5S w firmie – na co zwrócić uwagę

5s
Share on facebook
Share on linkedin

5S – korzyści. Na co zwrócić uwagę, aby 5S miało sens i nie kojarzyło się ze… sprzątaniem i „kącikami czystości”?

Co daje 5S: 

  • Wpływa na skrócenie czasu (Lead Time) realizacji zamówienia. Mamy mniej okazji do marnowania czasu na zbędne czynności, które wynikają z niskiego poziomu ergonomii lub nadmiarowości (zbędne elementy, nadmiar danych).
  • Ogranicza czas przestoju maszyn lub ich napraw. W środowisku usługowym spowolnienie pracy serwerów i komputerów jest spowodowane nadmiarem (nieużywanych) danych w systemie. 
  • Zmniejsza czas cykli (Cycle Time) – podobnie jak w Lead Time, mamy mniej dystraktorów.
  • Usprawnia zmianowe i dzienne czasy rozruchów (maszyn, stanowisk, linii). W środowisku usługowym, gdy mamy wszystko pod ręką, sprawniej rozpoczniemy zadanie.
  • Wpływa na redukcję czasu przezbrojeń w produkcji, a w usługach zmniejsza czas dostępu do danych.
  • Eliminuje zbędny czas poszukiwania narzędzi i wyposażenia.

Jak 5S poprawia jakość: 

  • Poprzez zmniejszenie ilości błędów i wad.
  • Standaryzuje operacje, zabiegi, czynności  zapewniając jakość na wyjściu z procesu.
  • Upraszcza środowisko pracy i dzięki temu poprawia morale pracowników.

Jak 5S redukuje koszty: 

  • Zapewnia oszczędności poprzez zmniejszenie zapasów, opłat za wykorzystywaną powierzchnię magazynową lub produkcyjną. W usługach okazuje się, że nie potrzebujemy połowy wyposażenia i powierzchni.
  • Poprawia bezpieczeństwo a tym samym zmniejsza koszt leczenia pracowników potencjalnie zagrożonych wypadkiem.
  • Zmniejsza ilość złomowanych detali zmniejszając tym samym koszty produkcji. W usługach dzięki 5S mamy mniej możliwości popełnienia błędów, bo pracujemy tylko nad tym, co w danej chwili jest potrzebne i ważne.

Wpływ 5S na zmniejszenie poziomu zmęczenia i zużycia organizmu: 

  • Dzięki podwyższaniu poziomu ergonomii (musi być to proces zgodny z koncepcją stref) ograniczamy ryzyko wypadków, kontuzji i wprost – zużycia organizmu.  
  • Istnieją dowody naukowe, że ergonomiczne i estetyczne otoczenie wpływa pozytywnie na samopoczucie i zaangażowanie.

System 5S eliminuje marnotrawstwo, poprawia efektywność

Sprawia, że pracownicy pracują wydajnie nie marnując czasu na szukanie zgubionych narzędzi i danych, ani na sortowanie stosów niepotrzebnego materiału albo oczekiwanie na nieustandaryzowane rozpoczęcie lub zakończenie pracy.

Zaletą 5S jest to, że można to zrobić dzisiaj, zaraz, teraz i to, że każdy pracownik może w tym wziąć udział. Ponadto wszystkie firmy, niezależnie od branży, profilu czy działalności mogą korzystać z sytemu 5S.

Produkcja i zakłady przemysłowe najczęściej stosują zasady 5S, jednakże ich zastosowanie nie jest ograniczone tylko do obszarów produkcji. Powierzchnie biurowe i administracyjne, centra usług, sieci handlowe, banki  i inne instytucje usługowe mogą również osiągnąć wzrost wydajności dzięki 5S. 


Sprawdź 5S w praktyce

Weź udział w naszym cenionym programie certyfikującym umiejętności menedżerskie na poziomie LEAN SIX SIGMA YELLOW BELT. Zapisz się na https://leanpartner.pl/yellow-belt/

 

5S w miejscu pracy – jak wprowadzić?

Efektywnie zorganizowane środowisko pracy może zapewnić firmom przewagę konkurencyjną. Będzie ono mniej kosztować i będzie bezpieczniejsze. 

Wysoki poziom ergonomii i estetyki to także pozytywna wiadomość, którą firma wysyła na zewnątrz. Tę wiadomość w pierwszej kolejności odbierają pracownicy i klienci.

 

System 5S jest nie jest skomplikowany

Jednak wiele firm nie miało okazji doświadczyć korzyści, jakie mogą być uzyskane dzięki jego kompleksowej implementacji i systematycznemu rozwojowi. 5S jest bardzo skutecznym narzędziem wspierającym zmianę w sposobie myślenia. Kształtuje odpowiedni nawyki i przynosi znaczne korzyści finansowe.

