Wskaźniki KPI (KLUCZOWE WSKAŹNIKI EFEKTYWNOŚCI) i KRI - co to? Przykłady, definicja wskaźników KPI i KRI
Wskaźniki KPI i KRI – to miary, które wspierają nas w podejmowaniu decyzji. Dzięki nim można odpowiedzieć w sposób precyzyjny na wiele pytań, łącznie z tymi, które dotyczą przyszłości. Jeśli masz ochotę zmierzyć się z tym tematem i dowiedzieć się więcej na temat KPI i KRI – zapraszamy do lektury. Zajmie nie więcej niż 7 minut.
“What gets measured, gets managed” (Możesz zarządzać tym, co zmierzysz) napisał Peter F. Drucker – naukowiec, praktyk, z którego podręczników uczą się menedżerowie na studiach MBA.
Praktyka stosowania liczb jako dynamicznych mierników, które wspierają decyzje, z czasem zyskała na popularności.
Dlaczego?
Odpowiedź jest prosta – te osoby i zespoły, które się nimi posługują zyskują cenny czas i precyzję.
Rzeczywistość, w której żyjemy, stała się skomplikowana i dynamiczna. Sprawne podejmowanie decyzji się opłaca (daje większe zyski) i wprowadza spokój.
Jakie mierniki są najczęściej stosowane? Definicja KRI i KPI
- KRI – to wskaźnik rezultatu (Key Result Indicator). Rezultat to liczba np. „1” i jest określona w danym przedziale czasowym. Przykładowo: reprezentacja piłkarska Polski utrzymywała korzystny wynik 1-0 przez 77 minut lub wartość dochodu na ostatni dzień listopada wynosi 100 zł. Uwaga! W sieci możesz również znaleźć inną definicję, KRI – Key Risk Indicator. Ryzyko co do zasady też jest rezultatem, które można przedstawić w postaci wskaźnika, jednak dla ryzyka lepsze jest FMEA. W tym artykule nie będziemy dalej tej myśli rozwijać.
- KPI – to wskaźnik efektywności (Key Performance Indicator), czyli miara poziomu nakładu/inwestycji do osiągniętego rezultatu wyrażona w „%” i podobnie jak KRI odnosi się do danego czasu. Przykład: przez 62% czasu gry Polska utrzymywała się przy piłce lub wartość kosztów w przychodzie wyniosła 22% w ostatnim dniu roboczym listopada.
A teraz połączmy wyżej opisane przypadki KRI i KPI dla lepszego zrozumienia:
- Wygraliśmy 1-0, utrzymując się przez 62% czasu gry przy piłce. Wniosek usprawniający: mimo wygranej powinniśmy poprawić skuteczność (rezultat wyliczany w liczbie strzelonych goli) lub przy tym samym wyniku utrzymywać się przez 75% czasu gry przy piłce.
- Osiągnęliśmy dochód 100 zł na koniec listopada. Udział kosztów w przychodzie wyniósł 22%. Wniosek usprawniający: podnieśmy efektywność kosztową i zmniejszmy udział kosztów do 20%. Wtedy dochód wyniesie 107 zł.
Wnikliwy czytelnik na pewno już zauważył, że liczba i % daje więcej możliwości analizy i wyciągania wniosków. A gdy tylko do tego tandemu dodamy CEL jaki chcemy osiągnąć to nasz język komunikacji staje się o wiele bardziej precyzyjny. Dzięki tej precyzji rozmowy, wymiana informacji o sytuacji bieżącej oraz o pomysłach na zmianę tej sytuacji (KRI i KPI) są po prostu bardziej rzeczowe.
Podsumowując. Opłacalność stosowania ww. wskaźników polega na możliwości przewidywania rezultatów, w zależności od znanego/mierzonego czynnika, który na ten rezultat wpływa – co w sposób naturalny daje wiele możliwości dedukcji i podjęcia odpowiednich decyzji.
Przykład biznesowy to systematyczny spadek dochodów w danym czasie. Jeśli mamy poprawnie zdefiniowane KRI i KPI oraz znamy ich składowe (składowe przychodu i kosztów), jest szansa na skuteczne przeciwdziałanie temu niepożądanemu zjawisku. Jeśli w tym momencie przez myśl przemknęło ci słowo „trend” – to zapraszamy do kolejnego rozdziału.
Wskaźniki KPI, KRI - wskaźniki rezultatu. Liczby i dane zawsze mogą pomóc. Warto je śledzić i je "pytać" o przyszłość.
Przykład zastosowania wskaźników KPI i KRI
Powyższy wykres przedstawia historię spadku dochodu – czyli obniża nam się wartość naszego rezultatu. Zwróć uwagę na linię przerywaną – to trend, który prognozuje wartość dochodu w kolejnym, jeszcze nieobserwowanym okresie – 20, 21, 22, 23, 24.
Co w takiej sytuacji można zrobić, by czuć się spokojnie?
- Zweryfikować czy nam tego dochodu wystarczy, by zrealizować postawiony cel – np. utrzymanie płynności finansowej, „dowiezienie” zakładanego budżetu.
- Określić i uruchomić w pierwszej kolejności działania, mające na celu zmniejszenie spadku dochodu.
- Rozpocząć program naprawczy ukierunkowany na usunięcie przyczyny zaistniałej sytuacji.
Wskaźnik KPI - wskaźnik efektywności. Cel, wynik - świadomość. Decyzja. Czy i jak wpływ KPI może mieć na rezultat końcowy?
Wiemy, że KRI jest intuicyjny – bo jest jest rezultatem, po prostu liczbą, która mówi nam o pewnej wartości w danym ramach czasowych.
