Artykuły

Po co nam System Kanban (PULL SYSTEM)?

Zacznijmy od początku. Czym jest KANBAN?

  • Jest to sposób na zorganizowanie pracy tak by była bardziej efektywna, 
  • Jednym z odczuwalnych efektów jest spadek liczby godzin (usługi/produkcja)  i zapasów materiałowych (produkcja) potrzebnych do realizacji zadań – czyli poprawa cash-flow,
  • WIP (work in process) dzięki Kanban można ograniczyć o co najmniej 50% i to tylko dzięki zmianie organizacji współpracy pomiędzy funkcjami,
  • KANBAN to narzędzie (zrozumiały sygnał) komunikacji, niektórzy twierdzą nawet, że to „stan umysłu”.

Zobaczmy jak KANBAN działa w praktyce.

Wyobraź sobie, że masz do przeprowadzenia pewien projekt. Powiedzmy, że w przeciągu jednego dnia wraz z grupą pięciu znajomych macie 100m2 powierzchni doprowadzić do stanu, który pozwala na efektywne jej użytkowanie. Musicie dokonać selekcji zalegających tam rzeczy-na te, które są potrzebne w danym czasie i te, które w danym momencie potrzebne nie są-brzmi jak system 5S, prawda? 10 nowych biurek, trzeba skręcić, wcześniej wypakować pudełek, a jeszcze wcześniej pojechać po nie do sklepu. 

Reasumując- musimy zarządzać zespołem w projekcie oraz montażem biurek, czyli jest to zakres z obszaru usług i produkcji.

Zadanie de facto jest proste- pewnie zakładasz, że można je zrealizować w przeciągu jednego popołudnia.

Dobrze, a co jeśli za ten projekt musimy zapłacić (pytanie brzmi: ile ten WIP będzie kosztował)? Weźmy też pod uwagę, że tych pięcioro pracowników ma do dyspozycji różną liczbę godzin, każdy z nich wycenia swoją pracę w inny sposób, a na koniec rozpoczynają pracę w różnych godzinach – czyli nie wszyscy stawią się o godz. 11. Dodatkowo, każdy z pracowników posiada nieco inne umiejętności.

Pewnie zastanawiasz się, jak to wszystko ze sobą połączyć, poukładać i odpowiednio zorganizować, aby ponieść jak najniższe koszty oraz przeprowadzić to przedsięwzięcie w dobrej atmosferze – w końcu to są Twoi znajomi.

Odpowiedzią jest system PULL, w którym świetnie sprawdzi się KANBAN – czyli zrozumiały sygnał. Zrozumiały sygnał prowadzi do skutecznej komunikacji.

Skuteczna komunikacja zgodna z KANBAN oznacza, że się rozumiemy i wiemy co mamy zrobić i kiedy i na kiedy.
Sprawdzonym sposobem na taką komunikację jest prosta matematyką – w tym wypadku posługujemy się wartościami czasu (kiedy i na kiedy) oraz liczbami (ile czego).

Zarządzając zadaniami w projekcie zgodnie z KANBAN oparlibyśmy się o poniższy schemat:

„Okej, w kolejce mamy następujące zadania…biorę na siebie zadanie X” w związku z czym:

  1. Ja: Za 30 minut będę potrzebował/a, aby zrobić dla mnie a,b,c,d…
  1. Ktoś z Zespołu: Będę dostępny/a za 20 minut (albo 40 minut) i mogę zająć się zadaniem a,b,c,d…

Punkt 2 łączymy z punktem 1 – innymi słowy pod „1” podpinamy „2” stosując PULL.  W ten sposób dozując odpowiednio tempo pracy (zwróć uwagę na komunikaty KANBAN).
Jak widzisz odwracamy kolejność działań- klienci mówią czego i na kiedy chcą.