Nie jest tajemnicą, że praca zgodnie z zasadami Lean Management jest bardziej opłacalna, a stałe eliminowanie marnotrawstwa zwiększa elastyczność. System 5S jest jednym z fundamentalnych elementów Lean i wspiera JIT (just-in-time). Jego zastosowanie jest szerokie i obejmuje  zasady zdrowego rozsądku. Nie powinien być lekceważony ze względu na swoją prostotę. 


Skąd nazwa 5S?

System 5S wziął swą nazwę od 5 japońskich słów, które mają swoje znaczenie, a kolejność postępowania nie jest przypadkowa: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu i Shitsuke. W tłumaczeniu oznaczają: Sortowanie, Systematykę, Sprzątanie (inspekcję), Standaryzację i Samodyscyplinę.

Poniżej znajduje się wyjaśnienie każdego z pięciu „S”

  • Sortowanie (Seiri). Pierwszym etapem procesu jest skupienie się na oddzieleniu wszystkiego, co w danym miejscu i momencie jest niepotrzebne do wykonania zadania. Sortowany sprzęt, narzędzia, materiały są dzielone na 3 kategorie: potrzebne – zostają na stanowisku pracy, 
    niepotrzebne – usuwamy,
    a te – co do których nie jesteśmy pewni – umieszczamy w kwarantannie, czyli miejscu gdzie podjęta zostanie decyzja przez zespół po pewnym określonym czasie.

Często akcji segregacji towarzyszy tzw. czerwona etykieta, która pomaga w oznaczeniu przedmiotów z kategorii „niepotrzebne” oraz „nie jesteśmy pewni”. W branżach usługowych, które przetwarzają dane, „taguje” się zbiory danych i podejmuje decyzję o ich dalszym losie. 

  • Systematyka (Seiton).  „Miejsce na wszystko i wszystko na miejscu”. Krok ten polega na zorganizowaniu miejsca na wszystkie przedmioty, które pozostały na miejscu pracy po akcji sortowania oraz na skutecznym ich przechowywaniu. Najczęściej korzysta się podczas wdrażania z kategoryzacji przedmiotu potrzebnego – Metoda ABC. 


Metoda ABC

Najczęściej używane – trzymamy „pod ręką” (kategoria A),
rzadziej używane – miejsce przy stanowisku (kategoria B), te używane od czasu do czasu – z dala od miejsca akcji (kategoria C). 

Warto podkreślić, że miejsca na przechowywanie przedmiotów powinny być tak zorganizowane, aby pobieranie i odkładanie przedmiotu odbywało się w sposób ergonomiczny, a czyszczenie tego miejsca nastręczało najmniej ruchu i środków.

Pytania pomocnicze na tym etapie: 

  1. Jakie są elementy niezbędne do wykonania zadania? 
  2. Gdzie powinny znajdować się elementy, aby ułatwić pobieranie i wykorzystanie?
  3. Jaka jest ilość elementów, które muszą być łatwo dostępne?


Etykietowanie i inne metody identyfikacyjne są częścią tego kroku

Każdy przedmiot posiadający swoją lokalizacje pozostaje na niej do użycia i tam zostaje zwrócony po użyciu. Oznaczenia pozwalają na szybką i łatwą identyfikację przedmiotu. Obszary pracy, przechowywania wyrobów gotowych, drogi komunikacyjne, narzędzia, sprzęt i dokumenty są wyraźnie oznakowane. Instrukcje, segregatory, książki są umieszczone na regałach przystosowanych do szybkiej identyfikacji i dostępu. Podłogi są lakierowane na różne kolory, więc odpady i zanieczyszczenia są bardzo dobrze dostrzegane. Celem systematyki jest zmniejszenie czasu na szukanie przedmiotów, jak również ilości wysiłku fizycznego podczas pobierania elementów zwłaszcza tych, które są często używane.

  • Sprzątanie/Inspekcja (Seiso). Pierwsze dwa kroki doprowadziły do czytelnego i zorganizowanego miejsca pracy. Teraz jest czas, aby dokładnie wyczyścić powierzchnie i je nadzorować. Obejmuje to wszystkie powierzchnie robocze, magazyny, maszyny, narzędzia, urządzenia itd. Czyste  miejsce pracy jest przyjemne i czytelne. Czyste maszyny to sprawne maszyny. Regularne czyszczenie i inspekcja powinny zostać uwzględnione na co dzień jako rutyna w celu utrzymania rezultatów. Obszary robocze powinny zostać podzielone na sektory z przynależnym do nich wyposażeniem do sprzątania i podziałem sprzątania między pracowników a wyspecjalizowane służby.