A KPI – te procenty… Różnie się kojarzą a przede wszystkim bez odnoszenia tych procentów do „czegoś” namacalnego, pozostają „czymś” abstrakcyjnym.
Żeby lepiej zrozumieć potrzebę używania KPI, skupmy się na wykresie powyżej. Łącząc ze sobą opisane w przykładzie wskaźniki KRI oraz KPI, można wysnuć wniosek, iż niższy niż zakładany poziom produktywności, może mieć wpływ na poziom osiąganego dochodu – czyli rezultatu. Dla uproszczenia tego scenariusza przyjmijmy, że tak jest. Natomiast, jeśli ów przykład rodzi w Was pytania – to całkiem słusznie, bo o sile i istotności wpływu oraz współzależności zjawisk mogą decydować zupełnie inne czynniki, niż nasuwające się skojarzenia. Tym zajmuje się np. Lean Six Sigma
Mierniki KRI i KPI powinny występować razem i warto je zdefiniować tak, aby były dla wszystkich czytelne i zrozumiałe.
Wskaźniki KPI, KRI - podsumowanie matematyki
Jak wprowadzić KRI i KPI, aby mierzenie, analizy oraz podejmowane decyzje miały sens?
Zacznij od zrozumienia strategii i misji firmy.
Po pierwsze, działania zawsze należy rozpocząć od analizy realizowanej strategii przez przedsiębiorstwo. Misja oraz wartości firmy, a także potrzeby Klientów, które są kluczowe w ustalaniu celów cząstkowych. W końcu to Klient nadaje sens istnienia firmy.
Implementowane mierniki powinny być praktyczne oraz powinny odpowiadać na realne potrzeby działalności, nawiązując do istniejących procesów a przede wszystkim do charakteru wykonywanej przez pracowników pracy.
Cecha, której nie można przypisać miernikom to ich uniwersalność – nie można ich mechanicznie kopiować z firmy do firmy czy z działu do działu, bez wcześniejszej konsultacji z zespołami, których te wskaźniki będą dotyczyły.
Więcej na ten temat dowiesz się czytając o Hoshin Kanri.
Formułowanie celów dla KPI i KRI
Wszystkie cele powinny być czytelne i jasne (niektórzy twierdzą, że „wysmartowane”), czyli ustalone zgodnie z koncepcją “SMART”:
(S)pecific – skonkretyzowany: łatwy w zrozumieniu, jednoznaczny.
(M)easurable – mierzalny: sformułowany tak, aby liczbowo można było sprawdzić stopień realizacji zmian.
(A)chievable – osiągalny: zbyt ambitny powoduje niechęć i brak wiary w jego spełnienie.
(R)elevant – ważny: powinien być ważnym krokiem naprzód, stanowić określoną wartość dla typu działalności.
(T)ime-bound – określony w czasie: realizowany w dokładnym przedziale czasowym.
Wskaźniki powinny być określone liczbowo w danym roku kalendarzowym. Najczęściej ustala się cele o 2-10% ambitniejsze od wyników z poprzedniego roku. Pomocnym rozwiązaniem będzie benchmarking, czyli analiza praktyk w firmach konkurencyjnych lub całej branży.
Należy wykorzystywać tylko takie KRI i KPI, na które pracownicy mają rzeczywisty wpływ i dla których łatwo zostaną zgromadzone dane.
“Mniej znaczy lepiej” – ilość stosowanych mierników
Zakłada się, że liczba mierników KRI i KPI nie powinna przekroczyć liczby 20, ponieważ trudno kontrolować efektywnie większą ilość mierników.
System oparty na mniejszej liczbie wskaźników uznawany jest za skuteczniejszy
(np. od 3 do 5 najistotniejszych). Kierunkiem przewodnim jest stworzenie dokładnie przemyślanego oraz zintegrowanego narzędzia monitorowania i zarządzania wynikami.
Analiza stosowanych wskaźników.
Wskaźniki powinny być spójne, zoptymalizowane i nie powinny “konkurować” ze sobą. Należy wykluczyć sytuację, w której utrzymuje się wysoki poziom jednego wskaźnika, kosztem zmniejszenia wyniku innego. Zazwyczaj takie sytuacje dotyczą miar jakości, kosztów, działania i terminowości.
Współpraca w utrzymaniu programu KRI i KPI
Dzięki systematycznemu informowaniu wszystkich pracowników o wynikach, kosztach, wydajności oraz jakości procesów, zwiększa się zaangażowanie zespołów. Utrzymanie mierników jest możliwe tylko dzięki stałemu wsparciu i angażowaniu zatrudnionych w proces.
Pracownicy powinni zapoznać się z definicjami, celami oraz logiką wskaźników. Wypracowane wyniki działań powinny być umieszczone w miejscu ogólnodostępnym,
a także wspólnie prezentowane na spotkaniach z pracownikami, co podkreśla wartość i znaczenie wspólnych działań.
Wskaźniki są doskonałym punktem wyjścia do inicjowania projektów Kaizen (przedsiębiorstw samodoskonalących) oraz do tworzenia zespołów projektowych, złożonych z pracowników różnych działów.
Jeśli nie jesteś pewny czy wykorzystujesz właściwe wskaźniki KPI i KRI w przedsiębiorstwie, zapisz się na nasze warsztaty lub zadzwoń do nas!
Link: https://leanpartner.pl/akademia/
Zapisz się również na certyfikowany program potwierdzający umiejętności menedżerskie na poziomie LEAN SIX SIGMA YELLOW, GREEN i BLACK BELT
https://leanpartner.pl/yellow-belt/
