Co to jest Lean Management? Jak działa w praktyce?

Lean to sprawdzony i bardzo skuteczny sposób na zwiększenie efektywności, wydajności i produktywności. Opiera się o skodyfikowane zasady – definiowanie wartości, odkrywanie i eliminację marnotrawstw, ciągłe doskonalenie i angażowanie wszystkich pracowników w zmiany. Stosowany jest w produkcji, opiece zdrowotnej, IT (Agile) oraz logistyce.

Co to jest Lean Management i metodyka Lean?

Lean Management to zbiór sprawdzonych rozwiązań z zakresu zarządzania i stosowania narzędzi optymalizacji procesów, który gwarantuje zwiększenie efektywności finansowej.
 
Rozwiązania te ukierunkowane są na racjonalne, świadome oraz systematyczne (ciągłe) działania, które w ocenie Klienta podnoszą wartość świadczonych usług i dostarczanych przez firmę produktów.
 

Racjonalne działanie, zgodnie z Lean, polega na tym aby dostarczyć Klientowi dokładnie tego czego potrzebuje, dokładnie na czas i miejsce w możliwie najniższym koszcie.

Weryfikacja skuteczności takiego działania odbywa się poprzez śledzenie m.in poniższych wskaźników:

  • Zadowolenia Klienta i jego preferencji (wskaźnik NPS),
  • Produktywności,
  • Wydajności,
  • Efektywności,
  • Zadowolenia z wykonywanej pracy pracowników firmy stosującej Lean.

 

Im wyższy poziom tych wskaźników, tym przedsiębiorstwo jest szczuplejsze (Lean z j. ang.) – czyli w mniejszym stopniu obciążone zbędnymi i nadmiarowymi kosztami działania, które obniżają wartość jego działania.

Świadome podnoszenie wartości organizacji opiera się o systematyczną i skoordynowaną współpracę wszystkich pracowników w firmie – od właścicieli, zarządu aż po pracowników szeregowych i stażystów. Kluczem skoordynowanego działania jest powszechne zrozumienie celu wykonywanej pracy na rzecz Klienta oraz, co bardzo ważne, doskonała atmosfera w pracy. Stąd bardzo ważne jest aby tego czynnika w działaniach Lean absolutnie nie pomijać!
 
Wszystkie istotne szczegóły działania określone są w specjalnie tworzonej i aktualizowanej strategii – Hoshin Kanri.
Nieodzownym elementem składowym Hoshin Kanri jest podnoszenie poziomu efektywności, wydajności i produktywności. 
 
Metodyka Lean jest to standardowe działanie, które wspiera, krok po kroku, realizację strategii (Hoshin Kanri).
 
Standard działania określa KATA i zespołowe okazywanie szacunku  spostrzeżeniom i pomysłom racjonalizatorskim drugiej osoby.
 
Metodyka zakłada, że każdy członek zespołu jest świadomy potrzeby podnoszenia własnej efektywności, wydajności, produktywności. Do weryfikacji postępów w tym zakresie ale też komfortowego zgłaszania problemów z realizacją strategii wykorzystuje się metody wizualizacji komunikatów a w szczególności miar i wskaźników KPI
 
Rozwiązywanie problemów realizuje się poprzez podejście (lub filozofię) Kaizen czyli rozwiązania inteligentne, mądre i genialne w swojej prostocie, które są przeciwieństwem zwiększenia tempa pracy, dla uzyskania lepszych wyników. Działania Kaizen mają na celu identyfikację i elimainację problemów procesowych tj. marnotrawstw, słynnych 3M czyli Muda, Muri i Mura.
 
Podsumowując – Lean do praktyczna koncepcja a metodyka, jak sama nazwa wskazuje metody realizacji tej koncepcji. Im są one bardziej zrozumiałe wśród Zespołu tym firma osiąga lepsze rezultaty.
 
Stąd w dojrzałych leanowo organizacjach odpowiednio usystematyzowane działania realizowane są w cyklu Deminga tzw. PDCA. Standaryzacja działań zgodnie z cyklem PDCA wraz z wykorzystaniem odpowiednich narzędzi Lean np. VSM lub Problem Solving, Systemu Sugestii tworzą środowisko, które napędza pozytywne zmiany.
 
Lean jest tak bardzo logiczny i transparentny. O jego skuteczności wiele dekad temu przekonał się przemysł. Aktualnie, takie branże jak IT lub Healthcare (medyczna) wykorzystują te sprawdzone rozwiązania w celu realizacji własnych celów.

