5S w firmie – na co zwrócić uwagę

Share on facebook
Share on linkedin
5S jest bardzo skutecznym narzędziem wspierającym zmianę w sposobie myślenia. Kształtuje odpowiedni nawyki i przynosi znaczne korzyści finansowe.
5s

Praktyczne warsztaty 5s - płynnie
z teorii w praktykę

Praktyczny warsztat
Warsztat 5s w produkcji

Dwa dni warsztatowe zostaną poświęcone praktycznemu poznaniu narzędzia 5S, dzięki  któremu zyskasz umiejętność wdrożenia, rozwijania oraz utrzymania metodologii pozwalającej na poprawę ergonomii i bezpieczeństwa pracy przy jednoczesnym redukowaniu kosztów produkcji.

Praktyczny warsztat
Warsztat 5s w biurze

Dwa dni warsztatowe zostaną poświęcone praktycznemu poznaniu narzędzia 5S, dzięki któremu zyskasz umiejętność wdrożenia, rozwijania oraz utrzymania metodologii pozwalającej na poprawę ergonomii oraz bezpieczeństwa pracy przy jednoczesnym redukowaniu kosztów pracy pracowników biurowych.

Praktyczny warsztat
Warsztat 5s w logistyce

Dwa dni warsztatowe zostaną poświęcone praktycznemu poznaniu narzędzia 5S w obszarach logistyki, dzięki  któremu zyskasz umiejętność wdrożenia, rozwijania oraz utrzymania metodologii pozwalającej na poprawę ergonomii i bezpieczeństwa pracy przy jednoczesnym redukowaniu kosztów magazynowania.

Na co zwrócić uwagę, aby 5S miało sens i nie kojarzyło się ze... sprzątaniem i "kącikami czystości"?

5S jest jednym z fundamentalnych elementów LEAN Management – w sferze produkcji, biura i przestrzeni logistycznych. 

Sprawdza się w służbie zdrowia i przestrzeni danych. 

Zastosowanie 5S ma sens i obejmuje zasady zdrowego rozsądku. I właśnie ten element, powoduje, że utrzymanie i rozwój 5S jest wyzwaniem. 

Poniżej kilka przykładów, z które z założenia powinny być bliskie każdemu czytelnikowi – nawet jeśli trafił na ten tekst przypadkowo: 

  • Ergonomiczne i bezpieczne środowisko pracy wpływa na efektywność, wydajność i produktywność. A przede wszystkim wpływa na dobre samopoczucie. 
  • Dodatkowo, odpowiednio zaprojektowane zapewni przewagę konkurencyjną i wpłynie na pozytywne postrzeganie firmy przez pracowników i Klientów.
  • 5S to dobrze znane zasady. Fajne i przyjemne. Ale to przerost formy nad treścią – po co dorabiać filozofię do zwykłego sprzątania…

O tym dlaczego tak jest oraz jak wprowadzić 5S aby miało sens przedstawimy w kilku rozdziałach tego tekstu.  

Co to jest 5S?

To metoda na zaoszczędzenie czasu, poprawę ergonomii oraz świetny program treningowy dla tych, którzy chcą nauczyć się identyfikacji i eliminacji marnotrawstw.

5S wziął swą nazwę od 5 japońskich słów:

  • Seiri, 
  • Seiton, 
  • Seiso,
  • Seiketsu,
  • Shitsuke 

W tłumaczeniu oznaczają:  

  • Sortowanie, 
  • Systematykę, 
  • Sprzątanie /  inspekcję, 
  • Standaryzację 
  • Samodyscyplinę.  

Zasady leżące u podstaw 5S obejmują ergonomię miejsca pracy, czystość i eliminację nadmiarowych elementów, standaryzację, promowanie komunikacji wizualnej oraz, co najważniejsze, poprawę bezpieczeństwa.

Co daje 5S? 

