Po co nam System Kanban (PULL SYSTEM)?

kanban
Share on facebook
Share on linkedin

Czym jest System Kanban?

  • Jest to sposób na zorganizowanie pracy tak by była bardziej efektywna (min. dzięki lepszemu zrozumieniu wymagań Klienta oraz współzależności czynności do wykonania w zespole), 
  • Jednym z odczuwalnych efektów jest spadek WIP o 50% (work-in-process) liczby godzin (usługi/produkcja)  i zapasów materiałowych (produkcja) potrzebnych do realizacji zadań – czyli skrócenie czasu realizacji (lead time) oraz poprawa płynności finansowej (cash-flow)
  • KANBAN to TYLKO i aż narzędzie (zrozumiały sygnał) komunikacji wizualnej (rzadziej dźwiękowej), niektórzy twierdzą nawet, że to „stan umysłu”. Jak każde narzędzie – używaj z rozwagą!
  • Jak się go opanuje dużo łatwiej jest wejść w rolę lidera produkcji, projektu lub zespołu – dlaczego? Odpowiedź powinna nasunąć się sama po przeczytaniu do końca tego artykułu.
  • W lepszym zrozumieniu poniższego tekstu na pewno pomoże podstawowa znajomość pojęcia JIT (just-in-time) oraz PULL (system współpracy, w którym praca wykonywana jest tylko i wyłącznie na wyraźne zamówienie, przeciwieństwo PUSH) i SCRUM – standard pracy w zespole, który cechuje się krótkimi spotkaniami w celu koordynacji działań. W produkcji, gdzie pracuje się zgodnie z LEAN / WCM oraz PDCA, są to tzw. operatywki albo board meetingi, gdzie się sprawdza statusy i określa możliwości realizacji kolejnych zadań.

Sprawdź KANBAN w praktyce. Weź udział w naszym cenionym programie certyfikacyjnym umiejętności menedżerskie na poziomie LEAN SIX SIGMA YELLOW BELT.

https://leanpartner.pl/yellow-belt/


Zobaczmy jak KANBAN działa w praktyce.

Wyobraź sobie, że masz do przeprowadzenia pewien projekt.
Powiedzmy, że w przeciągu jednego dnia wraz z grupą pięciu znajomych macie 100m2 powierzchni doprowadzić do stanu, który pozwala na efektywne jej użytkowanie. Musicie dokonać selekcji zalegających tam rzeczy-na te, które są potrzebne w danym czasie i te, które w danym momencie potrzebne nie są-brzmi jak system 5S, prawda? 10 nowych biurek, trzeba skręcić, wcześniej wypakować pudełek, a jeszcze wcześniej pojechać po nie do sklepu. 

Reasumując- musimy zarządzać znanym nam zespołem w projekcie oraz montażem biurek, czyli jest to zakres z obszaru usług i produkcji.

Dobrze, a co jeśli za ten projekt musimy zapłacić (pytanie brzmi: ile ten WIP będzie kosztował)? Weźmy też pod uwagę, że tych pięcioro pracowników ma do dyspozycji różną liczbę godzin, każdy z nich wycenia swoją pracę w inny sposób, a na koniec rozpoczynają pracę w różnych godzinach. Dodatkowo, każdy z pracowników posiada nieco inne umiejętności.

Pewnie zastanawiasz się, jak to wszystko ze sobą połączyć, poukładać i odpowiednio zorganizować, aby ponieść jak najniższe koszty oraz przeprowadzić to przedsięwzięcie w dobrej atmosferze

Odpowiedzią jest system PULL, w którym świetnie sprawdzi się KANBAN – czyli zrozumiały sygnał wizualny (rzadziej dźwiękowy). Zrozumiały sygnał prowadzi do skutecznej komunikacji.

Skuteczna komunikacja zgodna z KANBAN oznacza, że się rozumiemy i wiemy:

  • co mamy zrobić,
  • i kiedy,
  • i na kiedy.

W takiej komunikacji sprawdza się prosta matematyka – w tym wypadku posługujemy się wartościami czasu (kiedy i na kiedy) oraz liczbami (ile czego).