Maersk (Logistyka): Dzięki zastosowaniu narzędzi Lean, takich jak VSM, Kanban i 5S, Maersk skrócił czasy realizacji o 20%, poprawił terminowość dostaw do 98% i zmniejszył powierzchnię magazynową o 30%. Pracownicy czuli się bardziej uprawnieni do ulepszania procesów.

Tesla (Produkcja): Tesla wdrożyła zasady Lean do produkcji pojazdów elektrycznych, zwiększając prędkość produkcji o 50% i redukując koszty o 30%. Produkcja wzrosła do ponad 500 000 samochodów rocznie. Pracownicy doświadczyli mniejszej liczby błędów, ale szybkie tempo wymagało elastyczności.

Infosys (IT): Infosys wykorzystał zasady Lean IT, wprowadzając Agile, Kanban i 5S, aby skrócić czasy realizacji projektów o 20%, zwiększyć zadowolenie klientów o 15% i obniżyć koszty operacyjne o 10%. Pracownicy docenili elastyczność i szybki feedback, choć zarządzanie szybkimi iteracjami wymagało ostrożnego balansowania obciążenia pracą.

Jak wprowadzić Lean w Twojej organizacji?

Aby rozsądnie wprowadzić (niektórzy całkiem słusznie mówią „wdrożyć” – jest to poprawne użycie tłumaczenia z angielskiego – to deploy) Lean, zacznij od tych dwóch rzeczy:

  • stwórz środowisko współpracy, gdzie każdy głos zasługuje na szacunek i ma znaczenie,
  • i rozpocznij ćwiczenia od mapowania procesów i identyfikacji marnotrawstwa. Użyj narzędzi, takich jak Kano i Mapowanie Strumienia Wartości (VSM). 

W ten sposób – tj. wychodząc od problemów z realizacją zleceń dla Klienta, dużo łatwiej, na samym początku, będziesz mógł określić, to jest wartością w pracy (o wartości nieco dalej w tekście).

Dla długoterminowego sukcesu, zastosuj cykl PDCA (Planuj-Wykonaj-Sprawdź-Działaj), aby regularnie przeglądać i optymalizować procesy.

Stosuj podejście Kaizen – promuj małe, stopniowe zmiany na wszystkich poziomach organizacji. Gdy zidentyfikujesz obszary wymagające poprawy, narzędzia takie jak 5S (do organizacji miejsc pracy) i Kanban d(o zarządzania przepływem pracy) pomogą wprowadzić jasną strukturę i standardy.

Bardzo ważni są liderzy i managerowie. Kilka rad dla nich. Czyli, jeśli jesteś Liderem lub Managerem to po prostu:

  • Oceń procesy: Zrozum, gdzie występują nieefektywności i problemy,
  • Zmobilizuj zespoły: Używaj raportów A3, aby angażować pracowników w rozwiązywanie problemów. Wypróbuj one-piece-flow. (film poniżej) aby włączyć „out-of-the-box”,
  • Monitoruj postępy: Wyznacz jasne Wskaźniki  (KPI), aby śledzić postępy prac,
  • Zadbaj o komunikację jest kluczowa – regularne aktualizacje, świętowanie sukcesów i zbieranie opinii od zespołu pomogą utrzymać motywację.

Z czasem (z reguły już w pierwszych 3 miesiącach) stosując Lean zwiększysz rentowność, zadowolenie Klientów i zaangażowanie pracowników.

Zmiana kultury to często najtrudniejszy aspekt wprowadzania Lean. Odchodzenie od tradycyjnych praktyk wymaga silnego przywództwa, długotrwałego zaangażowania i otwartej komunikacji. To jest trudne bo wymaga przede wszystkim systematyki. Dodatkowo nie jest to rozwiązanie przynoszące korzyści już następnego dnia. Za to buduje nawyki i umiejętności niezbędne do budowania w sobie pewności, że warto walczyć o produktywność. Oto przewodnik radzenia sobie z tym wyzwaniem, krok po kroku:

  1. Zaangażowanie liderów: Liderzy muszą w pełni rozumieć Lean i pokazywać to swoimi działaniami, wyznaczając jasne cele i kierunki działań.
  2. Zaangażowanie pracowników: Angażuj pracowników od samego początku, korzystając z narzędzi, takich jak Kaizen i A3, aby włączyć ich w proces doskonalenia.
  3. Szkolenia: Regularnie szkol pracowników w narzędziach Lean (5S, VSM, Kanban), aby byli dobrze przygotowani do aktywnego udziału w projektach.
  4. Małe sukcesy: Zacznij od małych zmian – świętuj nawet małe sukcesy, aby budować pewność siebie i wsparcie dla większych inicjatyw.
  5. Kultura ciągłego doskonalenia: Wprowadzaj sposób myślenia, w którym ciągłe doskonalenie jest kluczową wartością.
  6. Wyznaczanie celów: Używaj KPI do śledzenia postępów w podnoszeniu efektywności, wydajności i produktywności – regularnie je przeglądaj.
  7. Zarządzanie oporem: Otwarcie komunikuj korzyści Lean. Jasno tłumacz jakie macie wyzwania.
  8. Utrzymywanie impetu: Lean to nie jednorazowa inicjatywa — zorganizuj systemy regularnej informacji zwrotnej i przeglądów.

Trzeba pamiętać, że wprowadzenie koncepcji Lean możliwe jest wyłącznie w przypadku, gdy spełnione są 3 kluczowe warunki docelowe:

  1. Ludzie muszą rozumieć i wspierać rozwój koncepcji Lean.
  2. Musimy znać narzędzia Lean i umieć się nimi posługiwać w zależności od potrzeby.
  3. Posiadamy chęć i świadomość potrzeby wdrożenia standaryzacji procesów, jako kluczowego elementu szczupłego zarządzania.

Co z tą komunikacją? Nie za dużo jej? Nie, pod warunkiem, że jest spójna:

  • Zorganizowana komunikacja: Organizuj regularne spotkania, takie jak codzienne odprawy lub cotygodniowe zebrania, w których zespoły mogą dzielić się aktualizacjami i wyzwaniami.
  • Narzędzia wizualne: Używaj tablic Kanban do prezentowania postępów w czasie rzeczywistym, co pozwala na szybkie dostosowania.
  • Cykl PDCA: Regularnie testuj, mierz i udoskonalaj procesy, korzystając z cyklu PDCA.
  • Systemy sugestii pracowników: Wprowadź skrzynki sugestii Kaizen, aby gromadzić ciągłe pomysły na ulepszenia.
  • Dane i wskaźniki: Śledź wyniki za pomocą KPI, opierając decyzje na danych, a nie przypuszczeniach.
  1. Toyota: Toyota, jako pionier Lean, wykorzystała system Toyota Production System (TPS), aby zrewolucjonizować produkcję. Wczesny opór został pokonany dzięki kulturze pracy zespołowej i ciągłego doskonalenia, gdzie pracownicy mogli zatrzymywać linie produkcyjne w celu natychmiastowej naprawy problemów. Kaizen i pętle informacji zwrotnej były kluczowe w poprawie jakości i efektywności.

  2. Virginia Mason Medical Center: W opiece zdrowotnej, Virginia Mason wdrożyła Lean, aby poprawić opiekę nad pacjentami. Początkowy opór został przełamany dzięki wydarzeniom Kaizen, które zaangażowały personel na wszystkich poziomach. Pętle informacji zwrotnej zmniejszyły czas oczekiwania pacjentów o 50% i znacząco zmniejszyły liczbę błędów, co poprawiło wyniki pacjentów i zadowolenie personelu.

Wdrożenie Lean / WCM. Tablica informacyjna

Co to jest wartość dodana i marnotrawstwo?

  • Wartość dodana –  W Lean wartość dodaną określa się działania, które spełniają wymagania klienta zarówno wewnętrznego jak i zewnętrznego. A na pytanie: „Czy byłbyś/bałabyś skłonna zapłacić mi za to co i JAK dla Ciebie robię” odpowiedzią, byłby „TAK”.
  • Marnotrawstwo wszystkie czynności wchodzące w skład procesów pracy zdefiniowane w grupie siedmiu marnotrawstw, które nie spełniają definicji wartości.

W skład  siedmiu marnotrawstw zaliczamy:

  1. Oczekiwanie
  2. Zbędny transport
  3. Zbędny ruch
  4. Zbędne przetwarzanie
  5. Wady/ braki/ defekty
  6. Zapasy
  7. Nadprodukcja
Lean zarządzanie procesowe, wartość i marnotrawstwo

Podstawowe narzędzia Lean Management​

Najczyściej wykorzystywane narzędzia Lean Manufacturing (Lean tools, Lean toolbox ) w przedsiębiorstwach podążających za zmianą kultury organizacyjnej.