  • Wpływa na skrócenie czasu (Lead Time) realizacji zadań. Dzięki 5S mamy mniej okazji do przeznaczania (marnowania) czasu na zbędne czynności, które wynikają z niskiego poziomu ergonomii lub nadmiarowości (zbędne elementy, nadmiar danych).
  • Ogranicza czas przestoju maszyn lub ich napraw. W środowisku usługowym spowolnienie pracy serwerów i komputerów jest spowodowane nadmiarem (nieużywanych) danych w systemie. 
  • Skraca czas cyklu (Cycle Time) – podobnie jak w Lead Time, mamy mniej dystraktorów.
  • Wpływa na efektywność pracy maszyn, stanowisk i linii. W środowisku usługowym, gdy mamy wszystko pod ręką, sprawniej rozpoczniemy zadanie.
  • Wspiera SMED, czas przezbrojeń w produkcji ulega skróceniu, a w usługach zmniejsza czas dostępu do danych.
  • Eliminuje zbędny czas poszukiwania narzędzi i wyposażenia.

Jak 5S poprawia poziom wskaźników jakości: 

  • Poprzez zmniejszenie ilości błędów i wad.
  • Standaryzuje operacje, zabiegi, czynności  zapewniając jakość na wyjściu z procesu.
  • Upraszcza środowisko pracy i dzięki temu poprawia morale pracowników.

Jak 5S redukuje koszty: 

  • Zapewnia oszczędności poprzez zmniejszenie zapasów, opłat za wykorzystywaną powierzchnię magazynową lub produkcyjną. W usługach okazuje się, że nie potrzebujemy połowy wyposażenia i powierzchni.
  • Poprawia bezpieczeństwo a tym samym zmniejsza koszt leczenia pracowników potencjalnie zagrożonych wypadkiem.
  • Zmniejsza ilość złomowanych detali zmniejszając tym samym koszty produkcji. W usługach dzięki 5S mamy mniej możliwości popełnienia błędów, bo pracujemy tylko nad tym, co w danej chwili jest potrzebne i ważne.

Wpływ 5S na zmniejszenie poziomu zmęczenia i zużycia organizmu: 

  • Dzięki podwyższaniu poziomu ergonomii (musi być to proces zgodny z koncepcją stref) ograniczamy ryzyko wypadków, kontuzji i wprost – zużycia organizmu.  
  • Istnieją dowody naukowe, że ergonomiczne i estetyczne otoczenie wpływa pozytywnie na samopoczucie i zaangażowanie.

Zalety i obszary zastosowania 5S

Zaletą 5S jest to, że można to zrobić dzisiaj, zaraz, teraz i to, że każdy pracownik może w tym wziąć udział. Ponadto wszystkie firmy, niezależnie od branży, profilu czy działalności mogą korzystać z sytemu 5S.

Produkcja i zakłady przemysłowe najczęściej stosują zasady 5S, jednakże ich zastosowanie nie jest ograniczone tylko do obszarów produkcji. Powierzchnie biurowe i administracyjne, centra usług, sieci handlowe, banki  i inne instytucje usługowe mogą również osiągnąć wzrost wydajności dzięki 5S. 

 

5S w miejscu pracy – jak wprowadzić?

5S jest bardzo skutecznym narzędziem wspierającym zmianę w sposobie myślenia. Kształtuje odpowiedni nawyki i przynosi znaczne korzyści finansowe.

Jeśli taka idea będzie nam przyświecać, to mamy duże szanse na poprawną implementację. Jeśli będziemy się tylko skupiać na sprzątaniu i wyklejaniu miejsc odkładczych to szybko odniesiemy wrażenie, że to przerost formy nad treścią – po co dorabiać filozofię do zwykłego sprzątania…i jeszcze robić audyty.

Rozsądnie jest wprowadzać 5S kompleksowo i warto poświęcić dłuższą chwilę by zrozumieć podstawy.


5S w praktyce – czyli co oznacza „S”

  • Sortowanie (Seiri). Pierwszym etapem procesu jest skupienie się na oddzieleniu wszystkiego, co w danym miejscu i w danym momencie jest niepotrzebne do wykonania zadania. Sortowany sprzęt, narzędzia, materiały są dzielone na 3 kategorie: potrzebne – zostają na stanowisku pracy, 
    niepotrzebne – usuwamy,
    a te – co do których nie jesteśmy pewni – umieszczamy w kwarantannie, czyli miejscu gdzie podjęta zostanie decyzja przez zespół po pewnym określonym czasie.