Studium przypadku. Zarządzając zadaniami w naszym projekcie zgodnie z KANBAN oparlibyśmy się o poniższy schemat:

„Okej, patrzę na tablice z zadaniami i w kolejce mamy następujące zadania…biorę na siebie zadanie X – skręcenie biurka” w związku z czym:

  1. Ja: Za 30 minut będę potrzebował/a, aby zrobić dla mnie a,b,c,d…(np. przynieść 3 nogi i blat)
  1. Ktoś z Zespołu: Będę dostępny/a za 20 minut (albo 40 minut) i mogę zająć się zadaniem a,b,c,d…

Punkt 2 łączymy z punktem 1 – innymi słowy pod „1” podpinamy „2” stosując PULL.  W ten sposób dozując odpowiednio tempo pracy. Jak widzisz odwracamy kolejność działań- klienci mówią czego i na kiedy chcą. Dokładnie taką metodę zastosowaliśmy w poniższym projekcie: https://leanpartner.pl/lean-w-produkcji-branza-remontowa-produkcja-niskoseryjna/

Dodatkowe spostrzeżenia:

  1.  Zauważ „1” i „2” tworzą parę na to konkretne zadanie – powstaje Zespół odbiorca i klient, zatem upraszczamy sobie schemat działania do 1 wątku – ten duży Zespół znajomych zaczyna się dobierać w pary a Ty nie musisz ingerować w układanie im pracy, Sami zaczynają się organizować – element SCRUM.
  2. Pytanie – czy „2” może mieć więcej niż 1 osobę? Tak może, i wtedy albo każda z tych osób bezpośrednio dostarcza dla „1” albo … te osoby robią co? Kanban dla swojej grupy aby dostarczyć to co chce „1”,
  3. Zadania mamy sparametryzowane – CZAS!
  4. Pracę można weryfikować, w tym przykładzie np. co 15 minut aby być pewnym, że wszyscy zdążą. W przykładach z innych projektów, bardziej rozbudowanych stosuje się interwały, które mają sens. Czyli zwykle od 1 do 5 dni.
  5. Warto zrobić po każdej iteracji spotkanie całego Zespołu by podzielić się dobrymi praktykami i tym co trzeba następnym razem poprawić – zrobić inaczej.

 

Koordynacja projektu Kanban

W przykładzie typowo produkcyjnym będziemy mieli taki scenariusz:

„Okej, w kolejce zleceń mam X” w związku z czym:

  1. Ja: Za 30 minut będę potrzebował/a, aby zrobić dla mnie a,b,c,d…w ilości sztuk Y
  1. Ktoś kto robi „a”: OK „a” w ilości Y będzie dostępne za 20 minut (albo 40 minut – to oznacza opóźnienie) i w związku z tym zlecam dostarczenie mi materiału pod wykonanie kolejnych „a”, w ilości Y (+/- określone minimum) do procesu…
 

czyli klasyczny PULL SYSTEM z ilościami do uzupełnienia.

Dodatkowe spostrzeżenia:

  1.  Zauważ „1” i „2” tworzą parę na to konkretne zlecenie, nic innego nie robią – ani „2” wcześniej niczego nie robi dla „1” ani „1” nie wywołuje wcześniej, niż rzeczywiście potrzebuje. Co to daje? Właśnie otrzymaliśmy przepływ 1dnej sztuki (zlecenia) czyli ONE-PIECE-FLOW w dodatku pod JUST-IN-TIME!,
  2. Pytanie – czy „2” może być więcej? Odpowiedź: tak, może. Jeśli „1” ma zdefiniowanych dostawców, wysyła do nich zlecenie.
  3. Zadania mamy sparametryzowane – CZAS i ILOŚĆ.
  4. Pracę można weryfikować, w tym przykładzie np. co 15 minut aby być pewnym, że wszyscy zdążą. W przykładach z fabryk – te bliżej industry 4.0 śledzą statusy w czasie rzeczywistym z są w stanie ocenić czy jesteśmy JUST-IN-TIME a jeśli nie to mogą zmienić harmonogram. Te fabryki, które nie mają tak zaawansowanych systemów, wystarczy, że będą sprawdzać co godzinę na jakim etapie jest wykonanie planu.
  5. Warto zrobić po każdej iteracji spotkanie całego Zespołu by podzielić się dobrymi praktykami i tym co trzeba następnym razem poprawić – zrobić inaczej.

Najważniejsze rzeczy do przetestowania

KANBAN oznacza złożenie zamówienia na pracę i/lub prośba o dostarczenie czegoś (materiał, produkt, informacja) w odpowiednie miejsce, czas oraz odpowiedniej ilości, w postaci wizualnej. Każdy widzi i rozumie. 

Spróbujcie od zaraz takiej komunikacji a zobaczycie, że to jest do zrobienia.