  • Mapowanie strumienia wartości – VSM  (value stream mapping)
    – jest to metoda wizualizacji procesów realizowanych w firmach
  • 5S – narzędzie podnoszące poziom ergonomii i bezpieczeństwa w miejscu pracy
  • SMED –  (ang. Single Minute Exchange of Die) skracanie czasu przezbrojeń
  • Poka-Yoke – służy zapobieganiu i eliminacji pojawiania się błędów, poprzez dostępne rozwiązania techniczne. Doskonałymi przykładami są te z naszego codzienne życia np: wtyczka, gniazdko prądowe lub złącze USB
  • Chronometraż standardowy pomiar czasu realizowanych czynności
    w odniesieniu do sytuacji zastanej na stanowisku pracy
  • Standaryzacja procesów –  polega na opracowaniu i wdrożeniu procedur, instrukcji opisujących najbardziej efektywny, a jednocześnie najprostszy sposób wykonywania poszczególnych czynności, realizowanych w organizacji. Stanowi most, pomiędzy wiedzą doświadczonych pracowników, a nowymi pracownikami w organizacji.
  • Kanban (system PULL)– steruje szerokopojętą logistyką. Polega na odpowiednim wysyłaniu sygnałów o zapotrzebowaniu na materiał i prace. Bazuje na chronometrażu, standardach po to aby zminimalizować czas oczekiwania na pracę i zmniejszyć koszty produkcji w toku.

 

Wymienione tutaj podstawowe, narzędzia Lean Management pozwalają wyeliminować nadmierne nakłady kapitałowe i zaoszczędzić środki w organizacji poprzez prawidłową organizację miejsca pracy, ergonomie stanowisk, poprawę produktywności.

Warto w stosowaniu koncepcji Lean management, zastanowić się jakie mamy potrzeby jako organizacja i dostosować Lean toolbox do naszych warunków.

Bardziej zaawanasowane narzędzia należą do grupy Lean Six Sigma i DMAIC – daję jeszcze bardziej spektakularne efekty. W powszechnej opinii, która wynika wprost z doświadczeń – lepiej jest opanować podstawy i następnie przejść do bardziej zaawansowanych metod niż na odwrót.

Korzyści wynikające z zastosowania Lean Management

Wykorzystanie Lean w biznesie przynosi wiele korzyści. Oto niektóre z nich:

  1. Eliminacja marnotrawstwa: Jednym z głównych celów Lean management jest wyeliminowanie wszelkiego rodzaju strat, co przekłada się na niższe koszty operacyjne.

  2. Zwiększona produktywność: Dzięki lepszemu zarządzaniu zasobami i procesami, firmy są w stanie produkować więcej w krótszym czasie.

  3. Poprawa jakości: Prowadząc regularne analizy i wprowadzając ulepszenia, firmy mogą ciągle podnosić jakość swoich produktów lub usług.

  4. Większe zaangażowanie pracowników: Wprowadzenie pierwszej zasady Lean, która mówi o zrozumieniu wartości z perspektywy klienta, często prowadzi do większego zaangażowania i motywacji pracowników.

Firmy stosujące Lean Management w tym Lean Six Sigma

Wiele globalnych organizacji i mniejszych firm z powodzeniem wprowadziło koncepcję lean management w praktyce. Przykłady takich firm to m.in. Toyota, która jest uważana za pioniera w tej dziedzinie, czy Boeing. Jednak nie tylko giganci przemysłowi korzystają z tego podejścia. Mnóstwo mniejszych przedsiębiorstw na całym świecie z powodzeniem wprowadza Lean, zdobywając przewagę konkurencyjną i dostarczając klientom jeszcze większą wartość.

Skrócona lista firm:

  1. 3M
  2. AT&T
  3. Airbus
  4. Alcoa
  5. Amazon
  6. Bank of America
  7. Baxter Healthcare
  8. Baxter International
  9. Boeing
  10. Caterpillar
  11. Cleveland Clinic
  12. Danaher Corporation
  13. Dell
  14. Ford
  15. General Electric
  16. General Motors
  17. Goodyear Tire & Rubber Company
  18. Harley-Davidson
  19. Hewlett-Packard (HP)
  20. Honeywell
  21. IBM
  22. Intel
  23. JPMorgan Chase & Co.
  24. John Deere
  25. Kimberly-Clark
  26. La-Z-Boy
  27. Lockheed Martin
  28. Masco
  29. Mayo Clinic
  30. Medtronic
  31. Nestlé
  32. Nike
  33. Parker Hannifin
  34. PepsiCo
  35. Precision Castparts Corp.
  36. Procter & Gamble
  37. Raytheon
  38. Rockwell Collins
  39. SAP
  40. Siemens
  41. Southwest Airlines
  42. Spirit AeroSystems
  43. Stanley Black & Decker
  44. Starbucks
  45. Stryker
  46. Textron
  47. Thermo Fisher Scientific
  48. Toyota
  49. United Technologies Corporation
  50. Virginia Mason Medical Center

Jeśli uważasz ten artykuł za merytoryczny i pomocny, udostępnij go na swoich social mediach.