Często akcji segregacji towarzyszy tzw. czerwona etykieta, która pomaga w oznaczeniu przedmiotów z kategorii „niepotrzebne” oraz „nie jesteśmy pewni”. W branżach usługowych, które przetwarzają dane, „taguje” się zbiory danych i podejmuje decyzję o ich dalszym losie. 

  • Systematyka (Seiton).  „Miejsce na wszystko i wszystko na miejscu”. Krok ten polega na zorganizowaniu miejsca na wszystkie przedmioty, które pozostały na miejscu pracy po akcji sortowania oraz na skutecznym ich przechowywaniu. Najczęściej korzysta się podczas wdrażania z kategoryzacji przedmiotu potrzebnego – Metoda ABC. 


Metoda ABC

Najczęściej używane – trzymamy „pod ręką” (kategoria A),
rzadziej używane – miejsce przy stanowisku (kategoria B), te używane od czasu do czasu – z dala od miejsca akcji (kategoria C). 

Warto podkreślić, że miejsca na przechowywanie przedmiotów powinny być tak zorganizowane, aby pobieranie i odkładanie przedmiotu odbywało się w sposób ergonomiczny, a czyszczenie tego miejsca nastręczało najmniej ruchu i środków. 

Pytania pomocnicze do metody ABC w 5S: 

  1. Jakie są elementy niezbędne do wykonania zadania? 
  2. Gdzie powinny znajdować się elementy, aby ułatwić pobieranie i wykorzystanie?
  3. Jaka jest ilość elementów, które muszą być łatwo dostępne

Pytania pomocnicze do poziomu ergonomii w 5S: 

  1. Czy jesteś w stanie ocenić pozycję pracownika – jest/nie jest ergonomiczna? 
  2. Czy zastosowano metodą ABC?
  3. Co warto zmienić?
  • Znaczenie wizualizacji i oznaczeń w systematyce

Każdy przedmiot posiadający swoją lokalizacje i do tej lokalizacji zostaje zwrócony po użyciu. Oznaczenia pozwalają na szybką i łatwą identyfikację przedmiotu. Obszary pracy, przechowywania wyrobów gotowych, drogi komunikacyjne, narzędzia, sprzęt i dokumenty są wyraźnie oznakowane. Instrukcje, segregatory, książki są umieszczone na regałach przystosowanych do szybkiej identyfikacji i dostępu. Podłogi są lakierowane na różne kolory, więc odpady i zanieczyszczenia są bardzo dobrze dostrzegane. Celem systematyki jest zmniejszenie czasu na szukanie przedmiotów, jak również ilości wysiłku fizycznego podczas pobierania elementów zwłaszcza tych, które są często używane.