Zapamiętajmy kilka ważnych rzeczy:

  1. KANBAN należy rozumieć jako narzędzie wspierające ułożenie współpracy w sposób bardziej skoordynowany, czyli bardziej efektywny. Innymi słowy żeby zrozumieć jak działa i co daje KANBAN, postaw najpierw na synchronizację działań niż realizację celów w krótszym terminie,
  1. Systematyczne działanie zgodnie z KANBAN zmienia tok myślenia i postępowanie Zespołu na bardziej samodzielny i LEAN, czyli bardziej wartościowy i mniej obciążony marnotrawstwem np. oczekiwania na kogoś albo konieczności przyspieszenia pracy bo mamy opóźnienia,
  1. Metoda KANBAN w pierwszej kolejności powoduje integrację zespołu zgodnie z PULL, zrozumienie siebie nawzajem, zgranie czynności w czasie, a na koniec widzimy efekty finansowe dzięki ograniczeniu WIP i skrócenie lead time-ów

Zmierzmy się z praktyką stosowania Kanban w produkcji i usługach

Kanban w Produkcji:

  1. Scenariusz – jesteśmy gotowi na czas, trzymamy optymalne tempo- najlepiej na 80% możliwości. 20% zasobów przeznaczamy na sytuacje nieoczekiwane. Nie robimy zbędnych nadmiernych zapasów materiałów, co nie oznacza, że nie wolno nam ich mieć. Kontrolowane poziomy zapasów są wręcz wskazane. Kontrolowany oznacza “nie więcej niż, ale też nie mniej niż”. W sytuacji gdy audytor wystawia Ci niską notę z 5S, ponieważ czegoś masz za dużo, to jest to właściwy czas, aby sprawdzić czy rozumiecie wspólne cele oparte o just-in-time i system ssący (pull).

Pamiętajmy, że my też jesteśmy zapasem, zapasem naszych roboczo-godzin, za które dostajemy pieniądze. Jeśli w tym miejscu uważasz, że warto wysłać zamówienie na pracę, to masz rację.

  1. Działanie w praktyce- po konsultacji z klientem budujemy bazę danych o jego zapotrzebowaniu- ile, co, na kiedy oraz gdzie. Odpowie nam to na pytanie czy to się opłaca, ile będzie trzeba dostarczyć danego materiału, roboczogodzin oraz jaką technologię powinniśmy zastosować. Im częściej będziemy aktualizować rzeczywiste potrzeby klienta, tym mniej dodatkowej pracy będziemy mieli do wykonania.
  1. Zasady współpracy– mamy się rozumieć, a do tego trzeba jasnych, prostych komunikatów. Zatem komunikat (KANBAN) niech stanowi zwykłe zamówienie- ile, co, na kiedy oraz gdzie. Ważne jest, aby zespół miał świadomość ile czasu zajmuje proces dostarczania zamówienia między sobą. Dzięki temu ustalicie stan minimalny zapasu oraz najpóźniejszy moment wysłania zamówienia, tak, aby zespół miał szansę być dla siebie JIT.
  1. Ty też jesteś klientem– to jest dosyć odpowiedzialne stanowisko, bo teraz Ty zamawiasz od innych oraz kontrolujesz, sprawdzasz WIP i lead time optymalizując:
  • Tempo
  • Stany magazynowe – w produkcji (dla bardziej zaawansowanych w LEAN oznacza to czas)
  • Kolejkę zleceń do zrobienia – w usługach (dla bardziej zaawansowanych w LEAN oznacza to czas)
  • Co zamawiasz- jest to kluczowe, ponieważ zamawiasz tylko to co jest Tobie potrzebne, aby zrealizować zamówienie.
  1. Koordynacja- komunikujemy się relatywnie często, aby widzieć lepiej i wiedzieć co się dzieje.
  • Przekazujemy sobie KANBAN (zamówienie) w czasie rzeczywistym, bez opóźnień
  • Komunikacja globalna rozumiana jako koordynacja całego zespołu- np. 3 razy na zmianę – rozpoczęcie, w połowie oraz tuż przed zakończeniem.
  • ZAWSZE komunikuj problem z zamówieniem lub dostawą, używaj ANDON – daj po prostu znać, że widzisz problem
  • Miejmy status na oku- tablica, system, ściana, koordynator- wybrać najlepsze z powyższych albo wszystkie

Kanban w usługach

W przypadku usług stosujemy dokładnie te same zasady co w produkcji. Dodatkowo koniecznie trzeba wziąć pod uwagę następujące kwestie:

  1. Definicja czego konkretnie i od kogo potrzebujemy, aby wykonać zadanie– przykład z początku artykułu- które biurka mamy kupić, o jakich wymiarach, na kiedy mają zostać dostarczone oraz do kogo.
  2. Definicja zakończonego zadania lub precyzyjne określenie co oznacza, że zakończyliśmy zadanie– przykład selekcji na rzeczy potrzebne w danym czasie i te, które w danym momencie potrzebne nie są. Co to oznacza? Kiedy skończymy? Jak ocenimy, że już możemy przejść do kolejnego zadania?