W przykładzie typowo produkcyjnym będziemy mieli taki scenariusz:

„Okej, w kolejce zleceń mam X” w związku z czym:

  1. Ja: Za 30 minut będę potrzebował/a, aby zrobić dla mnie a,b,c,d…w ilości sztuk Y
  1. Ktoś kto robi „a”: OK „a” w ilości Y będzie dostępne za 20 minut (albo 40 minut – to oznacza opóźnienie) i w związku z tym zlecam dostarczenie mi materiału pod wykonanie kolejnych „a”, w ilości Y (+/- określone minimum) do procesu…
 
czyli klasyczny PULL SYSTEM z ilościami do uzupełnienia.

 

Najważniejsze rzeczy do przetestowania

KANBAN oznacza złożenie zamówienia na pracę i/lub prośba o dostarczenie czegoś (materiał, produkt, informacja) w odpowiednie miejsce, czas oraz odpowiedniej ilości. 

Dzięki tej metodzie będziecie używać języka zrozumiałego w grupie i tym samym zaoszczędzicie sporo czasu. 

Spróbujcie od zaraz takiej komunikacji a zobaczycie, że to jest do zrobienia.

 

Zapamiętajmy kilka ważnych rzeczy:

 

  1. KANBAN należy rozumieć jako ułożenie współpracy w sposób bardziej skoordynowany, czyli bardziej efektywny. Innymi słowy żeby zrozumieć jak działa i co daje KANBAN, postaw najpierw na synchronizację działań niż realizację celów w krótszym terminie już w pierwszym tygodniu prób.
  1. Systematyczne działanie zgodnie z KANBAN zmienia tok myślenia i postępowanie zespołu na bardziej LEAN, czyli bardziej wartościowy i mniej obciążony marnotrawstwem np. oczekiwania na kogoś albo konieczności przyspieszenia pracy.
  1. Metoda KANBAN w pierwszej kolejności powoduje integrację zespołu, zrozumienie siebie nawzajem, zgranie czynności w czasie, a na koniec widzimy efekty finansowe.

 

Zmierzmy się z praktyką w produkcji i usługach

Produkcja:

  1. Scenariusz – jesteśmy gotowi na czas, trzymamy optymalne tempo- najlepiej na 80% możliwości. 20% zasobów przeznaczamy na sytuacje nieoczekiwane. Nie robimy zbędnych zapasów materiałów, co nie oznacza, że nie wolno nam ich mieć. Kontrolowane poziomy zapasów są wręcz wskazane. Kontrolowany oznacza “nie więcej niż, ale też nie mniej niż”. W sytuacji gdy audytor wystawia Ci niską notę z 5S, ponieważ czegoś masz za dużo, to jest to właściwy czas, aby sprawdzić czy rozumiecie wspólne cele oparte o just-in-time i system ssący (pull).

Pamiętajmy, że my też jesteśmy zapasem, zapasem naszych roboczo-godzin, za które dostajemy pieniądze. Jeśli w tym miejscu uważasz, że warto wysłać zamówienie na pracę, to masz rację.