  • Sprzątanie/Inspekcja (Seiso). Pierwsze dwa kroki doprowadziły do czytelnego i zorganizowanego miejsca pracy. Teraz jest czas, aby dokładnie wyczyścić powierzchnie i je nadzorować. Obejmuje to wszystkie powierzchnie robocze, magazyny, maszyny, narzędzia, urządzenia itd. Czyste  miejsce pracy jest przyjemne i czytelne. Czyste maszyny to sprawne maszyny. Regularne czyszczenie i inspekcja powinny zostać uwzględnione na co dzień jako rutyna w celu utrzymania rezultatów. Obszary robocze powinny zostać podzielone na sektory z przynależnym do nich wyposażeniem do sprzątania i podziałem sprzątania między pracowników a wyspecjalizowane służby.
  • Inspekcja. Dostrzeganie wadliwego sprzętu, wycieki oleju, płynów, źródła zanieczyszczeń, uszkodzenia spowodowane wibracjami – to wszystko jest teraz możliwe. Jeśli takie sytuacje zostaną wychwycone w początkowej fazie występowania zjawiska i zgłoszone natychmiast, istnieje duże prawdopodobieństwo ustrzeżenia się przed kosztami poważnych awarii i napraw. Wadliwe działanie maszyn powoduje zwiększone koszty produkcji lub usług, przestoje w pracy oraz złą jakość, co wpływa na rentowność procesu.
  • Standaryzacja (Seiketsu). Standaryzacja jest kluczem do niskich kosztów produkcji lub usług. Bez ustalonego, dobrze wdrożonego i podtrzymanego standardu, nie ma możliwości dalszego doskonalenia procesów. W tym etapie świetnie sprawdzi się PDCA. Najprostszym sposobem jest spisanie najlepszych praktyk, opracowanie graficzne i zakomunikowanie ich pracownikom w zrozumiałej i jednoznacznej formie. Najlepiej osiąga się zamierzony rezultat poprzez zaangażowanie pracowników w proces ustalania standardów po wcześniejszym włączeniu ich w rolę wdrożeniową. Standaryzacja stała się kluczem do sukcesu takich organizacji jak McDonalds, Tesco, General  Motors i innych.  Właściwe droga wdrożenia wskazuje na pozbycie się starych nawyków i zastąpienie ich nowymi wzorcami zachowań.  Często ten etap wymaga pewnej formy egzekwowania nowych norm, aż staną się nawykiem i „wejdą w krew” wszystkim pracownikom i kierownictwu. Wizualne przypomnienia i inne formy komunikowania standardu mogą być skutecznym narzędziem. Plakaty, informacje na tablicach, instrukcje, listy kontrolne, zdjęcia stanu idealnego, wizualne przypomnienia, mapy itp., mogą okazać się pomocne.
  • Samodyscyplina (Shitsuke).  Etap ten zwany jest również samokontrolą albo samodoskonaleniem. Wszystkie te określenia mają podobne znaczenie i nawiązują do zasady ciągłego doskonalenia czyli wchodzenia na wyższy poziom organizacyjny stosowania 5S w sposób rozsądny.

Zasadą podstawową  5S jest podtrzymanie i doskonalenie wszystkich wprowadzonych do tej pory zmian 

Jeśli zmiany nie zostaną utrzymane cały wcześniejszy wysiłek będzie daremny.

Weryfikacja powinna odbywać się w określonych odstępach czasu i być przeprowadzana przez powołany zespół lub doświadczonego, niezależnego specjalistę. Kierownictwo odgrywa tu fundamentalną funkcję. Powinno być zaangażowane i przekonane do zmian, wspierać aktywnie zespoły we wprowadzaniu zmian – najlepiej uczestnicząc w warsztatach 5S. 

Dla wszystkich pracowników powinien być opracowany specjalny program szkoleń. Nowo zatrudniani pracownicy powinni być szkoleni z zasad, które zastaną w organizacji i na stanowisku pracy. 

Po wprowadzeniu 5S należy stale podwyższać poprzeczkę nowym standardom.  Należy jednak pamiętać, że wdrożenie 5S będzie wymagało ciągłego, codziennego wysiłku bez, którego utrzymanie zmian będzie niemożliwe.  Czas wdrożenia uzależniony jest od branży, zaangażowania pracowników, systemu motywacyjnego i wielu czynników. Nie ma identycznych wdrożeń jak nie ma identycznych organizacji i ludzi. 

Przykłady realizacji i ćwiczenia są dla Ciebie dostępne w trakcie poniższych warsztatów:

Zyski i nakłady

Wprowadzenie kompletnego systemu ma sens z punktu widzenia inwestycji. Wymagana ilość nakładów zależy przede wszystkim od stanu początkowego, od którego się wychodzi. Istotnym składnikiem zaangażowania jest czas implementacji i uzależniony jest od branży, zaangażowania pracowników, systemu motywacyjnego. 

Nie ma identycznych projektów 5S, bo nie ma identycznych organizacji i ludzi. Na podstawie doświadczeń można przyjąć, że średnie przedsiębiorstwo (ok. 100 pracowników w jednej lokalizacji)  jest w stanie wprowadzić 5S w ciągu 5 do 12 miesięcy.