Dostrzeganie wadliwego sprzętu, wycieki oleju, płynów, źródła zanieczyszczeń, uszkodzenia spowodowane wibracjami – to wszystko jest teraz możliwe. Jeśli takie sytuacje zostaną wychwycone w początkowej fazie występowania zjawiska i zgłoszone natychmiast, istnieje duże prawdopodobieństwo ustrzeżenia się przed kosztami poważnych awarii i napraw. Wadliwe działanie maszyn powoduje zwiększone koszty produkcji lub usług, przestoje w pracy oraz złą jakość, co wpływa na rentowność procesu.

  • Standaryzacja (Seiketsu). Standaryzacja jest kluczem do niskich kosztów produkcji lub usług. Bez ustalonego, dobrze wdrożonego i podtrzymanego standardu, nie ma możliwości dalszego doskonalenia procesów. Najprostszym sposobem jest spisanie najlepszych praktyk, opracowanie graficzne i zakomunikowanie ich pracownikom w zrozumiałej i jednoznacznej formie. Najlepiej osiąga się zamierzony rezultat poprzez zaangażowanie pracowników w proces ustalania standardów po wcześniejszym włączeniu ich w rolę wdrożeniową.  

Często ten etap wymaga pewnej formy egzekwowania nowych norm, aż staną się nawykiem i „wejdą w krew” wszystkim pracownikom i kierownictwu. Wizualne przypomnienia i inne formy komunikowania standardu mogą być skutecznym narzędziem. Plakaty, informacje na tablicach, instrukcje, listy kontrolne, zdjęcia stanu idealnego, wizualne przypomnienia, mapy itp., mogą okazać się pomocne.

  • Samodyscyplina (Shitsuke).  Etap ten zwany jest również samokontrolą albo samodoskonaleniem. Wszystkie te określenia mają podobne znaczenie i nawiązują do zasady ciągłego doskonalenia czyli wchodzenia na wyższy poziom organizacyjny stosowania 5S w sposób rozsądny.

Zasadą podstawową kroku 5S jest podtrzymanie wszystkich wdrożonych do tej pory zmian 

Weryfikacja powinna odbywać się w określonych odstępach czasu i być przeprowadzana przez powołany zespół lub doświadczonego, niezależnego audytora. Kierownictwo odgrywa tu fundamentalną funkcję. Powinno być zaangażowane i przekonane do zmian, wspierać aktywnie zespoły we wprowadzaniu zmian – najlepiej uczestnicząc w warsztatach 5S.

Zyski i nakłady

Wprowadzenie kompletnego systemu ma sens z punktu widzenia inwestycji. Wymagana ilość nakładów zależy przede wszystkim od stanu początkowego, od którego się wychodzi. Istotnym składnikiem zaangażowania jest czas implementacji i uzależniony jest od branży, zaangażowania pracowników, systemu motywacyjnego. 

Nie ma identycznych projektów 5S, bo nie ma identycznych organizacji i ludzi. Na podstawie doświadczeń można przyjąć, że średnie przedsiębiorstwo (ok. 100 pracowników w jednej lokalizacji)  jest w stanie wprowadzić 5S w ciągu 5 do 12 miesięcy.

Kompleksowo wprowadzony system 5S zwiększa poziom produktywności o przeciętnie 3% w pierwszym roku poprawnego funkcjonowania.

Podobne artykuły

Jeśli artykuł ci się spodobał, udostępnij go swoim znajomym.

Share on facebook
Share on linkedin
warta logo
Warta referencje

„We wrześniu 2016 i oku w Katowicach, pracownicy Warty uczestniczyli w warsztatach Lean Champions „Lean Management i KAIZEN” zorganizowanym przez firmę LEAN Partner.

Szkolenie zostalo przeprowadzone w bardzo dynamicznej formie. Zestawy pojęć teoretycznych były umiejętnie przeplatane warsztatami, realizując tym samym praktyczne zastosowanie poznanych teorii. Dzięki temu, uczestnicy byli zaangażowani i chętni do pracy. Należy podkreślić, że dużą rolę odegrali sami trenerzy, którzy z dużą swobodą przekazywali wiedzy i dbali o dobrą atmosferę szkolenia.

Warsztat został przygotowany i przeprowadzony zgodnie z wcześniejszym ustaleniem, dokładnie pod zamówienie Warty spełnił oczekiwania wszystkich uczestników w części merytorycznej oraz warsztatowej.

Ogromnym atutem warsztatów okazała się możliwość poznania praktycznego wykorzystania metodyki LEAN w firmie Bombardier. To świetny pomysł na spotkanie z praktykami i możliwość zadania pytań managerom stosującym na co dzień z sukcesem metodologię LEAN.

Wszystkim zainteresowanym wprowadzeniem metodologii LEAN polecamy szkolenie i warsztaty prowadzone przez LEAN Partner.

To bardzo dobra inwestycja oraz gwarancja jakości szkolenia.”

Beata Jaczewska, Koordynator

Jarosław Paćko, Dyrektor, Towarzystwo ubezpieczeń i reasekuracji  Warta S.A, branża ubezpieczeniowa