Te powyższe punkty są nam potrzebne, aby wyznaczyć zrozumiałe dla wszystkich parametry zadań oraz określić potrzeby klienta.

Zbudowanie tej wizji jest niezbędne żeby określić konkretnie czego potrzebujemy, czyli opisać najdokładniej jak potrafimy nasze zamówienie oraz żeby dać znać reszcie zespołu, że jest się gotowym na zrealizowanie kolejne zadania.

  • w usługach musimy być nastawieni na ciągłą koordynację procesu. Z pomocą przychodzą tablice fizyczne i elektroniczne, które nie tylko pomogą nam ocenić co jest do zrobienia, ale również odpowiedzą na pytania, w którym momencie projektu jesteśmy oraz gdzie występuje problem z realizacją.
 

Wszystkie powyższe działania wykorzystaliśmy w projekcie, którego rezultaty opisujemy pod tym linkiem: https://leanpartner.pl/lean-management-wdrozenie-branza-bpo-assistance-call-center/

Podsumowanie:

  1. Najprostszą formą KANBAN jest półka sklepowa. Jest tam pewna maksymalna ilość towaru (WIP) – z reguły kilka sztuk tej samej pozycji. Jeśli jest kupowany ta liczba się zmniejsza. Gdy osiągnie pewien poziom graniczny np. zostają tylko 2 sztuki, sklep zamawia u dostawcy kolejną partię. Czyli informuje dostawcę – potrzebuję mieć do pracy (sklep pracuje handlując)  to i to, w takiej ilości, w to miejsce, w takim czasie – czyli po zdefiniowanym lead time.
    Oczywiście istnieją bardziej skomplikowane i precyzyjne narzędzi do zlecenia KANBAN oparte o systemy komputerowe i statystykę, jednak zawsze kluczowym zadaniem po stronie Klienta jest – wysłanie precyzyjnego komunikatu.
  2. W powtarzalnej produkcji to właśnie zmniejszające stany magazynowe w toku i na magazynie wywołują KANBAN, gdy WIP osiągnie zdefiniowany poziom minimalny.
  3. W usługach i projektach decyduje informacja o czasie potrzebnym na realizację zlecenia – “będę zajęty/a przez….” albo “będę dostępny/a za….” robi się to po to aby ktoś nie czekał albo nie robił czegoś zbyt szybko – znowu optymalizujemy WIP.
  4. KANBAN nie ma sensu bez znajomości działania “dokładnie na czas” czyli just-in-time (JIT) oraz poczucia sensu koordynacji działań w zespole, który dba o swoje dobre samopoczucie i płynność finansową. 

Jeśli artykuł ci się spodobał, udostępnij go swoim znajomym.

Share on facebook
Share on linkedin
warta logo
Warta referencje

„We wrześniu 2016 i oku w Katowicach, pracownicy Warty uczestniczyli w warsztatach Lean Champions „Lean Management i KAIZEN” zorganizowanym przez firmę LEAN Partner.

Szkolenie zostalo przeprowadzone w bardzo dynamicznej formie. Zestawy pojęć teoretycznych były umiejętnie przeplatane warsztatami, realizując tym samym praktyczne zastosowanie poznanych teorii. Dzięki temu, uczestnicy byli zaangażowani i chętni do pracy. Należy podkreślić, że dużą rolę odegrali sami trenerzy, którzy z dużą swobodą przekazywali wiedzy i dbali o dobrą atmosferę szkolenia.

Warsztat został przygotowany i przeprowadzony zgodnie z wcześniejszym ustaleniem, dokładnie pod zamówienie Warty spełnił oczekiwania wszystkich uczestników w części merytorycznej oraz warsztatowej.

Ogromnym atutem warsztatów okazała się możliwość poznania praktycznego wykorzystania metodyki LEAN w firmie Bombardier. To świetny pomysł na spotkanie z praktykami i możliwość zadania pytań managerom stosującym na co dzień z sukcesem metodologię LEAN.

Wszystkim zainteresowanym wprowadzeniem metodologii LEAN polecamy szkolenie i warsztaty prowadzone przez LEAN Partner.

To bardzo dobra inwestycja oraz gwarancja jakości szkolenia.”

Beata Jaczewska, Koordynator

Jarosław Paćko, Dyrektor, Towarzystwo ubezpieczeń i reasekuracji  Warta S.A, branża ubezpieczeniowa