Kompleksowo wprowadzony system 5S zwiększa poziom: 

  • produktywności o przeciętnie 3-10%
  • wydajności o przeciętnie 15-20%
  • efektywności o przeciętnie 10-20%

 w pierwszym roku poprawnego funkcjonowania.

5s kącik czystości

5S ma za zadanie tak zagospodarować powierzchnię pracy, aby wykorzystać jak największą jej ilość, zachowując jednocześnie ład i porządek. 

Drugi etap  metody 5S jakim jest Systematyka, umożliwia pracownikowi nadanie odpowiednim narzędziom ich własnych miejsc. Najlepsze efekty wprowadzenia Systematyki są widoczne dzięki zastosowaniu  Visual Management – zarządzania wizualnego . Dzięki temu każda rzecz ma przypisane miejsce, pracownik za to posiada zmniejszone do minimum ryzyko wystąpienia pomyłki. Ponad to zmniejszeniu ulega czas, jaki pracownik poświęca na szukanie odpowiednich przedmiotów.

W tym kroku istotne jest także wyznaczenie poszczególnych obszarów, w których zostanie rozmieszczony sprzęt do wykonywania różnych zadań niezbędnych w pracy.  Wydzielenie przestrzeni pozwoli usprawnić pracę , a także zapewni swobodę ruchów. Pewnym ułatwieniem dla pracownika jest stworzenie osobnego miejsca, kącika czystości. Dzięki kącikowi pracownik ma możliwość szybkiej reakcji w przypadku wystąpienia niespodziewanego zabrudzenia w miejscu pracy, a także przygotowania miejsca pracy dla osób z kolejnej zmiany.  Kącik czystości powinien być zlokalizowany w miejscu niezbyt odległym od stanowiska pracy , ponieważ jeżeli znajduje się on w innej części hali, wydłuża się czas poboru przyrządów do sprzątania. Odpowiednim rozwiązaniem jest przygotowanie takiego miejsca za pomocą tablicy cieni. 

Czystość na stanowisku pracy  jest ważna, ponieważ brak kurzu, brudu oraz innych zanieczyszczeń  prowadzi do wzrostu efektywności pracy . Każdy pracownik czuje się lepiej w czystym miejscu, a zadowolenie pracownika przekłada się na wyniki jego pracy. Doprowadzenie stanowiska pracy do czystości może być nie tylko stałym punktem harmonogramu, ale także można je wykonywać w czasie postoju, np. spowodowanym przez awarię maszyny.

Usprawnienie pracy poprzez wprowadzenie kącika czystości przynosi korzyści. Przede wszystkim wykluczone  zostaje marnotrawstwo czasu , ponieważ każdy przyrząd znajduje się nieopodal oraz ma określone miejsce. Stanowisko pracy jest stale uporządkowane, dlatego pracownik wykonuje swoje obowiązki sprawniej i wydajniej. Dzięki temu zwiększa się także kultura pracy, a także satysfakcja z jej wykonywania oraz podnosi się komfort – w uporządkowanym i czystym otoczeniu pracuje się lepiej.

Ponadto,  zwiększa się bezpieczeństwo w obszarze wykonywania czynności pracowniczych . Niestety, jak każda metoda, tak i ta ma ograniczenia, wśród których można wymienić ograniczoną przestrzeń na hali produkcyjnej lub niewystarczające środki finansowe, np. na zakup odpowiedniego sprzętu sprzątającego.

Podobne artykuły

Nasze wdrożenia

Lean w branży automotive

Optymalizacja 2 linii zrobotyzowanego spawania. Dzięki wdrożonym zmianom dostawca może sprostać zmienności w zamówieniach klienta i produkować zgodnie z zasadami JIT. Projekt wygenerował 2 500 000 zł zysku.