  1. Działanie w praktyce- po konsultacji z klientem budujemy bazę danych o jego zapotrzebowaniu- ile, co, na kiedy oraz gdzie. Odpowie nam to na pytanie czy to się opłaca, ile będzie potrzebne materiału, roboczogodzin oraz jaką technologię powinniśmy zastosować. Im częściej będziemy aktualizować rzeczywiste potrzeby klienta, tym mniej dodatkowej pracy będziemy mieli do wykonania.
  1. Zasady współpracy– mamy się rozumieć, a do tego trzeba jasnych, prostych komunikatów. Zatem komunikat (KANBAN) niech stanowi zwykłe zamówienie- ile, co, na kiedy oraz gdzie. Ważne jest, aby zespół miał świadomość ile czasu zajmuje proces dostarczania zamówienia. Dzięki temu ustalicie stan minimalny zapasu oraz najpóźniejszy moment wysłania zamówienia, tak, aby zespół miał szansę być dla Ciebie just-in-time.
  1. Ty jesteś klientem– to jest dosyć odpowiedzialne stanowisko, bo teraz Ty zamawiasz od innych oraz kontrolujesz, sprawdzasz:
  • Tempo
  • Stany magazynowe – w produkcji (dla bardziej zaawansowanych w LEAN oznacza to czas)
  • Kolejkę zleceń do zrobienia – w usługach (dla bardziej zaawansowanych w LEAN oznacza to czas)
  • Co zamawiasz- jest to kluczowe, ponieważ zamawiasz tylko to co jest Tobie potrzebne, aby zrealizować zamówienie.
  1. Koordynacja- komunikujemy się relatywnie często, aby widzieć lepiej i wiedzieć co się dzieje.
  • Przekazujemy sobie KANBAN (zamówienie) w czasie rzeczywistym, bez opóźnień
  • Komunikacja globalna rozumiana jako koordynacja całego zespołu- 3 razy na zmianę – rozpoczęcie, w połowie oraz tuż przed zakończeniem
  • ZAWSZE komunikuj problem z zamówieniem lub dostawą, używaj ANDON – daj po prostu znać, że widzisz problem
  • Miejmy status na oku- tablica, system, ściana, koordynator- wybrać najlepsze z powyższych albo wszystkie

Usługi

W przypadku usług stosujemy dokładnie te same zasady co w produkcji. Dodatkowo koniecznie trzeba wziąć pod uwagę następujące kwestie:

  1. Definicja czego konkretnie i od kogo potrzebujemy, aby wykonać zadanie– przykład z początku artykułu- które biurka mamy kupić, o jakich wymiarach, na kiedy mają zostać dostarczone oraz do kogo.
  2. Definicja zakończonego zadania lub precyzyjne określenie co oznacza, że zakończyliśmy zadanie– przykład selekcji na rzeczy potrzebne w danym czasie i te, które w danym momencie potrzebne nie są. Co to oznacza? Kiedy skończymy? Jak ocenimy, że już możemy przejść do kolejnego zadania?

 

Te powyższe punkty są nam potrzebne, aby wyznaczyć zrozumiałe dla wszystkich parametry zadań oraz określić potrzeby klienta.

Zbudowanie tej wizji jest niezbędne żeby określić konkretnie czego potrzebujemy, czyli opisać najdokładniej jak potrafimy nasze zamówienie oraz żeby dać znać reszcie zespołu, że jest się gotowym na zrealizowanie kolejne zadania.

  • w usługach musimy być nastawieni na ciągłą koordynację procesu. Z pomocą przychodzą tablice fizyczne i elektroniczne, które nie tylko pomogą nam ocenić co jest do zrobienia, ale również odpowiedzą na pytania, w którym momencie projektu jesteśmy oraz gdzie występuje problem z realizacją.

Podsumowanie:

  1. Najprostszą formą KANBAN jest półka sklepowa. Jest tam pewna ilość towaru – z reguły kilka sztuk tej samej pozycji. Jeśli jest kupowany ta liczba się zmniejsza. Gdy osiągnie pewien poziom graniczny np. zostają tylko 2 sztuki, sklep zamawia u dostawcy kolejną partię. Czyli informuje dostawcę – potrzebuję mieć do pracy (sklep pracuje handlując)  to i to, w takiej ilości, w to miejsce. Oczywiście istnieją bardziej skomplikowane i precyzyjne narzędzi do zlecenia KANBAN oparte o systemy komputerowe i statystykę, jednak zawsze kluczowym zadaniem po stronie Klienta jest – wysłanie precyzyjnego komunikatu.
  2. W powtarzalnej produkcji to właśnie zmniejszające stany magazynowe w toku i na magazynie wywołują KANBAN.
  3. W usługach i projektach decyduje informacja o czasie potrzebnym na realizację zlecenia – “będę zajęty/a przez….” albo “będę dostępny/a za….”
  4. KANBAN nie ma sensu bez znajomości działania “dokładnie na czas” czyli just-in-time.