Zaciekawił Cię artykuł? Podziel się nim na Facebook
Zaciekawił Cię artykuł? Podziel się nim na Linkedin
Udostępnij na Facebook
Udostępnij na Linkedin

Nasze wdrożenia

Lean w branży automotive

Optymalizacja 2 linii zrobotyzowanego spawania. Dzięki wdrożonym zmianom dostawca może sprostać zmienności w zamówieniach klienta i produkować zgodnie z zasadami JIT. Projekt wygenerował 2 500 000 zł zysku.

Lean w logistyce – transport kontenerów morskich

Realizacja business case’u polegającego na zmniejszeniu kosztów załadunku i rozładunku statku oraz umożliwieniu składania większej liczby zamówień na transport morski. Osiągnięto cel projektu w zakładanym czasie i zwrocie inwestycji 200k...

Lean w produkcji – armatura sanitarna

Optymalizacja linii montażowej zaworów. Dzięki wdrożonym zmianom bazującym na koncepcji Lean Manufacturing udało się znacząco obniżyć koszty wytwarzania produktów zwiększając produktywność średnio o 45 % . Projekt wygenerował 450 000...

Lean w usługach – branża bankowość, finanse

Skrócenie czasu odpowiedzi na zgłoszenia Klientów o 30%. Zwiększenie wydajności procesu o 40% dzięki zastosowaniu narzędzi Lean Managament. Wzrost zaangażowania pracowników w proces optymalizacji dzięki KAIZEN. Wzrost satysfakcji Klientów przekładający...

branża bpo

Lean w usługach – branża BPO Assistance / Call Center

Podniesienie rentowności, produktywności bez zwiększenia tempa pracy. Skrócenie czasu rozmowy potrzebnego do zawarcia porozumienia o 32%. Skrócenie czasu oczekiwania Klienta na rozmowę do 3 sygnałów (IN). W ramach projektu osiągnięto...

Zapisz się na LeanLAB!

Weź udział w spotkaniu praktyków Lean Management!

Zapisz się do newslettera!

Zapisz się i bądź na bieżąco z artykułami
i wydarzeniami Lean.

Praktyczne warsztaty

Certyfikacje Lean Six Sigma

warta logo
Warta referencje

„We wrześniu 2016 i oku w Katowicach, pracownicy Warty uczestniczyli w warsztatach Lean Champions „Lean Management i KAIZEN” zorganizowanym przez firmę LEAN Partner.

Szkolenie zostalo przeprowadzone w bardzo dynamicznej formie. Zestawy pojęć teoretycznych były umiejętnie przeplatane warsztatami, realizując tym samym praktyczne zastosowanie poznanych teorii. Dzięki temu, uczestnicy byli zaangażowani i chętni do pracy. Należy podkreślić, że dużą rolę odegrali sami trenerzy, którzy z dużą swobodą przekazywali wiedzy i dbali o dobrą atmosferę szkolenia.

Warsztat został przygotowany i przeprowadzony zgodnie z wcześniejszym ustaleniem, dokładnie pod zamówienie Warty spełnił oczekiwania wszystkich uczestników w części merytorycznej oraz warsztatowej.

Ogromnym atutem warsztatów okazała się możliwość poznania praktycznego wykorzystania metodyki LEAN w firmie Bombardier. To świetny pomysł na spotkanie z praktykami i możliwość zadania pytań managerom stosującym na co dzień z sukcesem metodologię LEAN.

Wszystkim zainteresowanym wprowadzeniem metodologii LEAN polecamy szkolenie i warsztaty prowadzone przez LEAN Partner.

To bardzo dobra inwestycja oraz gwarancja jakości szkolenia.”

Beata Jaczewska, Koordynator

Jarosław Paćko, Dyrektor, Towarzystwo ubezpieczeń i reasekuracji  Warta S.A, branża ubezpieczeniowa