Visual Management - jeden obraz, tysiąc słów i to bez...pisania raportów! Interesujące?
Co to jest Visual Management?
Visual Management to metoda komunikowania się poprzez „obrazy”, będąca jednym z kluczowych elementów filozofii Lean Management. Ten sposób zarządzania ułatwia kontrolę każdego mierzalnego procesu, linii produkcyjnej, minimalizuje błędy i sprawnie je wykrywa, zwiększając jednocześnie przejrzystość procesów. Zastosowanie wskaźników wizualnych i dźwiękowych sprawia, że odczytanie stanu danego procesu w danej chwili staje się zrozumiałe nawet dla osób z zewnątrz. A największą zaletą VM jest możliwość predykcji – czyli wnioskowaniu o tym co się może wydarzyć w niedalekiej przyszłości (tzw. trending).
Jak działa Visual Management?
Metody wizualne mogą być przedstawiane poprzez różne narzędzia, takie jak raportowanie online, tablice informacyjne, instrukcje, opisy maszyn, znaki i symbole. W praktyce, znajdziemy tu systemy takie jak Andon, 5S, czy Kanban. Dźwiękowymi przykładami mogą być syreny alarmowe, dźwięk cofania maszyny czy komunikaty informacyjne.
Przykłady zastosowania w różnych działach firmy
-
Dyrektor Produkcji: W kontekście produkcji, Visual Management może ułatwić monitorowanie KPIs i identyfikację serii butelek w wodą mineralną w przepływie produkcji w danym czasie.
-
Dyrektor Finansowy: Dashboardy z wskaźnikami finansowymi w czasie rzeczywistym mogą być przykładem Visual Management w dziale finansów. Np. Cash-flow i jego prognoza.
-
Dyrektor Logistyki: Mapy przepływu surowców i gotowych produktów są przykładem VM w logistyce, które pokazują wąskie gardła albo rotację.
-
Dyrektor BPO: Tablice Scrum i Kanban mogą być wykorzystane do monitorowania wydajności zewnętrznych partnerów.
-
Dyrektor IT: W środowisku IT, tablice Scrum i Agile Dashboards mogą być używane do zarządzania projektami i zadaniami.
Co się stanie jeśli będziesz stosować Visual Management?
Zastosowanie Visual Management w Lean prowadzi do ustandaryzowania procesów i wyłapywania błędów na wczesnym etapie, co z kolei pozwala na wprowadzenie zaawansowanych narzędzi Lean i Agile. W ten sposób, miejsce pracy staje się bardziej efektywne i wydajne, a wszelkie awarie i aberracje są szybko dostrzegane i eliminowane.
Co się stanie jeśli nie będziesz stosować Visual Management?
Brak zastosowania VM może prowadzić do komplikacji w komunikacji, zwiększenia liczby błędów i awarii, oraz obniżenia ogólnej efektywności. W takim środowisku, wprowadzenie zaawansowanych narzędzi zarządzania, takich jak Lean, Scrum czy Agile, będzie trudne lub wręcz niemożliwe.
Jak wdrożyć Visual Management?
- Diagnostyka Procesów: Zidentyfikuj kluczowe procesy i metryki.
- Projektowanie Wskaźników: Stwórz znaki, tablice i inne elementy wizualne oraz zasady ich stosowania.
- Szkolenie Zespołu: Wprowadź szkolenia dla pracowników.
- Monitorowanie i Ulepszanie: Regularnie aktualizuj i modyfikuj system VM, zgodnie z potrzebami organizacji.
Dlaczego często (nieświadomie) lekceważymy Visual Management?
Wprowadzenie Visual Management może spotkać się z oporem ze strony pracowników i kierownictwa. Częste argumenty to: „Czemu mamy to opisywać?”, „To jest niepotrzebne”, „Przecież każdy to wie”. Dla osób z długim stażem w firmie, VM może wydawać się zbędnym dodatkiem. Ważne jest jednak, aby zauważyć korzyści, jakie niesie za sobą ustandaryzowanie i uporządkowanie procesów, zwłaszcza w kontekście ciągłej poprawy i efektywności.
