Czy wiesz jak skutecznie wprowadzić, utrzymać i rozwinąć system zgłaszania problemów i pomysłów?
Czym jest system sugestii pracowniczych?
Jest to doskonały sposób na budowanie i utrwalanie nawyków, dzięki którym Zespoły wymieniają się wiedzą o zidentyfikowanych problemach i możliwych rozwiązaniach tych problemów.
Jeśli w firmie system sugestii postrzegany jest przez wszystkich pracowników jako „coś” co ma sens, wtedy możemy jednoznacznie stwierdzić, że osiągnęliśmy kolejny etap w budowaniu kultury Lean Management, kultury samodoskonalącej się organizacji.
System sugestii pracowniczych powinien być wprowadzony w oparciu o liczby, dane i fakty, które w późniejszym etapie będą stanowić o skuteczności jego funkcjonowania.
Poniższy artykuł przeprowadzi nas przez proces tworzenia własnego systemu sugestii oraz pomoże zidentyfikować pułapki jakie czyhają podczas budowania struktur systemu sugestii.
Co daje nam system Kaizen?
- Określa jasny proces zgłaszania problemów i pomysłów ich rozwiązania
- Przekazuje inicjatywę pracownikom w działaniach usprawniających. W ten sposób gwarantujemy naszym Zespołom przestrzeń do rozwoju kompetencji i umiejętności zarządzania.
- Skutecznie zbudowany system kaizen daje możliwość wprowadzania w życie pomysłów zgłoszonych bezpośrednio przez pracowników.
- Pracownik otrzymuje wyróżnienie i gratyfikację jako jeden z elementów systemu motywacyjnego w ramach rozwoju pracownika i systemu kaizen.
- Program zgłaszania pomysłów, skutecznie poprawia sposób komunikacji i relacji w zespole.
- Do wszystkich wyżej opisanych punktów, musimy dodać jeszcze jeden – równie ważny. Przeciętna wartość wprowadzonego w życie pomysłu to ponad 2350,00 PLN/rok
Założenia jakimi powinniśmy się kierować wprowadzając system pomysłów.
- Nasz system pomysłów musi mieć sens dla Zespołów oraz Firmy.
- System ma jednoczyć wokół jasno określonego celu, najlepiej celu SMART
- Do programu sugestii pracowniczych powinni przystąpić wszyscy pracownicy firmy – od Prezesa/Właściciela po osoby na niższych stanowiskach
- Przełożony nadzoruje system zgłaszania problemów i pomaga przy budowaniu struktur systemu sugestii. Jest właścicielem tego procesu.
- Gratyfikacja dla pomysłodawców powinna mieć miejsce, wyłącznie w przypadku wdrożonych pomysłów.
- Codzienne funkcjonowanie systemu sugestii powinno opierać się na weryfikacji i rzeczywistej realizacji sugestii pracowniczych. Zespół powinien wykazywać chęć pochylenia się nad każdym z pomysłów. Poszczególne zgłoszenie musi być przeanalizowane w sposób kompleksowy. Najlepiej gdy jesteśmy w stanie odnieść się na tym etapie do mapy VSM.
- Wyzwaniem dla systemów sugestii jest aktualny i dynamiczny feedback do pomysłodawcy, po każdej zmianie statusu wniosku. Należy wyznaczyć sobie ambitny cel – feedback powinien być przekazany w czasie nie dłuższym niż 24 godziny od zmiany statusu
- Wniosek pracownika powinien zawierać kluczowe informacje, takie jak:
- Imię Nazwisko
- Data
- Wydział/Dział
- Opis problemu/pomysłu najlepiej zgodnie z 5w2h
- Opis rozwiązania lub rysunek techniczny
- Ocena komisji
- Status realizacji
- Odnośnik do regulaminu (zgoda) pomysłodawcy
- W przypadku niejasności któregoś ze zgłoszonych pomysłów, przełożony wybiera wniosek, który wymaga pogłębionej analizy i w razie potrzeby wspólnie z pracownikiem oraz dedykowanym Zespołem, rozwija myśl zawartą w zgłoszeniu, wykorzystując odpowiedni do tego formularz zgodny z np. PDCA albo DMAIC. Z praktyki wiemy, że powinniśmy wystrzegać się sytuacji, gdzie po weryfikacji pomysłu, pomysłodawca nie otrzymuje informacji zwrotnej, z uzasadnieniem dlaczego jego wniosek został np. odrzucony.