Lean w logistyce – transport kontenerów morskich

Realizacja business case’u polegającego na zmniejszeniu kosztów załadunku i rozładunku statku oraz umożliwieniu składania większej liczby zamówień na transport morski.
Osiągnięto cel projektu w zakładanym czasie i zwrocie inwestycji 200k USD + 35% wzrost sprzedaży cargo.

Lean w produkcji – armatura sanitarna

Optymalizacja linii montażowej zaworów.
Dzięki wdrożonym zmianom bazującym na koncepcji Lean Manufacturing udało się znacząco obniżyć koszty wytwarzania produktów zwiększając produktywność średnio o 45 % .
Projekt wygenerował 450 000 zł zysku / rok.

Lean w usługach – branża bankowość, finanse

Skrócenie czasu odpowiedzi na zgłoszenia Klientów o 30%. Zwiększenie wydajności procesu o 40% dzięki zastosowaniu narzędzi Lean Managament. Wzrost zaangażowania pracowników w proces optymalizacji dzięki KAIZEN. Wzrost satysfakcji Klientów przekładający się poziom sprzedaży.

Lean w logistyce – centrum usług logistycznych

Zwiększenie rotacji zapasów o 34%.
Poprawienie efektywności operatorów na magazynie o 63%. Uwolnienie zapasów nierotujących o 9,6 MLN zł.
Skrócenie czasu wdrażania Lead Time dla nowych produktów (Time to market) o 130%. Projekt wygenerował 12 MLN zł zysku / rok.

logistyka

Lean w logistyce – branża produkcja nisko- i wysokoseryjna

Projekt dla klienta z branży produkcyjnej w zakresie logistyki wewnętrznej. Skrócenie czasów przestojów produkcyjnych związanych z niedoborem komponentów na stanowiskach pracy o 50%. Powołanie na nowo funkcji LEAN TEAM z przedstawicieli wszystkich współpracujących działów.

branża bpo

Lean w usługach – branża BPO Assistance / Call Center

Podniesienie rentowności, produktywności bez zwiększenia tempa pracy. Skrócenie czasu rozmowy potrzebnego do zawarcia porozumienia o 32%.
Skrócenie czasu oczekiwania Klienta na rozmowę do 3 sygnałów (IN). W ramach projektu osiągnięto zysk w wysokości 2 mln zł.

Zapisz się do newslettera!

Zapisz się i bądź na bieżąco z artykułami
i wydarzeniami Lean.

Praktyczne warsztaty

Certyfikacje Lean Six Sigma

Ciekawe artykuły

warta logo
Warta referencje

„We wrześniu 2016 i oku w Katowicach, pracownicy Warty uczestniczyli w warsztatach Lean Champions „Lean Management i KAIZEN” zorganizowanym przez firmę LEAN Partner.

Szkolenie zostalo przeprowadzone w bardzo dynamicznej formie. Zestawy pojęć teoretycznych były umiejętnie przeplatane warsztatami, realizując tym samym praktyczne zastosowanie poznanych teorii. Dzięki temu, uczestnicy byli zaangażowani i chętni do pracy. Należy podkreślić, że dużą rolę odegrali sami trenerzy, którzy z dużą swobodą przekazywali wiedzy i dbali o dobrą atmosferę szkolenia.

Warsztat został przygotowany i przeprowadzony zgodnie z wcześniejszym ustaleniem, dokładnie pod zamówienie Warty spełnił oczekiwania wszystkich uczestników w części merytorycznej oraz warsztatowej.

Ogromnym atutem warsztatów okazała się możliwość poznania praktycznego wykorzystania metodyki LEAN w firmie Bombardier. To świetny pomysł na spotkanie z praktykami i możliwość zadania pytań managerom stosującym na co dzień z sukcesem metodologię LEAN.

Wszystkim zainteresowanym wprowadzeniem metodologii LEAN polecamy szkolenie i warsztaty prowadzone przez LEAN Partner.

To bardzo dobra inwestycja oraz gwarancja jakości szkolenia.”

Beata Jaczewska, Koordynator

Jarosław Paćko, Dyrektor, Towarzystwo ubezpieczeń i reasekuracji  Warta S.A, branża ubezpieczeniowa