy to, co zapisaliśmy ma rzeczywiste odniesienie do tego, co dzieje się w fabryce. Może zaoszczędzić to wiele godzin w poszukiwaniach przyczyny.
Przykład 5W2H, przykład 5W1H
Uszkodzenie szyb o numerze 256A.
- What? Co? Na powierzchni szyby znajdują się głębokie rysy.
- Who? Kto? Problem stwierdził kontroler jakości.
- Where? Gdzie? Sytuacja miała miejsce na obszarze kontroli jakości przepakowania.
- When? Kiedy? Sytuacja miała miejsce na pierwszej zmianie o godzinie 8 podczas przepakowania szyb.
- Why? Dlaczego? Szyba nie powinna mieć rys na swojej powierzchni.
- How? Jak? Problem został stwierdzony poprzez oględziny.
- How many? Jak dużo? Uszkodzonych zostało 10 sztuk. Co stanowi ⅓ partii.
Dokładny opis problemu: Na ⅓ partii szyb o numerze 256A podczas pierwszej zmiany kontroler jakości zauważył głębokie rysy. Materiał został zatrzymany na stanowisku kontroli jakości działu przepakowania.
Gemba: Udajemy się do działu przepakowania i sprawdzamy, co mogło przyczynić się do uszkodzenia szyb. Okazuje się, że operator wózka podstawił złe pojemniki do przepakowania. Pracownicy przepakowania nie zwrócili uwagi na różnice w opakowaniach, uszkadzając szyby podczas przepakowania.
Akcja: Spisujemy 10 szt. na stratę, na następną zmianę operator podstawia prawidłowe pojemniki. Drukujemy instrukcję przepakowania i umieszczamy ją na każdym stanowisku pracy.
Podsumowanie 5W2H, 5W1H - co musimy otrzymać?
- Szczegółowy opis problemu.
- Informację o zakresie/ilości niezgodnych części.
- Wykres pokazujący od kiedy mamy problem.
- Informacje o liczbie klientów, do których dostarczony został niezgodny produkt.