- Dla sprawnego działania system Kaizen potrzebuje Koordynatora lub osoby wyznaczonej, która odpowiada za rozwój systemów sugestii i zajmuje się koordynacją przepływu wszystkich wniosków w organizacji, także pomysłów niezrealizowanych.
Skutecznie zbudowany system pomysłów pozwala na dynamiczną obserwację statusu wniosku, która powinna zakończyć się wdrożeniem pomysłu.
Dzięki systemowi sugestii, każdy z pracowników powinien mieć możliwość poczucia wpływu na realizowany proces w swojej organizacji. Dzięki takiemu podejściu, zastosowanie systemu sugestii przyniesie organizacji wymierne korzyści.
Dlaczego programy sugestii pracowniczych w wielu przypadkach nie działają?
Głównie z powodu pominięcia wcześniej opisanych założeń systemu, które są kluczowe podczas wprowadzania i rozwoju systemu sugestii. Często podczas oceny zgłoszonych pomysłów brakuje nam jasnych definicji, ram i zasad, które odpowiadają na pytanie czym jest pomysł, a czym nie jest. Każdy system pomysłów pracowniczych musi być prosty i transparentny.
Program zgłaszania sugestii w początkowej fazie wskazuje nam dwa kluczowe pytania na które musimy poznać odpowiedź:
Co jest pomysłem?
- Poprawa ergonomii pracy
- Oszczędność zasobów i miejsca
- Redukcja kosztów
- Usprawnienie procedur i instrukcji
- Poprawa jakości produktu i efektywności procesów
- Podniesienie bezpieczeństwa pracy w firmie
Co nie jest pomysłem?
- Zgłaszanie skarg na współpracowników
- Prośba o zakup standardowych narzędzi
- Krytyka innych zgłoszonych pomysłów
- Prośba o naprawę maszyny
- Pomysł wynika z zakresu obowiązków zgłaszającego
- Pomysł bez podania rozwiązania
Systemy sugestii składają się z jasno określonych modułów, które możemy opisać jako:
- Założenia systemu
- Oczekiwania zespołu
- Czytelny wniosek
- Jasny i czytelny regulamin
- Prosty przepływ wniosku od pobrania formularza do otrzymania wyróżnienia i gratyfikacji
O co musimy zadbać podczas budowania systemu zgłaszania sugestii Kaizen:
- Jasną komunikację w firmie i udzielenie zespołowi odpowiedzi na pytanie, po co wdrażamy system.
- Świadome zaangażowanie pracowników odnośnie zgłaszania pomysłów w swoich obszarach pracy.
- Czytelny formularz zgłaszania pomysłów, skonsultowany z przedstawicielami poszczególnych działów w firmie.
- Realizacja pomysłów pracowników nie powinna być dłuższa niż 2 tygodnie.
- Transparentne role poszczególnych grup pracowników w procesie realizacji systemów pracowniczych.
- Jasny i zrozumiały system nagradzania.
- Indywidualne podejście do każdego zgłoszonego pomysłu, zarówno podczas realizacji sugestii pracowników, jak i podczas wspierania koordynatora systemu sugestii.
- Promocja w organizacji koncepcji systemu sugestii.
- Określenie jasnej drogi postępowania dla pomysłów niewdrożonych.
Cele biznesowe systemu programów sugestii Kaizen :
- Redukcja kosztów, dzięki pomysłom pracowników
- Poprawa bezpieczeństwa
- Poprawa komunikacji
- Poprawa wizerunku firmy, poprzez realizację systemu usprawnień pracowniczych
- Wzrost świadomości wśród pracowników realizujących wdrożenie programu sugestii
- Usprawnienie wykonywanej pracy m.in poprzez poprawę jakości
Jeśli zainteresował Cię temat sugestii pracowniczych Kaizen, zapraszamy Cię na nasz autorski Warsztat, na którym dowiesz się jak wprowadzić i rozwinąć system zgłaszania pomysłów, który zwiększy Twoją efektywność
https://leanpartner.pl/system-sugestii-pracowniczych-kaizen/
Nasz autorski system sugestii funkcjonuje w szeregu organizacji, zarówno tych produkcyjnych jak i usługowych.
Zapraszamy do kontaktu.
https://leanpartner.pl/system-sugestii-pracowniczych-kaizen/
